ในยุคที่ต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก ไฟล์ Excel ที่ได้จากการ Export เช่นจาก SAP หรือไฟล์ที่ใช้งานต่อกันเป็นทอด ๆ มักมีปัญหาดังนี้:
- มีการจัดรูปแบบหลากหลาย เช่น สี เส้น ตัวอักษร
- เพิ่มรูปภาพ รูปวาด เพื่อแบ่งหมวดหมู่หรือเน้นความสำคัญ
- คัดลอกชีตทั้งชีตแล้วเปลี่ยนเฉพาะข้อมูลรายเดือน
สิ่งเหล่านี้ทำให้ไฟล์ใหญ่ขึ้นเรื่อย ๆ ส่งผลให้:
- ใช้เวลาเปิดนาน
- คำนวณช้า
- บางไฟล์เปิดไม่ได้
🔍 สรุปปัญหาและแนวทางแก้ไข
| ปัญหา | ไฟล์ใหญ่ | คำนวณช้า | แนวทางแก้ไข |
|---|---|---|---|
| Range Name เกินจำเป็น | ✅ | ✅ | Formulas > Name Manager > ลบ Range Name ที่ไม่ใช้งาน |
| พื้นที่สำรองมากเกินไป | ✅ | ⚠️ | Ctrl+End → ลบบรรทัด/คอลัมน์ว่าง → Ctrl+Home → Save |
| รูปภาพ/รูปวาดจำนวนมาก | ✅ | ✅ | F5 > Special > Objects > OK → Delete ทั้งหมด |
| สูตร VLOOKUP แบบตรงตัว | ✅ | ✅ | จำกัดช่วงข้อมูลให้พอดีกับการใช้งานจริง |
| Range Name จากการเชื่อมโยงไฟล์อื่น | ✅ | ✅ | Formulas > Name Manager > ลบ Range Name ที่ไม่ใช้งาน |
| รูปแบบ (Styles) จำนวนมาก | ✅ | ⚠️ | Home > Styles → ใช้ VBA จัดการ (อาจต้องพึ่ง IT) |
| ใช้ Volatile Functions มาก | ⚠️ | ✅ | ใช้เท่าที่จำเป็น เช่น Rand(), Indirect(), Now(), Offset() |
🧠 หมายเหตุเพิ่มเติม
- Volatile Function จะคำนวณใหม่ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง แม้ปรับความกว้างเซลล์ก็ส่งผล
- การคัดลอกชีตอาจนำ Object ที่มองไม่เห็นติดมาด้วย ทำให้ไฟล์ใหญ่โดยไม่รู้ตัว
กรณีมีปัญหาการใช้งาน Microsoft Excel and VBA สามารถสอบถามได้ที่ Excel Forum ครับ