ปัญหาที่พบ
หน่วยงานสินทรัพย์มีหน้าที่ติดตามงบประมาณรายจ่ายลงทุนจากข้อมูลในระบบ SAP เพื่อใช้ในการบริหารจัดการงบประมาณและติดตามสถานะโครงการต่าง ๆ
ในแต่ละรอบการจัดทำรายงาน ผู้ปฏิบัติงานต้องดำเนินการหลายขั้นตอน เช่น
- Export ข้อมูลจาก SAP
- จัดกลุ่ม Cost Center
- แยกข้อมูลตาม Division
- แยกข้อมูลตาม Department
- ตรวจสอบงบที่ยังไม่ได้เริ่มดำเนินการ
- ตรวจสอบงบที่ควรรับ Asset
- ตรวจสอบงบที่ควรปิดงบ
- จัดทำรายงานสรุปเพื่อเสนอผู้บริหาร
กระบวนการทั้งหมดเป็นงาน Manual เกือบทั้งหมด ใช้เวลาหลายชั่วโมงต่อครั้ง และมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการคัดลอกหรือกรองข้อมูลผิด
วิเคราะห์ปัญหา
เมื่อศึกษากระบวนการทำงานอย่างละเอียด พบว่าเวลาส่วนใหญ่ไม่ได้สูญเสียไปกับการวิเคราะห์ข้อมูล
แต่สูญเสียไปกับงานซ้ำ ๆ ได้แก่
- การคัดลอกข้อมูล
- การแยกข้อมูล
- การจัดกลุ่มข้อมูล
- การจัดรูปแบบรายงาน
- การสร้างรายงานชุดเดิมซ้ำทุกเดือน
กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ผู้ปฏิบัติงานใช้เวลาส่วนใหญ่กับ “การเตรียมข้อมูล” มากกว่าการ “วิเคราะห์ข้อมูล”
แนวคิดในการแก้ปัญหา
แทนที่จะพยายามทำให้แต่ละขั้นตอนเร็วขึ้น
จึงเปลี่ยนแนวคิดเป็น
หากสามารถแปลงกระบวนการทั้งหมดให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติได้ ผู้ใช้งานควรเหลือเพียงการเลือกไฟล์ข้อมูลและกดปุ่มเพียงครั้งเดียว
จากแนวคิดดังกล่าว จึงพัฒนาโปรแกรมด้วย Excel VBA และ Custom Ribbon เพื่อรองรับการทำงานทั้งหมด
วิธีการทำงานของระบบ
ผู้ใช้งานเพียง
- Export ข้อมูลจาก SAP
- กดปุ่ม Refresh Data
- เลือกไฟล์ข้อมูล
หลังจากนั้นระบบจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ
- นำเข้าข้อมูลจากไฟล์ต้นทาง
- จัดกลุ่ม Cost Center ตาม Master Data
- สร้างรายงานแยกตาม Division
- สร้างรายงานแยกตาม Department
- สร้างรายงานสรุป
- จัดรูปแบบรายงาน
- เรียงลำดับข้อมูล
- สร้างตัวชี้วัดสำหรับการติดตามงบลงทุน
ทั้งหมดภายในเวลาไม่กี่วินาที
การนำ Business Rule มาไว้ในระบบ
จุดสำคัญไม่ได้อยู่ที่การสร้างรายงาน
แต่อยู่ที่การนำองค์ความรู้ของหน่วยงานสินทรัพย์มาสร้างเป็น Business Rule
ตัวอย่างเช่น
- งบที่ยังไม่ได้เริ่มดำเนินการ
- งบที่ควรพิจารณารับ Asset
- งบที่จะหมดอายุในปีปัจจุบัน
- งบที่ควรพิจารณาปิดงบ
เดิมผู้ใช้งานต้องคิดเงื่อนไขและกรองข้อมูลเองทุกครั้ง
แต่เมื่อฝัง Logic เหล่านี้ลงในระบบแล้ว ผู้ใช้งานเพียงกดปุ่มที่ต้องการ ระบบจะคัดกรองข้อมูลให้ทันที
ผลลัพธ์ที่ได้รับ
ก่อนพัฒนาระบบ
- ใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดทำรายงานแต่ละครั้ง
- ต้องใช้ความชำนาญเฉพาะบุคคล
- มีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดจากการทำงาน Manual
หลังพัฒนาระบบ
- ลดเวลาการทำงานเหลือเพียงไม่กี่วินาที
- ได้รูปแบบรายงานมาตรฐานเดียวกันทุกครั้ง
- ลดความผิดพลาดจากมนุษย์
- เพิ่มเวลาสำหรับการวิเคราะห์และตัดสินใจ
บทเรียนจากโครงการ
หลายคนมักคิดว่าการพัฒนาระบบคือการเขียนโปรแกรม
แต่ประสบการณ์จากโครงการนี้สอนให้เห็นว่า
คุณค่าที่แท้จริงไม่ได้อยู่ที่ VBA
แต่อยู่ที่ความสามารถในการเข้าใจกระบวนการทางธุรกิจ แล้วแปลงความรู้เหล่านั้นให้กลายเป็นระบบที่ทำงานแทนมนุษย์ได้
เมื่อเข้าใจปัญหาอย่างถูกต้อง เครื่องมือที่ใช้จะเป็น VBA, Power Automate, Python หรือเทคโนโลยีใดก็ตาม ล้วนเป็นเพียงรายละเอียดของการนำแนวคิดไปปฏิบัติเท่านั้น
หัวใจสำคัญยังคงเป็นการเข้าใจงาน และออกแบบระบบให้ตอบโจทย์งานนั้นอย่างแท้จริง
Case Study ที่น่าสนใจ
- Case Study: เมื่อ CoE กลายเป็นคอขวด กับแนวทาง Parallel Automation
- Case Study: เปลี่ยนการติดตามเอกสาร Purchase-to-Pay ให้เป็นระบบวิเคราะห์ข้อมูลด้วย Excel VBA
- Case Study: Note to Financial เมื่อ Excel กลายเป็นระบบจัดทำหมายเหตุประกอบงบการเงินระดับองค์กร
- Case Study : Bank Statement Conversion Automation
- Case Study: ระบบ Month End Monitoring อัตโนมัติด้วย Excel VBA