Excel กับ 3 พื้นฐานที่สำคัญที่สุด

การเรียนรู้ Excel ให้เข้าใจพื้นฐานที่แท้จริงเพื่อให้เรียนรู้ในระดับกลาง ระดับสูง ต่อไปได้อย่างราบรื่นนั้นมีสิ่งใดที่สำคัญและจำเป็นที่ท่านจะต้องทราบก่อนบ้าง โปรดติดตามได้ในบทความนี้

พื้นฐานที่สำคัญที่ต้องทราบ

1. 1. ชนิดของข้อมูลใน Excel
   2. ตัวดำเนินการในการคำนวณ
   3. การใช้งานฟังก์ชัน

ชนิดของข้อมูลใน Excel

สิ่งสำคัญแรกสุดในการทำงานกับ Excel คือ ท่านจะต้องทราบเสียก่อนกว่า Excel สามารถรับค่าแบบใดได้บ้าง และสังเกตได้อย่างไรว่าค่านั้นตรงกับความต้องการที่แท้จริง

Excel สามารถรับรูปแบบของค่าต่าง ๆ ที่คีย์ลงไปในเซลล์ได้ 4 รูปคือ

1. ตัวเลข ได้แก่ตัวเลขต่าง ๆ รวมถึง วันที่ และเวลา
2. ตัวอักษร ได้แก่ตัวอักษรทุกชนิด รวมถึงตัวเลขที่คีย์แบบตัวอักษร คือมีสัญญลักษณ์ ‘ นำหน้าตัวเลข เช่น ‘0123
3. ค่าตรรกะ มี 2 ค่าคือ
   1. True มีค่าเทียบเท่ากับเลข 1
   2. False มีค่าเทียบเท่ากับเลข 0
4. ค่าผิดพลาด มี 7 ชนิดคือ
   1. #DIV/0 เกิดจากการหารตัวเลขใด ๆ ด้วย 0 เช่น
      =1/0
   2. #N/A เกิดจากไม่พบค่าที่ค้นหาด้วยสูตรจำพวก Lookup และ Match เช่น =Match(“A”,{“C”,”D”},0)
   3.  #NAME? เกิดจากการอ้างอิงชื่อ Range Name ไม่ถูกต้อง โดยส่วนใหญ่เกิดจากการคีย์ชื่อสูตรผิดพลาด เช่น
      =A+10
   4. #NULL! เกิดจากช่วงเซลล์ 2 ช่วงที่ไม่เป็น Intersection กัน เช่น
      =Sum(A1:B2 C1:D2)
   5. #NUM! เกิดจากการแสดงค่าตัวเลขในสูตร เช่นมีตัวเลข 3 ลำดับแต่ต้องการให้แสดงค่าที่น้อยที่สุดเป็นลำดับ 10 ดังสูตร
      =Small({1,3,5},10)
   6. #REF! เกิดจากการอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ไม่ถูกต้อง เช่น มีข้อมูล 4 คอลัมน์ แต่เขียนสูตรให้แสดงค่าในคอลัมน์ที่ 10 ดังสูตร
      =Index({1,2,3,4},10)
   7. #VALUE! เกิดจากการใส่รูปแบบข้อมูลในสูตรไม่ตรงกับค่าที่อนุญาตและการใช้ตัวดำเนินการไม่ตรงกับชนิตข้อมูล เช่น เอา Text บวกกับ Number ดังสูตร
      =”A”+20

ลักษณะและการแสดงการจัดตำแหน่งของข้อมูลที่มีรูปแบบข้างต้นในเซลล์ จะเป็นดังภาพ

การเข้าใจถึงประเภทข้อมูลและลักษณะการแสดงผลข้อมูลใน Excel นั้นถือเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะเมื่อเข้าใจแล้วก็จะแยกความแตกต่างของข้อมูลได้ จะนำไปสู่การแก้ปัญหาในเบื้องต้นได้ 

ยกตัวอย่างเช่น หากพบว่าตัวเลขชิดซ้ายเซลล์โดยที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบใด ๆ ให้สันนิษฐานไว้ก่อนว่าตัวเลขนั้นไม่ใช่ตัวเลขที่แท้จริง หากนำไปเทียบกับตัวเลขที่แท้จริงย่อมจะมีค่าไม่เทียบเท่ากัน หากใช้สูตร Lookup ข้อมูลมาแสดง โดยที่ข้อมูลต้นทางและปลายทางเป็นข้อมูลคนละประเภทย่อมจะให้คำตอบเป็นค่าผิดพลาด

ตัวดำเนินการในการคำนวณ

เนื่องจาก Excel คือโปรแกรมที่สร้างมาเพื่อใช้ในการคำนวณโดยตรง ดังนั้น ตัวดำเนินการในการคำนวณเป็นสิ่งสำคัญยิ่งที่จะต้องทราบในลำดับต้น ๆ เช่นกัน สามารถศึกษาได้จากบทความใน Link นี้ ตัวดำเนินการในการคำนวณ

การใช้งานฟังก์ชัน

โปรแกรม Excel ถูกออกแบบให้ผู้ใช้งานสามารถเขียนสูตรได้โดยง่ายแม้จะไม่มีความรู้เกี่ยวกับฟังก์ชั่นใน Excel มาก่อนเลยก็ตาม

คำว่า “สูตร” และ “ฟังก์ชั่น” ถูกใช้แทนกันจนเป็นปกติ ทั้งที่จริงแล้วให้ความหมายที่แตกต่างกันในเรื่องของความซับซ้อน โดยฟังก์ชั่นจะหมายถึงฟังก์ชั่นใด ๆ แบบเดี่ยว ๆ ส่วนสูตรจะหมายถึงการใช้ฟังก์ชั่นกระทำกับค่าคงที่หรือเป็นการใช้ฟังก์ชั่นซ้อน ๆ กัน 

Excel มีเครื่องมือสำหรับการสร้างและติดตามสูตรดังนี้

1. Formula Bar ประกอบด้วย
   
   

   

   1. Name Box กรณีทั่วไปจะใช้แสดง Range Name แบบพื้นที่คงที่ หากใช้ร่วมกับการเขียนฟังก์ชั่นจะใช้ในการแสดงฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยและการแทรกฟังก์ชั่นซ้อนเข้าไปในฟังก์ชั่นปัจจุบัน
   2. ปุ่ม Cancel เพื่อยกเลิกการเขียนฟังก์ชั่น
   3. ปุ่ม Enter เพื่อสิ้นสุดการเขียนฟังก์ชั่น
   4. ปุ่ม Insert Function เพื่อแสดงกล่องโต้ตอบ
      1. Insert Function เมื่อคลิกเซลล์ว่างเปล่า
      2. Function Arguments เมื่อคลิกเซลล์ที่มีสูตร
   5. Formula Box เพื่อแสดงสูตร ปรับปรุงแก้ไขสูตร
2. Formula Auditing อยู่ในเมนู Formulas ประกอบด้วย
   
   

   

   1. Trace Precedents เป็นการติดตามว่าสูตรในเซลล์ปัจจุบันมาจากเซลล์ใด โปรแกรมจะแสดงเส้นโยงขึ้นมาให้ติดตามได้สะดวก สามารถ Double Click บนเส้นนั้นเพื่อไปยังปลายทางได้ทันที
   2. Trace Dependents เป็นการติดตามว่าสูตรในเซลล์ปัจจุบันส่งค่าไปยังเซลล์ใดโปรแกรมจะแสดงเส้นโยงขึ้นมาให้ติดตามโดยสะดวก สามารถ Double Click บนเส้นนั้นเพื่อไปยังปลายทางได้ทันที
   3. Remove Arrows เป็นการปิดการแสดงเส้นโยงตามข้อ 1 และ 2
   4. Error Checking เป็นการติดตามค่าผิดพลาดในสูตร
   5. Evaluate Formula เป็นการประเมินสูตรเพื่อแสดงลักษณะการคำนวณผลลัพธ์

ตัวอย่างการใช้ Formula Bar ในการเขียนสูตร

1. คลิกเซลล์ว่างเปล่า
2. คลิกปุ่ม Fx บน Formula Bar
3. คีย์คำสำคัญของสูตรที่ต้องการเช่น Find, Match, Sum เป็นต้น หากทราบว่าเป็นฟังก์ชั่นกลุ่มใดสามารถเลือกกลุ่มฟังก์ชั่นได้จาก Or select a category ได้อีกด้วย
4. คลิกปุ่ม Go เพื่อแสดงรายการที่ตรงกับค่าที่คีย์ในกล่อง Select Function
5. เลือกฟังก์ชั่นที่ต้องการ
6. คลิกปุ่ม OK จะแสดงกล่องโต้ตอบ Function Arguments ดังด้านล่าง ซึ่งประกอบด้วย
   
   

   

   1. ฟังก์ชั่น Arguments แสดงส่วนประกอบของฟังก์ชั่น พร้อมกับ Data Type โดยในส่วนของ Data Type จะกลายเป็นการประเมินสูตรให้ด้วยเมื่อมีการคีย์ค่าใด ๆ เข้าในแต่ละกล่อง Argument
   2. คำอธิบายฟังก์ชั่น
   3. คำอธิบายแต่ละ Argument เมื่อคลิกช่อง Argument ใด ๆ ก็จะอธิบายถึง Argument นั้น
   4. แสดงผลลัพธ์ของสูตร
   5. ปุ่ม OK สำหรับยอมรับสูตร ปุ่ม Cancel สำหรับยกเลิกการเขียนสูตร

ตัวอย่างการเขียนสูตรข้างต้นดังกล่าวมานี้ เป็นการเริ่มต้นการเขียนฟังก์ชั่นที่แท้จริง แม้จะไม่เคยมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับฟังก์ชั่นก็สามารถทำความเข้าใจไปทีละลำดับโดยใช้กล่องโต้ตอบที่ Excel ได้เตรียมเอาไว้ให้ได้ หากต้องการเห็นตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชั่นนั้น ๆ สามารถคลิก Link ตรงข้อความ Help on this function เพื่อไปยังเว็บของ Microsoft ที่อธิบายถึงฟังก์ชั่นนั้นโดยละเอียด

กรณีมีปัญหาการใช้งาน Excel and VBA สามารถสอบถามได้ที่ Excel Forum