การแกะสูตรใน Excel เป็นทักษะสำคัญที่ช่วยให้เราสามารถเข้าใจการทำงานของไฟล์ที่ได้รับจากผู้อื่น หรือแม้แต่ไฟล์ที่เราเคยทำไว้เองแต่ลืมไปแล้ว การเข้าใจสูตรอย่างถ่องแท้จะช่วยให้สามารถปรับปรุง แก้ไข หรือประยุกต์ใช้ให้ตรงกับความต้องการได้อย่างรวดเร็ว ลดความเสี่ยงในการทำงานผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพในการวิเคราะห์ข้อมูล
🔍 การแกะสูตรสามารถแบ่งเป็น 3 วิธีหลัก ๆ ดังนี้
- การใช้เมนู Evaluate Formula
- การใช้ Function Arguments
- การใช้ปุ่ม F9
1. การใช้เมนู Evaluate Formula มีวิธีดังนี้
- คลิกลงในเซลล์ที่มีสูตร
- เข้าเมนู Formulas
- ที่กลุ่มเมนู Formula Auditing คลิก Evaluate Formula
- คลิกปุ่ม Evaluate ซ้ำ ๆ เพื่อดูการประเมินสูตรจนถึงผลลัพธ์สุดท้ายในช่อง Evaluation:
ตัวอย่างเช่น =IF(SUM(A1:A10)>100,"ผ่าน","ไม่ผ่าน") เมื่อใช้ Evaluate Formula เราจะเห็นว่า Excel ประเมิน SUM(A1:A10) ก่อน จากนั้นจึงเปรียบเทียบกับ 100 และเลือกข้อความที่จะแสดง วิธีนี้ช่วยให้เข้าใจลำดับการทำงานของสูตรได้ชัดเจน
2. การใช้ Function Argument มีวิธีดังนี้
- คลิกเซลล์ที่มีสูตร
- คลิกปุ่ม Fx บน Formular Bar โปรแกรมจะแสดงกล่องโต้ตอบ Function Arguments
- คลิกชื่อฟังก์ชันที่ต้องการประเมินใน Formula Bar กล่องโต้ตอบ Function Arguments จะแสดงส่วนประกอบและผลลัพธ์ของฟังก์ชันนั้น
- สังเกตผลลัพธ์ใน Dialog Function Argument
3. การใช้ปุ่ม F9 มีวิธีดังนี้
- คลิกเซลล์ที่มีสูตร
- ลากเมาส์คลุมส่วนประกอบสูตรใน Formula Bar
- กดแป้น F9 เพื่อประเมินสูตรและสังเกตผลลัพธ์
- กดแป้น ESC เพื่อยกเลิก
ในการประเมินสูตรด้วย F9 สามารถคลุมส่วนประกอบสูตรใด ๆ แม้กระทั่งคลุมทั้งสูตรก็สามารถประเมินได้ เพียงแต่จะต้องเลือกคลุมให้ทุกครบองค์ประกอบของแต่ละส่วน โดยคลุมให้ครบทุกอักขระอย่าให้ขาดหรือเกิน
เพื่อความแม่นยำในการเลือกส่วนประกอบฟังก์ชันบน Formula Bar สามารถใช้ Function Tooltip ดังภาพด้านล่างเข้ามาช่วยในการเลือกส่วนประกอบได้อย่างง่ายดาย เพียงแค่นำเมาส์ไปชี้ยังส่วนประกอบที่สนใจ โปรแกรมจะแสดงข้อความสีน้ำเงินที่ส่วนประกอบนั้นให้เห็นเด่นชัด สามารถคลิกเมาส์เพื่อเลือกส่วนประกอบนั้นและตามด้วยการกดปุ่ม F9 หากต้องการประเมินส่วนประกอบเพื่อดูผลลัพธ์
🌄 เคล็ดลับเพิ่มเติม
- ใช้ Function Tooltip เพื่อช่วยเลือกส่วนของสูตรได้แม่นยำ
- ฝึกแกะสูตรจากตัวอย่างจริง เช่น ไฟล์ที่ดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ตหรือไฟล์งานเก่า
- จดบันทึกขั้นตอนการแกะสูตรไว้ เพื่อใช้เป็นคู่มือในอนาคต
สรุป การแกะสูตรไม่เพียงช่วยให้เข้าใจการทำงานของไฟล์ แต่ยังเป็นการฝึกคิดอย่างเป็นระบบ เมื่อฝึกบ่อย ๆ จะช่วยให้สามารถสร้างสูตรที่ซับซ้อนและมีประสิทธิภาพได้มากขึ้น