การใช้งานพื้นฐานทั่วไปจะมีการใช้งานบ่อย ๆ อยู่จำนวนหนึ่งไม่กี่ฟังก์ชั่นตามที่เรียบเรียงมาด้านล่างครับ ซึ่งเราควรจะศึกษาให้เข้าใจและใช้ให้เป็นเพื่อที่จะใช้เป็นพื้นฐานในการใช้งานแบบประยุกต์ต่อไป หากเราเข้าใจการใช้งานฟังก์ชั่นพวกนี้แล้ว จะช่วยให้การทำงานกับ Excel ที่ต้องการการคำนวณหาคำตอบต่าง ๆ สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและกระชับ ประหยัดเวลาลงได้มาก
แม้จะเป็นระดับการประยุกต์การใช้งานที่ซับซ้อนก็ตาม เราก็ต้องอาศัยฟังก์ชั่นเหล่านี้เป็นหลัก ซึ่งได้แก่
Minหาค่าที่น้อยที่สุด เช่นMin(A1:C10)Maxหาค่าที่มากที่สุด เช่นMax(D8:E20)Averageหาค่าเฉลี่ย เช่นAverage(B5:F50)Countนับว่ามีตัวเลขกี่ตัว เช่นCount(I5:K8)
Countaนับว่าไม่เป็นเซลล์ว่างกี่เซลล์ เช่นCounta(H8:V3)
Countifsนับตามเงื่อนไข เช่นCountifs(A2:A5,"OK",B2:B5,1)เป็นการนับว่า A2:A5 เป็นคำว่า “OK” และ B2:B5 เป็นเลข 1 นั้น มีเท่าไร
Sumifsรวมตามเงื่อนไข เช่นSumifs(C2:C5,A2:A5,"OK",B2:B5,1)เป็นการรวมค่าใน C2:C5 โดยมีเงื่อนไขว่า A2:A5 เป็นคำว่า “OK” และ B2:B5 เป็นเลข 1 นั้น มีเท่าไร
Leftเป็นการตัดอักขระด้านซ้าย เช่นLeft(A2,8)เป็นการตัดอักขระด้านซ้ายของเซลล์ A2 มา 8 อักขระ
Rightเป็นการตัดอักขระด้านขวา เช่นRight(B2,4)เป็นการตัดอักขระด้านขวาของเซลล์ B2 มา 4 อักขระ
Midเป็นการตัดอักขระโดยระบุตำแหน่งเริ่มและจำนวนอักขระที่ตัด เช่นMid(D2,3,4)เป็นการตัดอักขระในเซลล์ D2 โดยเริ่มอักขระที่ 3 มาจำนวน 4 อักขระ
Lenเป็นการนับจำนวนอักขระ เช่นLen(C8)เป็นการนับว่าในเซลล์ C8 มีกี่อักขระ
Ifเป็นการพิจารณาตามเงื่อนไขว่าจริงหรือเท็จ เช่นIf(A2=5,"Yes","No")เป็นการพิจารณาว่า A2 เท่ากับ 5 จริงหรือไม่ หากเป็นจริงให้แสดงคำตอบเป็น Yes หากเป็นเท็จให้แสดงคำตอบเป็น No
Vlookupเป็นการค้นหาค่าใด ๆ ในคอลัมน์แรกของตารางแล้วแสดงผลลัพธ์เป็นค่าในคอลัมน์ใด ๆ ของตารางตามที่กำหนด เช่นVlookup("Finish",B3:F100,2,0)เป็นการค้นหาคำว่า Finish ใน B3:B100 (คอลัมน์แรกของตาราง) แล้วแสดงผลลัพธ์เป็นค่าใน C3:C100 (คอลัมน์ที่ 2 ของตาราง) หากไม่พบคำว่า Finish ใน B3:B100 จะให้ผลลัพธ์เป็น #N/A
Sumproductเป็นการหาผลรวมของผลคูณ เช่นSumproduct(A2:A4,B2:B4)เป็นการหาผลรวมของผลคูณของ A2:A4 และ B2:B4 ลักษณะการทำงานคือA2*B2+A3*B3+A4*B4
Indexเป็นการระบุพื้นที่แล้วแสดงผลลัพธ์ในตำแหน่งที่กำหนด เช่นIndex(A3:C8,1,3)เป็นการนำบรรทัดที่ 1 คอลัมน์ที่ 3 ของพื้นที่ A3:C8 มาแสดง ค่าผลลัพธ์คือ C3
Matchเป็นการค้นหาค่าใด ๆ ในช่วงแล้วแสดงผลลัพธ์เป็นลำดับที่พบ เช่นMatch(True,B5:B10,0)เป็นการหาว่าค่า True อยู่ในลำดับที่เท่าไรของช่วง B5:B10 หากไม่พบค่า True จะแสดงผลลัพธ์เป็น #N/A
-
Indirectเป็นการอ้างอิงโดยอ้อม เช่น B2 มีค่าเท่ากับ 5, A10 มีค่าเท่ากับ B2 เซลล์ใด ๆ คีย์Indirect("A10")คำตอบจะได้ 5 ลักษณะการทำงานของสูตรคือ หาก่อนว่าค่า A10 คืออะไร เมื่อพบว่า A10 คือ B2 ฟังก์ชั่นนี้จึงแสดงคำตอบที่เป็นค่าใน B2 สังเกตว่าค่าที่จะคีย์ลงไปใน Indirect ได้จะต้องเป็นการอ้างอิงไปยังปลายทางที่เป็นเซลล์หรือช่วงเซลล์เท่านั้น
-
Offsetเป็นการระบุตำแหน่งเซลล์โดยมีจุดเริ่ม ตำแหน่งบรรทัดที่ถัดจากจุดเริ่ม ตำแหน่งคอลัมน์ที่ถัดจากจุดเริ่ม ความสูงของข้อมูล และความกว้างของข้อมูล เช่นOffset(B4,0,0,1,5)เป็นการระบุช่วงข้อมูลโดยเริ่มที่ B4 ตำแหน่งบรรทัดที่ห่างจาก B4 เป็น 0 ตำแหน่งคอลัมน์ที่ห่างจาก B4 เป็น 0 แสดงว่ายังอยู่ที่จุดเริ่มเช่นเดิมคือ B4 ความสูงของข้อมูลเป็น 1 ความกว้างของข้อมูลเป็น 5 แสดงว่าจาก B4 ขยายไปทางขวา 5 คอลัมน์ ผลลัพธ์จะได้เป็นช่วงเซลล์ B4:F4
สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งสำหรับการใช้งานฟังก์ชั่นได้อย่างคล่องแคล่วคือการฝึกฝนใช้งานบ่อย ๆ หากเข้าใจและใช้งานฟังก์ชั่นตามด้านบนนี้ได้เป็นอย่างดี จะสามารถนำไปพัฒนาต่อยอดเพื่อหาคำตอบที่ซับซ้อนขึ้นเรื่อย ๆ ได้อย่างไร้กังวลครับ 
มีปัญหาการใช้งาน Microsoft Excel and VBA สอบถามได้ที่ snasui.com
Revised: December 23, 2017 at 12:04