Excel กับ 3 พื้นฐานที่สำคัญที่สุด

การใช้งานฟังก์ชั่น

โปรแกรม Excel ถูกออกแบบให้ผู้ใช้งานสามารถเขียนสูตรได้โดยง่ายแม้จะไม่มีความรู้เกี่ยวกับฟังก์ชั่นใน Excel มาก่อนเลยก็ตาม

คำว่า “สูตร” และ “ฟังก์ชั่น” ถูกใช้แทนกันจนเป็นปกติ ทั้งที่จริงแล้วให้ความหมายที่แตกต่างกันในเรื่องของความซับซ้อน โดยฟังก์ชั่นจะหมายถึงฟังก์ชั่นใด ๆ แบบเดี่ยว ๆ ส่วนสูตรจะหมายถึงการใช้ฟังก์ชั่นกระทำกับค่าคงที่หรือเป็นการใช้ฟังก์ชั่นซ้อน ๆ กัน 

Excel มีเครื่องมือสำหรับการสร้างและติดตามสูตรดังนี้

1. Formula Bar ประกอบด้วย
   
   
   1. Name Box กรณีทั่วไปจะใช้แสดง Range Name แบบพื้นที่คงที่ หากใช้ร่วมกับการเขียนฟังก์ชั่นจะใช้ในการแสดงฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยและการแทรกฟังก์ชั่นซ้อนเข้าไปในฟังก์ชั่นปัจจุบัน
   2. ปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการเขียนฟังก์ชั่น
   3. ปุ่ม Enter เพื่อสิ้นสุดการเขียนฟังก์ชั่น
   4. ปุ่ม Insert Function เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ
      1. Insert Function เมื่อคลิกเซลล์ว่างเปล่า
      2. Function Arguments เมื่อคลิกเซลล์ที่มีสูตร
   5. Formula Box เพื่อแสดงสูตร ปรับปรุงแก้ไขสูตร
2. Formula Auditing อยู่ในเมนู Formulas ประกอบด้วย
   
   
   1. Trace Precedents เป็นการติดตามว่าสูตรในเซลล์ปัจจุบันมาจากเซลล์ใด โปรแกรมจะแสดงเส้นโยงขึ้นมาให้ติดตามได้สะดวก สามารถ Double Click บนเส้นนั้นเพื่อไปยังปลายทางได้ทันที
   2. Trace Dependents เป็นการติดตามว่าสูตรในเซลล์ปัจจุบันส่งค่าไปยังเซลล์ใดโปรแกรมจะแสดงเส้นโยงขึ้นมาให้ติดตามโดยสะดวก สามารถ Double Click บนเส้นนั้นเพื่อไปยังปลายทางได้ทันที
   3. Remove Arrows เป็นการปิดการแสดงเส้นโยงตามข้อ 1 และ 2
   4. Error Checking เป็นการติดตามค่าผิดพลาดในสูตร
   5. Evaluate Formula เป็นการประเมินสูตรเพื่อแสดงลักษณะการคำนวณผลลัพธ์

ตัวอย่างการใช้ Formula Bar ในการเขียนสูตร

1. คลิกเซลล์ว่างเปล่า
2. คลิกปุ่ม Fx บน Formula Bar
3. คีย์คำสำคัญของสูตรที่ต้องการเช่น Find, Match, Sum เป็นต้น หากทราบว่าเป็นฟังก์ชั่นกลุ่มใดสามารถเลือกกลุ่มฟังก์ชั่นได้จาก Or select a category ได้อีกด้วย
4. คลิกปุ่ม Go เพื่อแสดงรายการที่ตรงกับค่าที่คีย์ในกล่อง Select Function
5. เลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการ
6. คลิกปุ่ม OK จะแสดงกล่องโต้ตอบ Function Arguments ดังด้านล่าง ซึ่งประกอบด้วย
   
   
   1. ฟังก์ชั่น Arguments แสดงส่วนประกอบของฟังก์ชั่น พร้อมกับ Data Type โดยในส่วนของ Data Type จะกลายเป็นการประเมินสูตรให้ด้วยเมื่อมีการคีย์ค่าใด ๆ เข้าในแต่ละกล่อง Argument
   2. คำอธิบายฟังก์ชั่น
   3. คำอธิบายแต่ละ Argument เมื่อคลิกช่อง Argument ใด ๆ ก็จะอธิบายถึง Argument นั้น
   4. แสดงผลลัพธ์ของสูตร
   5. ปุ่ม OK สำหรับยอมรับสูตร ปุ่ม Cancel สำหรับยกเลิกการเขียนสูตร

ตัวอย่างการเขียนสูตรข้างต้นดังกล่าวมานี้ เป็นการเริ่มต้นการเขียนฟังก์ชั่นที่แท้จริง แม้จะไม่เคยมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับฟังก์ชั่นก็สามารถทำความเข้าใจไปทีละลำดับโดยใช้กล่องโต้ตอบที่ Excel ได้เตรียมเอาไว้ให้ได้ หากต้องการเห็นตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชั่นนั้น ๆ สามารถคลิก Link ตรงข้อความ Help on this function เพื่อไปยังเว็บของ Microsoft ที่อธิบายถึงฟังก์ชั่นนั้นโดยละเอียด

กรณีมีปัญหาการใช้งาน Excel and VBA สามารถสอบถามได้ที่ Excel Forum