เทคนิคระดับเทพ

🙂 ผมทราบว่าหลายท่านรอคอยที่จะให้ผมเขียนทิป เทคนิคในการทำงานกับ Excel และนี่ก็เป็นบางส่วนที่ช่วยให้การทำงานกับ Excel เต็มไปด้วยความสนุกสนาน และหากใครต้องการเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Microsoft Excel ความรู้ตามด้านล่างนี้เป็นสิ่งที่ท่านควรทราบ เพราะจะทำให้ท่านทำงานได้อย่างรวดเร็ว

ในการจัดการกับข้อมูลใน “ระดับเทพ”  มีเทคนิคต่าง ๆ มีจำนวนมาก โดยจะสรุปมาเป็น 5 กลุ่มตามด้านล่าง

1. การเลือกข้อมูล
2. การแก้ไขข้อมูล
3. การกำหนดรูปแบบข้อมูล
4. ตารางและรายงานกราฟใน Pivot Table
5. ฟังก์ชั่นและสูตร

ซึ่งจะเป็นเพียงส่วนหนึ่งของเทคนิคการใช้งาน Excel เท่านั้นครับ

💡 การเลือกข้อมูล

1. เราสามารถเลือกเซลล์ที่ไม่ติดกันโดยคลิกเซลล์แรกของข้อมูลแล้วกดแป้น Ctrl ในขณะที่คลิกเซลล์อื่น ๆ หรือลากคลุมช่วงเซลล์อื่น ๆ
2. การเลือกเซลล์ว่างในพื้นที่ใด ๆ ให้คลุมพื้นที่แล้วกดแป้น F5 > Go To > Special > Blanks > OK
3. การเลือกพื้นที่ที่มีขนาดใหญ่อย่างง่าย ๆ เพียงแต่คลิกเซลล์ที่อยู่มุมสุดของด้านใดด้านหนึ่ง แล้วเลื่อนหน้าจอไปหาตำแหน่งมุมตรงกันข้าม กดแป้น Shift ค้างไว้ แล้วคลิกเซลล์ที่อยู่มุมสุด
4. เราสามารถเลือกได้ว่าหลัง จาก Enter แล้วจะให้เลื่อนไปยังเซลล์ใด โดยการเข้าไปที่เมนู File > Options > Advanced ภายใต้ Editing Options ตรง After pressing enter, move selection สามารถเลือกกำหนดตรง Direction ได้ตามต้องการ
5. การเข้าถึงข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง เช่น พื้นที่ว่าง วัตถุ หรือเซลล์สุดท้าย สามารถกดแป้น F5 > Go To > Special > เลือก Option ที่ต้องการ

💡 การแก้ไขข้อมูล

1. เราสามารถแก้ไขข้อมูลได้ด้วยการดับเบิ้ลคลิกลงในเซลล์แทนการแก้ไขจาก Formula bar
2. หากไม่ต้องการแก้ไขโดยตรงในเซลล์ ให้คลิกเมนู File > Options > Advanced ปลดเครื่องหมายตรง Allow editing directly in cells
3. การ Run ตัวเลขทำได้โดยเลือกเซลล์ที่มีตัวเลข > กดแป้น Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกจุดจับเติม(มุมขวาล่างของเซลล์) แล้วลากตามต้องการ
4. การ Run สัปดาห์, ไตรมาส หรือรายการอื่น ๆ สามารถเลือกรายการแรกแล้วคลิกจุดจับเติมค้างไว้แล้วลากตามต้องการ
5. เราสามารถสร้างรายการให้ Excel เติมข้อมูลอัตโนมัติเมื่อคลิกลากโดย เข้าเมนู File > Options > Advanced > ภายใต้ General ตรง Create lists for use in sorts and fill sequences: คลิก Edit Custom Lists… แล้วกำหนดตามต้องการ
6. มหัศจรรย์การคลิกขวา เราสามารถคลิกขวาที่เซลล์, วัตถุ, กราฟ หรือพื้นที่ใด ๆ บนหน้าต่าง Excel จะมีเมนูคำสั่งให้เลือก ซึ่งมีประโยชน์อย่างมากมาย สุดยอดครับ ลองเล่นดู
7. เราสามารถกำหนดให้ Excel เติมข้อมูลให้ตามต้องการโดยการคลิกขวาค้างที่จุดจับเติมแล้วลากเมื่อปล่อยเมาส์จะเห็นเมนูคำสั่งให้เลือก
8. เมื่อทำการเติมข้อมูลอัตโนมัติ Excel สามารถที่จะเพิ่มทั้งไตรมาสและปีได้ในขณะเดียวกัน เช่น 1Q93, Q193, 1st Qtr 93, 1st Quarter 1993 เจ๋งสุด ๆ
9. เราสามารถลบช่วงข้อมูลได้ง่าย ๆ ด้วยเมาส์ด้วยการกด Shift ขณะที่ลากจุดจับเติมขึ้นบนหรือไปทางซ้ายของช่วงข้อมูลที่เลือกไว้
10. เราสามารถแยกข้อมูลที่อยู่ในเซลล์เดียวกันเป็นหลายคอลัมน์ด้วยการเข้าเมนู Data > Text to Colums > เลือก Option ในการแยกข้อมูล อันนี้ทดลองเล่นเยอะ ๆ เซียนจะเรียกท่านว่าเพื่อน (แค่เพื่อนก่อน)
11. การแทรกเซลล์ว่างอย่างรวดเร็วสามารถกดแป้น Shift ขณะคลิกลากจุดจับเติมลงด้านล่าง
12. สามารถดูชื่อทั้งหมดที่เรากำหนดให้กับช่วงข้อมูลโดยการคลิกที่ Name box บน Formula bar ยกเว้นชื่อที่ท่านเขียนแบบกำหนดให้ยืดหยุ่นได้ตามปริมาณข้อมูล
13. สามารถตรวจสอบการสะกดได้โดยการกดปุ่ม F7
14. นอกจากปุ่ม Cut แล้วเราสามารถเลื่อนเซลล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการด้วยการคลิกค้างที่ขอบเซลล์ แล้วลาก ถ้าต้องการ Copy ก็ให้กด Ctrl ค้างไว้
15. สามารถแก้ไขเซลล์ได้พร้อมกันหลาย Sheet ด้วยการกดแป้น Ctrl ค้างไว้แล้วเลือก Sheet ที่ต้องการแล้วแก้ไขข้อมูล
16. การ Back up ข้อมูลทุกครั้งที่ Save ในหน้าต่าง Save as เลือก Tools > General Options > เลือก Always create backup

💡 การกำหนดรูปแบบข้อมูล

1. การย่อหน้าสามารถสามารถใช้คลิกปุ่ม Increase Indent และ Decrese Indent โดยเข้าเมนู Home ในกลุ่มเมนู Alignment ถ้าไม่ทราบว่าปุ่มไหน เล็งไว้สักปุ่ม ลองเอาเมาส์ชี้จะเห็น Tools tip แล้วเชิญเลือกอันที่ใช่ครับ
2. วิธีการง่าย ๆ ในการกำหนด Style โดยใช้ไฟล์อื่นเป็นต้นแบบ คือการ Copy รูปแบบเซลล์มาวางในไฟล์ที่สร้างใหม่
3. คลิกขวาที่หัวคอลัมน์หรือหัวแถวจะมีคำสั่งมาให้เลือก สามารถกำหนดความกว้าง ความสูง ซ่อน ยกเลิกการซ่อน
4. ถ้าดับเบิ้ลคลิกปุ่ม Format Painter จะสามารถเลือกกำหนดรูปแบบพื้นที่อื่นไปได้เรื่อย ๆ ไม่ต้องทำไปคลิกไป
5. การตรึงแถวเพื่อให้เห็นหัวคอลัมน์สามารถเลือกแถวด้านล่างแล้วเข้าเมนู Review > Freeze Panses
6. ใครมีตาราง (Table) ฟังทางนี้ ท่านสามารถเลือกใช้รูปแบบตารางโดยใช้รูปแบบที่ Excel มีมาให้ด้วยการคลิกลงในตารางแล้วจะมีเมนู Design มาให้ สามารถเลือกรูปแบบได้ตามต้องการจะได้ไม่ต้องกำหนดเองให้เมื่อย ถ้าไม่เมื่อยก็แล้วไป ไม่ว่ากัน
7. การกำหนดรูปแบบตัวอักษรในการเริ่มต้นทำงานกับ Excel เข้าเมนู File > Options > General > กำหนดตรง When createing new workbooks ตามต้องการเลยครับพี่น้อง
8. การแปลงรูปแบบข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจาก HTML ให้เลือกข้อมูล > เข้าเมนู Data > Text To Tolumns > ดำเนินการไปตามที่่่ท่านเห็นว่าสมควร
9. การจัดกลุ่มแถวและ คอลัมน์อย่างง่าย ๆ ทั้งแสดงและซ่อน ให้เลือกแถวหรือคอลัมน์ จากนั้นเข้าเมนู Data > ที่กลุ่มเมนู Outline > Group > เลือก Rows หรือ Column ตามที่ต้องการจะ Group ส่วนการยกเลิกให้เข้าเมนูเดิมแล้วเลือก Ungroup
10. การกำหนดตัวเลขให้แสดงเป็นหลักพันหรือหลักล้าน เลือกเซลล์หรือกลุ่มเซลล์ที่ต้องการ > เข้าเมนู Fomat > Cells > Custom > ในช่อง Type: คีย์ #, หรือ 0, เพื่อแสดงหลักพัน หากคีย์ #,, หรือ 0,, จะแสดงหลักล้าน
11. ใครทำงานกับบริษัท Inter มักจะกำหนด Dollar sign ให้กับตัวเลข วิธีการง่าย ๆ คือคีย์ $ แล้วตามด้วยตัวเลข ไม่ต้องเข้าไปกำหนดทีหลังให้เมื่อย
12. คีย์ตัวเลขแล้วตามด้วย % ก็จะเป็นการกำหนดรูปแบบ % ให้ตัวเลขเช่นกัน
13. การกำหนดตัวเลขที่เป็นลบให้เป็นสีแดงให้คลิกขวาลงบนเซลล์หรือช่วงเซลล์ที่ต้องการแล้วเลือก Format Cells… > แถบ Number เลือก Number หรือ Currency แล้วเลือก red format ภายใต้ Negative numbers

💡 ตารางและรายงานกราฟใน PivotTable

1. เปลี่ยนชื่อให้กับ Field ใน PivotTable ด้วยการคลิก Field แล้วก็คีย์เปลี่ยนเลยครับ ง่ายสุด ๆ
2. การเลื่อน Legend บน PivotChart ให้คลิก PivotChart เข้าเมนู Design > Add Chart Element > Legend >  เลือกตำแหน่งที่ต้องการ
3. สามารถกำหนด Style ของรายงาน PivotTable โดยการคลิกเลือกรายงาน PivotTable > คลิกเมนู Design จะมี PivotTable Style ให้เลือก
4. เราสามารถลาก Field ใน PivotTable ไปในตำแหน่งที่ต้องการได้แต่ต้องกำหนดค่าเสียก่อน โดยการคลิกขวาที่ PivotTable > PivotTable Options > เลือกแถบ Display > ทำเครื่องหมายที่ Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid)
5. สามารถลดพื้นที่ของ PivotTable โดยการลากบางแถวหรือบางคอลัมน์ไปไว้ที่ Page field
6. การแสดงหรือซ่อนรายละเอียดข้อมูลใน data area ของ PivotTable (เทียบได้กับส่วนของ Rows ใน PivotTable Fields) ด้วยการดับเบิ้ลคลิกเซลล์ในตารางที่ต้องการจะซ่อนหรือแสดงรายละเอียด
7. สามารถย้ายบรรทัดหรือคอลัมน์ได้โดยการคลิกขอบเซลล์แล้วลาก
8. การเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลสามารถทำให้ตาราง PivotTable เป็นปัจจุบันได้โดยคลิกขวาในตาราง PivotTable แล้วเลือก Refresh หรือคลิกปุ่ม Refresh ที่ Menu Analyze

💡 ฟังก์ชั่นและสูตร

1. ถ้าต้องการตัวช่วยในการเลือกฟังก์ชั่นและระบุส่วนประกอบฟังก์ชั่นมาให้พร้อม ให้คลิก fx บน Formula bar
2. เราสามารถกดแป้น Alt+เครื่องหมาย = แทนการคลิกเครื่องหมาย AutoSum
3. การ Copy สูตรในเซลล์ปัจจุบันไปยังเซลล์อื่น ๆ ที่เลือกไว้ให้กดแป้น F2 ตามด้วย Ctrl+Enter
4. การทำ Subtotal สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยการเลือกเซลล์ใด ๆ ในช่วงข้อมูล > เข้าเมนู Data > ที่กลุ่มเมนู Outline เลือก Subtotal
5. หากต้องการลดค่าของเซลล์ในพื้นที่ที่เลือกลง 10 เปอร์เซ็นต์ ให้คีย์ 0.9 ในเซลล์ใด ๆ > เข้าเมนู Edit > Copy > คลุมพื้นที่เป้าหมาย > คลิกขวา > Paste Special > Multiply > OK

หลังจากที่อ่านมาจนถึงบรรทัดนี้ โปรดทราบว่า เซียนเรียกท่านว่า “พี่” ไปในช่วงที่ท่านกำลังอ่านถึงกลาง ๆ หน้าแล้วครับ 😆

Revised: January 26, 2017 at 23:02