crop woman using calculator while counting bills in workspace

Excel กับ 3 พื้นฐานที่สำคัญที่สุด

การเรียนรู้ Excel ให้เข้าใจพื้นฐานที่แท้จริงเพื่อให้เรียนรู้ในระดับกลาง ระดับสูง ต่อไปได้อย่างราบรื่นนั้นมีสิ่งใดที่สำคัญและจำเป็นที่ท่านจะต้องทราบก่อนบ้าง โปรดติดตามได้ในบทความนี้

พื้นฐานสำคัญที่ต้องทราบ

  1. ชนิดของข้อมูลใน Excel
  2. ตัวดำเนินการในการคำนวณ
  3. การใช้งานฟังก์ชั่น

ชนิดของข้อมูลใน Excel

สิ่งสำคัญแรกสุดในการทำงานกับ Excel คือ ท่านจะต้องทราบเสียก่อนกว่า Excel สามารถรับค่าแบบใดได้บ้าง และสังเกตได้อย่างไรว่าค่านั้นตรงกับความต้องการที่แท้จริง

Excel สามารถรับรูปแบบของค่าต่าง ๆ ที่คีย์ลงไปในเซลล์ได้ 4 รูปคือ

  1. ตัวเลข ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ รวมถึง วันที่ และเวลา
  2. ตัวอักษร ได้แก่ตัวอักษรทุกชนิด รวมถึงตัวเลขที่คีย์แบบตัวอักษร คือมีสัญญลักษณ์ นำหน้าตัวเลข เช่น ‘0123
  3. ค่าตรรกะ มี 2 ค่าคือ
    1. True มีค่าเทียบเท่ากับเลข 1
    2. False มีค่าเทียบเท่ากับเลข 0
  4. ค่าผิดพลาด มี 7 ชนิดคือ 
    1. #DIV/0 เกิดจากการหารตัวเลขใด ๆ ด้วย 0 เช่น
      =1/0
    2. #N/A เกิดจากไม่พบค่าที่ค้นหาด้วยสูตรจำพวก Lookup และ Match เช่น =Match("A",{"C","D"},0)
    3.  #NAME? เกิดจากการอ้างอิงชื่อ Range Name ไม่ถูกต้อง โดยส่วนใหญ่เกิดจากการคีย์ชื่อสูตรผิดพลาด เช่น
      =A+10
    4. #NULL! เกิดจากช่วงเซลล์ 2 ช่วงที่ไม่เป็น Intersection กัน เช่น
      =Sum(A1:B2 C1:D2)
    5. #NUM! เกิดจากการแสดงค่าตัวเลขในสูตร เช่นมีตัวเลข 3 ลำดับแต่ต้องการให้แสดงค่าที่น้อยที่สุดเป็นลำดับ 10 ดังสูตร
      =Small({1,3,5},10)
    6. #REF! เกิดจากการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ไม่ถูกต้อง เช่น มีข้อมูล 4 คอลัมน์ แต่เขียนสูตรให้แสดงค่าในคอลัมน์ที่ 10 ดังสูตร
      =Index({1,2,3,4},10)
    7. #VALUE! เกิดจากการใส่รูปแบบข้อมูลในสูตรไม่ตรงกับค่าที่อนุญาตและการใช้ตัวดำเนินการไม่ตรงกับชนิตข้อมูล เช่น เอา Text บวกกับ Number ดังสูตร
      ="A"+20

ลักษณะและการแสดงการจัดตำแหน่งของข้อมูลที่มีรูปแบบข้างต้นในเซลล์ จะเป็นดังภาพ

การเข้าใจถึงประเภทข้อมูลและลักษณะการแสดงผลข้อมูลใน Excel นั้นถือเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเมื่อเข้าใจแล้วก็จะแยกความแตกต่างของข้อมูลได้ จะนำไปสู่การแก้ปัญหาในเบื้องต้นได้ 

ยกตัวอย่างเช่น หากพบว่าตัวเลขชิดซ้ายเซลล์โดยที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบใด ๆ ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่าตัวเลขนั้นไม่ใช่ตัวเลขที่แท้จริง หากนำไปเทียบกับตัวเลขที่แท้จริงย่อมจะมีค่าไม่เทียบเท่ากัน หากใช้สูตร Lookup ข้อมูลมาแสดง โดยที่ข้อมูลต้นทางและปลายทางเป็นข้อมูลคนละประเภทย่อมจะให้คำตอบเป็นค่าผิดพลาด

ตัวดำเนินการในการคำนวณ

เนื่องจาก Excel คือโปรแกรมที่สร้างมาเพื่อใช้ในการคำนวณโดยตรง ดังนั้น ตัวดำเนินการในการคำนวณเป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่จะต้องทราบในลำดับต้น ๆ เช่นกัน สามารถศึกษาได้จากบทความใน Link นี้ ตัวดำเนินการในการคำนวณ