ในยุคที่ข้อมูลล้นห้อง การมีระบบงานที่ดีคืออาวุธที่ช่วยให้ทีมงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันเวลา แต่การจะสร้างระบบแบบนั้นได้ ต้องเริ่มจาก “หลักการออกแบบ” ที่ถูกต้อง
ผมขอแชร์หลักการออกแบบระบบที่ยึดถือมาโดยตลอด และตัวอย่างจริงจากระบบเปรียบเทียบงบทดลองที่พัฒนาขึ้นเพื่อแก้ปัญหาให้กับนักบัญชีโดยเฉพาะ
📑 หลักการออกแบบระบบของผม: ผู้ใช้คือศูนย์กลาง
ผมเชื่อว่าระบบที่ดีต้อง เป็นมิตรและเข้าใจผู้ใช้ เป็นอันดับหนึ่ง ซึ่งสรุปเป็นหลักการได้ดังนี้
- ใช้งานง่ายโดยไม่ต้องท่องคู่มือ: เมนูชัดเจน มีคำอธิบายสั้นๆ ว่าทำอะไรได้บ้าง
- ช่วยเหลือได้ทันที: มี เมนู Help ที่มีคู่มือการใช้งานหรือช่องทางติดต่อผมได้โดยตรง หากมีปัญหา
- โปร่งใส: บอกให้ผู้ใช้รู้ว่าระบบนี้พัฒนาโดยใครผ่านเมนู About
- มั่นคงและแก้ไขได้เร็ว: ระบบต้องเรียบง่ายแต่ทำงานได้อย่างเสถียร พร้อมมีกลไก การบันทึก Log (บันทึกเหตุการณ์) เพื่อติดตามและแก้ไขข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว
เป้าหมายคือการสร้างระบบที่ “คลิกแล้วทำงานได้ตามที่คาดหวัง” โดยไม่สร้างความสับสนให้ผู้ใช้
✨ ตัวอย่างจริง: ระบบเปรียบเทียบงบทดลองอัจฉริยะ
หนึ่งในระบบที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อแก้ไข pain point ใหญ่ๆ ของนักบัญชีเกี่ยวกับระบบเปรียบเทียบงบทดลอง (Trial Balance Comparison) ซึ่งสามารถตรวจจับ “สิ่งผิดปกติ” ที่อาจเป็นจุดเสี่ยงทางบัญชีได้อย่างรวดเร็ว เช่น
- รายการใหม่/หายไป: รายการที่เดือนก่อนไม่มี แต่เพิ่งโผล่มาในเดือนนี้ หรือที่มีในเดือนก่อนแต่เดือนนี้กลับหายไป
- ยอดผิดประเภท: รายการที่ปกติมียอดเป็นบวก (เดบิต) แต่มายอดเป็นลบ (เครดิต) หรือในทางกลับกัน
- ยอดเปลี่ยนแปลงผิดปกติ: รายการที่มีการเปลี่ยนแปลงของยอดเมื่อเทียบกับเดือนก่อนเป็น เปอร์เซ็นต์ที่สูงมาก น่าสงสัย
🛠️ ออกแบบให้สอดคล้องกับนิสัยผู้ใช้
เพื่อให้ระบบใช้งานได้จริงที่สุด ผมออกแบบโดยใช้เครื่องมือที่ผู้ใช้คุ้นเคยและถนัดที่สุด นั่นคือ Microsoft Excel
- ใจความสำคัญคือ VBA: เขียนโปรแกรมด้วย VBA ใน Excel เพื่อทำการคำนวณเปรียบเทียบและสร้างรายงานที่เข้าใจง่าย
- ดึงข้อมูลตรงจากแหล่งต้นฉบับ: ใช้ SAP GUI Scripting ดึงข้อมูลงบทดลองตรงจากระบบ SAP มาเป็นแหล่งข้อมูล โดยไม่ต้องพึ่งการคัดลอกวางที่อาจเกิดข้อผิดพลาด
- รายงานที่คลิกได้: แยกผลลัพธ์เป็นสองระดับ คือ หน้า สรุปรายงาน (Summary) และหน้า รายละเอียด (Detail) โดยผู้ใช้สามารถคลิก Link จากรายงานสรุปเพื่อดูลึกไปถึงรายละเอียดของบัญชีนั้นๆ ได้ทันที
🎯 ผลลัพธ์ที่ได้หลังนำระบบไปใช้
หลังจากนำระบบนี้ไปใช้ ผลลัพธ์ที่ได้คือการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่
- ประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาล: จากที่เคยใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือเป็นวันในการตรวจจับความผิดปกติ ตอนนี้ลดเหลือเพียง ไม่กี่นาที
- ปรับปรุงงบการเงินได้ทันเวลา: พบจุดผิดปกติเร็วขึ้น ทำให้แก้ไขและปิดงบได้ถูกต้องและรวดเร็วกว่าเดิม
- ระบบมีความเสถียรและแม่นยำ: ทำงานซ้ำกี่ครั้งก็ได้ผลลัพธ์เหมือนเดิม
- ใช้ได้ทันทีโดยไม่ต้องปรับปรุง: สามารถนำระบบนี้ไปใช้กับบริษัทใดๆ ในกลุ่มได้ทันที โดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม เพราะออกแบบมาให้รองรับความหลากหลายตั้งแต่แรก