การที่ไฟล์เสียหายหรือเปิดไฟล์ไม่ขึ้นย่อมสร้างความกังวลและความทุกข์ใจแก่ผู้ใช้งานอย่างมาก และหากงานนั้นเป็นงานสำคัญและเร่งด่วนที่ถึงกำหนดเวลาที่จะต้องส่งให้กับผู้ใช้งานทันทีในเวลาปัจจุบันแล้วย่อมจะยิ่งทวีความร้อนรนแก่ผู้ที่ทำงานนั้นเป็นอันมาก
การป้องกันปัญหานี้เราสามารถเลือกที่จะสร้างไฟล์สำรองเอาไว้ได้ เพื่อที่ว่าทุก ๆ ครั้งที่เรา Save ไฟล์ โปรแกรมจะสำรองข้อมูลก่อน Save เอาไว้ให้เราด้วยเสมอ ความสามารถนี้นั้นมีมากับ Excel ตั้งแต่ Version แรก ๆ แต่มักจะไม่ได้ถูกนำมาใช้งาน อาจจะเป็นเพราะเข้าถึงได้ค่อนข้างยาก
วิธีการกำหนดให้โปรแกรมสร้างไฟล์สำรองมีดังนี้
- เข้าเมนู File > Save As
- กำหนดชื่อไฟล์ตามต้องการ > คลิกเมนู Tools > General Options
- ทำเครื่องหมายตรง Always create backup > OK
เมื่อทำการ Save ไฟล์ในครั้งถัดไปโปรแกรมจะสร้างไฟล์สำรองมาให้อีก 1 ไฟล์ โดยมีคำว่า Backup of นำหน้าไฟล์ต้นฉบับและมีนามสกุลไฟล์เป็น .xlk มาให้ดังภาพ
หลังจากนั้นในทุก ๆ ครั้งที่ Save ไฟล์ โปรแกรมจะสำรองข้อมูลก่อน Save เอาไว้ให้ในไฟล์สำรองนี้เสมอ หากไฟล์ต้นฉบับเกิดการเสียหายเรายังอุ่นใจได้ว่ายังมีข้อมูลสำรองอยู่ในไฟล์นี้
Video การสร้างไฟล์สำรอง
กรณีมีปัญหาการใช้งาน Excel and VBA และอื่น ๆ สามารถสอบถามได้ที่ Excel Forum ครับ