1. ปัญหา (Problem)
- ข้อมูล DOA (Delegation of Authority) กระจายอยู่ในแต่ละบริษัทของกลุ่มธุรกิจ
- ไม่มีมาตรฐานกลาง → ทำให้การควบคุมและตรวจสอบเป็นเรื่องยาก
- IA (Internal Audit) ได้รับมอบหมายให้รวบรวม DOA ทั้งหมด แต่แม้ใช้เวลา หลายเดือนก็ไม่สามารถทำได้สำเร็จ
- อุปสรรคสำคัญ:
- ข้อมูลอยู่ใน Excel ที่โครงสร้างไม่เหมือนกัน
- แต่ละชีตมีเนื้อหาต่างกัน บางชีตไม่ใช่ DOA
- คอลัมน์และบรรทัดไม่เท่ากัน ขึ้นกับธุรกิจและขนาดบริษัท
- ใช้ สัญลักษณ์ (เช่น ปีกกา) แทนข้อมูลผู้อนุมัติ
- มีข้อความที่อยู่ใน Object (AutoShape) ไม่ใช่ในเซลล์
2. แนวทางแก้ไข (Solution)
- ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้รวบรวม DOA และสร้างระบบกลาง
- พัฒนาโปรแกรมด้วย Excel VBA เพื่อ:
- เปิดไฟล์ Excel หลายไฟล์พร้อมกัน
- ตรวจสอบว่าแต่ละชีตเป็น DOA จริงหรือไม่
- ดึงข้อมูลจากทั้งเซลล์และ Object (AutoShape)
- แปลงข้อมูลที่ไม่สม่ำเสมอให้เป็น Database มาตรฐาน
- ใช้เทคนิค:
- Ribbon UI → ให้ผู้ใช้กดปุ่ม “Execute” เพื่อเริ่มการรวมข้อมูล
- Data Processing → ฟังก์ชัน VBA ตรวจสอบ, รวม Title/Comment, หาค่า Approve Level, Operator, Value
- Output → สร้าง Workbook ใหม่ที่มีตาราง DOA Master Data พร้อมใช้งาน
3. ผลลัพธ์ (Results)
- จากข้อมูลที่กระจัดกระจาย → กลายเป็น Master Data ของ DOA ที่ใช้ได้ทั้งองค์กร
- ลดภาระงานที่เดิมต้องใช้คนรวบรวมเป็นปี → กลายเป็นงานที่ระบบทำได้อัตโนมัติภายในเวลาไม่นาน
- สร้างมาตรฐานกลางที่สามารถนำไปใช้ต่อในระบบ ERP, RPA หรือ Data Warehouse ได้ทันที
- เพิ่มความโปร่งใสและความถูกต้องในการควบคุมอำนาจอนุมัติ
4. คุณค่าที่องค์กรได้รับ (Impact)
- ประสิทธิภาพ: ลดเวลาการรวบรวมข้อมูลจาก 1 ปี → เหลือเพียงไม่กี่วัน
- มาตรฐานกลาง: ทุกบริษัทในกลุ่มธุรกิจ ใช้ DOA Master Data เดียวกัน
- การควบคุมภายใน: ง่ายต่อการตรวจสอบและติดตาม
- ต้นทุนต่ำ: ใช้เพียง Excel + VBA โดยไม่ต้องลงทุนระบบใหม่
- การต่อยอด: สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่น ๆ เช่น ERP, BI, RPA ได้ทันที
✨ สรุป: โครงการนี้เป็นตัวอย่างของการใช้ ความเชี่ยวชาญด้าน Excel/VBA + ความเข้าใจธุรกิจ มาสร้างโซลูชันที่แก้ปัญหาจริงในองค์กรใหญ่ได้อย่างทรงพลัง และเป็นผลงานที่สะท้อนถึงการ เปลี่ยนงานที่เป็นไปไม่ได้ ให้สำเร็จได้ด้วยระบบอัตโนมัติ