ปัญหาที่สำคัญมากที่เกิดกับผู้ใช้ Excel เป็นประจำประการหนึ่งคือมีการ Save ทับไฟล์เดิมอาจจะเป็นไฟล์ที่มีการ Backup เอาไว้หรือ Save ทับไฟล์อื่นโดยไม่ได้ตั้งใจ อาจจะเป็นไปได้ว่าไฟล์ที่ถูก Save ทับไปนั้นไม่ได้เกี่ยวข้องกับไฟล์ที่กำลังทำงานแต่อย่างใด โดยปกติเมื่อมีการ Save ทับไปแล้วจะไม่สามารถนำไฟล์เดิมกลับมาได้อีก
เพื่อป้องกันปัญหานี้ Excel จึงได้ถูกกำหนดค่าตั้งต้นให้มีการ Auto Save ทุก ๆ 10 นาที ทั้งกำหนดว่าให้มีการ Auto Save หากไฟล์ถูกปิดไปโดยไม่ได้มีการ Save ไม่ว่าจะเกิดโดยอุบัติเหตุหรือการพลั้งเผลอของผู้ใช้ โปรแกรมจะระบุเอาไว้ให้ด้วยว่าเราจะเข้าไปยังไฟล์ที่มีการ Auto Save ครั้งล่าสุดได้ยังตำแหน่งใด
เราสามารถเข้าไปดูและเปลี่ยนการกำหนดค่า Auto Save ได้ที่เมนู File > Excel Options > Save ดังภาพด้านล่าง
จากการกำหนดค่าตามภาพจะเกิดประโยชน์กับผู้ใช้อย่างน้อย 2 ประการคือ
- กรณีพลั้งเผลอไป Save ทับไฟล์เดิม จะยังมีทางเลือกให้ตรวจสอบได้ว่ามีไฟล์เดิมอยู่ที่ตำแหน่งเดียวกับไฟล์ Auto Save หรือไม่ หากมีก็จะนำมาใช้ได้ แม้จะยังไม่เป็นตัว Update ล่าสุดแต่ก็ยังดีกว่าสูญหายไปโดยสิ้นเชิง
- กรณีไฟฟ้าดับหรือมีการปิดไฟล์โดยลืม Save เราสามารถนำไฟล์ที่มีการ Auto Save ล่าสุดมาใช้ได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ทั้งหมด
กรณีมีปัญหาการใช้งาน Microsoft Excel and VBA สามารถสอบถามได้ที่ snasui.com