หากว่าผู้ร่วมงานของเราขาดทักษะที่จะเรียนรู้วิธีการทำงานด้วยสูตรก็เป็นหน้าที่ขององค์กรที่จะต้องจัดให้มีการเข้าอบรมพนักงานแต่ไม่ใช่มากล่าวโทษผู้ที่พัฒนางานให้เป็นอัตโนมัติว่าทำให้เกิดความยุ่งยาก เพราะความยุ่งยากนั้นเกิดจากความไม่รู้ในสิ่งที่ควรรู้ของผู้นั้นเอง
ความจริงของการทำงานกับ Excel เพื่อลดเวลาและช่วยให้เกิดความถูกต้อง นำข้อมูลไปใช้ทันเวลา หากเรียงลำดับประโยชน์จากน้อยไปหามากในการกระทำเพื่อให้ถึงเป้าหมายดังกล่าวจะเป็นตามด้านล่างซึ่งเป็นการเรียงลำดับหลัก
- คีย์ลงไปตรง ๆ
- ใช้สูตร ใช้เครื่องมือการสรุปข้อมูลต่าง ๆ เช่น PivotTable
- เขียนโปรแกรม
ปัจจุบันหากท่านอยู่ที่ข้อ 2 และ 3 ถือว่าเป็นแนวทางที่ถูกต้องและเป็นการพัฒนาการทำงานที่ควรจะเป็น หากเกิดการเปลี่ยนแปลงตัวแปร เพียงแค่กรอกตัวแปรนั้นจะได้คำตอบมาทันทีโดยใช้เวลาอันน้อยนิด
สมมุติว่างานที่ทำใช้สูตรเป็นหลัก
กรณีเป็นงานที่ซับซ้อน มีขั้นตอนคำนวณมากมาย อาจจะต้องวาดผังการการทำงานไว้ด้วยว่าข้อมูลวิ่งจากไหนไปไหน ปลายทางอยู่ที่ใด เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้าใจได้ง่าย แต่การทำเช่นนี้ย่อมเสียเวลาไม่น้อยครับ
หากมีการวาดทางเดินข้อมูล มีคู่มืออธิบายประกอบเรียบร้อยแล้ว ผู้ที่จะทำงานแทนเราในบางโอกาสจะสามารถเข้าใจภาพใหญ่ ๆ ได้เร็วขึ้น แต่ในเรื่องของการแก้ไขสูตรจะอยู่ที่ความรู้ความสามารถของผู้นั้น หากว่าไม่เคยเรียนรู้แม้สูตรง่าย ๆ ก็ไม่สามารถจะเขียนได้ ตรงจุดนี้เป็นสิ่งที่เพื่อนร่วมงานควรจะพัฒนาความสามารถของตนเองขึ้นมาด้วย แม้ว่าเราจะพยายามเขียนสูตรให้ง่ายเพียงใดก็ตาม หากเพื่อนร่วมงานไม่มีความรู้เลยย่อมไม่สามารถแก้ไขได้ ปรากฎการณ์นี้ไม่ใช่ความผิดของผู้สร้างไฟล์ที่ไม่ยอมคีย์ข้อมูลลงไปตรง ๆ แทนการใช้สูตรแต่อย่างใดครับ
ขอให้ทราบว่าการใช้สูตรในการทำงานกับ Excel นั้นเป็นแนวทางการทำงานที่ถูกต้อง เพราะ Excel คือโปรแกรมการคำนวณ สร้างมาเพื่อการนั้น เป็นการใช้เครื่องมือที่ถูกต้องตามที่ควรจะเป็น การใช้ข้อมูลซ้ำโดยการกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงไปตรง ๆ แทนการใช้สูตรดึงข้อมูลมาแสดงไม่ใช่แนวทางที่ฉลาดแน่นอน ไม่เช่นนั้นไม่จำเป็นต้องมี snasui.com ครับ
การที่ผู้อื่นทำงานต่อจากเราไม่ได้และสูตรที่เขียนไม่ได้มีความซับซ้อนสูงจนยากที่จะเข้าใจ อาจจะต้องกลับไปทบทวนเรื่องคู่มือ เรื่องคำอธิบายการใช้งาน หรือหากว่าผู้ร่วมงานของเราขาดทักษะที่จะเรียนรู้วิธีการทำงานด้วยสูตรก็เป็นหน้าที่ขององค์กรที่จะต้องจัดให้มีการเข้าอบรมพนักงานแต่ไม่ใช่มากล่าวโทษผู้ที่พัฒนางานให้เป็นอัตโนมัติว่าทำให้เกิดความยุ่งยาก เพราะความยุ่งยากนั้นเกิดจากความไม่รู้ในสิ่งที่ควรรู้ของผู้นั้นเองครับ 🤢
Source: การทำงานด้วย Excel ร่วมกับผู้อื่น – snasui.com
กรณีมีปัญหาการใช้งาน Excel and VBA สามารถสอบถามได้ที่ Excel Forum