องค์กรหลายแห่งในปัจจุบันกำลังเผชิญปัญหาเดียวกัน
พวกเขาลงทุนซื้อ Commercial RPA
ตั้ง CoE ขึ้นมา
จ้างทีมเฉพาะทาง
และรอ…
รอให้ระบบทำงาน
รอให้ CoE อนุมัติ
รอให้ Bot รันในคิวที่ยาวขึ้นทุกวัน
แต่ระหว่างที่รออยู่นั้น
งานจริงยังต้องเดินต่อ
ปัญหาที่ไม่มีใครพูดถึงตรง ๆ
เมื่อองค์กรตัดสินใจรวมงาน Automation ไว้ที่ศูนย์กลาง
สิ่งที่เกิดขึ้นจริงคือ
- ทุก Request ต้องผ่านคนกลาง
- ทุกการแก้ไขต้องรอ Queue
- ทุกครั้งที่ระบบมีปัญหา ต้องรอ Team เดียวกันนั้นแก้ไข
- และเมื่อ Request มากขึ้น CoE ก็กลายเป็นคอขวดโดยอัตโนมัติ
นี่คือสิ่งที่ตรรกะบอกอยู่แล้วตั้งแต่ต้น
เมื่อนำงานไปกองไว้ที่เดียวโดยคนกลุ่มเดียว
มันก็บอกอยู่แล้วว่าเป็นคอขวด
แต่กว่าองค์กรจะรู้สึกได้ถึงปัญหานี้จริง ๆ
ก็เสียทั้งเวลาและงบประมาณไปมากมายแล้ว
แนวคิดที่ผมใช้มาตลอด ก่อนที่ตลาดจะพูดถึงมัน
ผมเริ่มพัฒนา Custom RPA ด้วย VBA มาตั้งแต่ก่อนที่คำว่า CoE จะเป็นที่นิยม
แนวคิดหลักไม่ซับซ้อน
งาน Automate ควรทำได้ในระดับหน่วยย่อย
ไม่ใช่ต้องรวมศูนย์ตั้งแต่ต้น
เหตุผลง่ายมาก
พนักงานรู้จักงานของตัวเองดีที่สุด
พวกเขารู้ว่าอะไรเสียเวลา
รู้ว่าอะไรทำซ้ำทุกวัน
และรู้ว่าอะไรควรถูก Automate
สิ่งที่พวกเขาขาดไม่ใช่ความเข้าใจงาน
แต่คือเครื่องมือที่เข้าถึงได้จริง
Excel + VBA คือคำตอบที่อยู่ตรงหน้ามาตลอด
เครื่องมือที่พนักงานองค์กรส่วนใหญ่ถนัดที่สุดคือ Excel
ไม่ใช่ Python
ไม่ใช่ Low-code Platform
ไม่ใช่ Commercial RPA ที่ต้องเรียนใหม่
คือ Excel ที่เปิดอยู่บนหน้าจอทุกวันอยู่แล้ว
และ VBA ซึ่งเป็น Engine ที่ซ่อนอยู่ใน Excel นั้น
สามารถทำงานกับสิ่งที่องค์กรต้องการได้ครบ
- Database ดึง เขียน อัปเดตข้อมูลได้โดยตรง
- Web ดึงข้อมูลจากระบบ Web ได้
- SAP ทำงานกับ SAP GUI Scripting ได้หลาย Instance พร้อมกัน
งานหลัก ๆ ในองค์กรส่วนใหญ่มีแค่นี้
และ VBA ทำได้ทั้งหมด
สิ่งที่ Custom RPA ด้วย VBA ทำได้ที่ Commercial RPA ทำไม่ได้
1. รันได้ทันที ของใครของมัน
ไม่ต้องรอ CoE อนุมัติ
ไม่ต้องรอ Control Room จัด Queue
ไม่ต้องรอใคร
พนักงานเปิด Excel กดปุ่ม งานรันได้เลย
2. ขยาย Scale ได้ทันทีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม
เมื่อมีงานเร่งช่วงปิดบัญชี
ผมสามารถคัดลอกไฟล์ Excel 10-20 ชุด
กำหนด Parameter ต่างกันตามจริง
แล้วรันพร้อมกันทุกเครื่อง
Commercial RPA ทำแบบนี้ได้
แต่ต้องซื้อ License เพิ่ม
ต้องขอ Bot เพิ่ม
ต้องรอ
3. Debug ได้เร็ว แก้ได้ทันที
เมื่อเกิดปัญหาในช่วงวิกฤต
ผู้พัฒนาสามารถเปิด VBA Editor แก้ไขได้ทันที
ไม่ต้องรอ Deployment Pipeline
ไม่ต้องรอ Change Control
ไม่ต้องรอใคร
4. ทำงานกับ Excel ได้เร็วกว่า Commercial RPA อย่างมีนัยสำคัญ
Commercial RPA ทำงานกับ Excel ผ่าน UI Layer
ซึ่งหมายความว่าต้องเปิด Excel รอโหลด คลิกทีละจุด
VBA ทำงานกับ Object Model โดยตรง
ไม่ผ่าน UI
จึงเร็วกว่าอย่างเทียบไม่ได้เมื่อข้อมูลมีจำนวนมาก
5. ไม่มีค่า License เพิ่มเติม
ทุกองค์กรที่ใช้ Microsoft Office
มี VBA อยู่แล้ว
พร้อมใช้งานได้เลย
ต้นทุนที่แท้จริงของการรวมศูนย์
เมื่อองค์กรตัดสินใจตั้ง CoE สำหรับ RPA
สิ่งที่ต้องสร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดคือ
- Server สำหรับ Control Room
- License ของ Commercial RPA Platform
- ทีม CoE ที่ต้องจ้างหรือฝึกขึ้นมาใหม่
- Process ของการรับและจัดการ Request
- Monitoring และ Governance Framework
ทั้งหมดนี้คือต้นทุนที่บวกเข้ามา
โดยไม่ได้เพิ่มคุณค่าให้กับงานจริงแม้แต่บาทเดียว
และเมื่อ Request เพิ่มขึ้น
CoE ก็รับภาระมากขึ้น
จนกลายเป็นสิ่งที่ตั้งขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหา
กลับกลายเป็นปัญหาเสียเอง
สิ่งที่เกิดขึ้นจริงในองค์กรที่ใช้แนวทางนี้
ระบบที่ผมพัฒนาด้วยแนวคิดนี้
ถูกใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่มากกว่า 4 ปี
โดยมีผู้ใช้งานมากกว่า 100 คน
สิ่งที่ไม่มีคือ
- ไม่มี CoE
- ไม่มี Control Room
- ไม่มี License ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
- ไม่มีทีม Support เฉพาะทาง
สิ่งที่มีคือ
- พนักงานรันงานได้เองทันทีที่ต้องการ
- ระบบเสถียรและแทบไม่เคยพัง
- เมื่อเกิดปัญหาแก้ได้ทันทีโดยไม่รอใคร
- ลดเวลาและงบประมาณได้มหาศาล
บทเรียนที่ผมได้จากแนวทางนี้
ผมค้นพบว่าคำถามที่ถูกต้องไม่ใช่
“เราควรใช้ Commercial RPA Platform อะไร”
แต่คือ
“พนักงานของเราต้องการอะไรเพื่อทำงานได้เร็วขึ้น”
และคำตอบที่ได้มักจะง่ายกว่าที่คิด
เครื่องมือที่ดีที่สุดคือเครื่องมือที่คนใช้งานอยู่แล้ว
Automation ที่ดีที่สุดคือ Automation ที่เกิดขึ้นได้จริง
ไม่ใช่ Automation ที่ต้องรอให้ใครอนุมัติก่อน
ถ้าหน่วยย่อยทำได้เองอยู่แล้ว
การดึงมารวมศูนย์ไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพ
มันแค่เพิ่มคนกลางที่ทุกคนต้องรอ
Case Study ที่เกี่ยวข้อง
- Case Study: เมื่อ OCR “อ่านได้” ไม่ได้แปลว่า “ใช้งานได้” การออกแบบระบบ Validate ข้อมูลก่อนเข้า SAP
- Case Study: การแปลง Invoice OCR ที่ไม่เป็นโครงสร้าง สู่ Database อัตโนมัติด้วย VBA
- Case Study: โปรแกรมตรวจสอบ VAT
- Case Study: Chargeback เมื่อผมเปลี่ยนงานที่ใช้ “เป็นวัน” ให้เหลือเพียง “ไม่กี่นาที”
- Case Study: ไฟล์ Excel ที่ถูกเรียกว่า “Miracle”