ระบายคลายเครียด เวียนหัว

[kchn_deaw]

ก่อนอื่น ไม่มั่นใจ ว่า ตั้งกระทู้ ถูกฟอรั่มมั้ยนะคะ ( ถูกแหละเนาะ ) 555

เรื่องมีอยู่เว่ (มีอยู่ว่า)
ได้รับมอบหมายให้ทำงานเรื่อง ข้อมูล แล้วที่ผ่านมาก็ใช้ excel แบบที่เขียมสูตรมั่ง ใช้ฟังชั่นมั่ง ใช้ pivot table มั่ง เพราะ เจ้านาย มักเปลี่ยนโจทย์บ่อยๆ เลยต้องใช้ทุกกระบวนให้ได้มาซึ่งคำตอบที่นายต้องการเมื่อเปลี่ยนโจทย์ไปเรื่อยๆ(คือเปลี่ยนไป เปลี่ยนมา)
แต่ก็นับว่าเป็นเรื่องปกติของผู้บริหารแหละเนาะ แต่กว่าจะจับทางได้ แล้วเขียนสูตรทำไฟล์ให้พร้อมสำหรับทุกการเปลี่ยนแปลง มันก็ใช้เวลาสักพักอ่ะ

เรื่องก็คือ :: พักหลังๆนี้ เริ่มลาป่วย จากที่อึดถึกบึกบึนมาโดยตลอดๆ เริ่มจากลาผ่าตัด, ญาติเสีย บลาๆ
แล้วปรากฏว่า เจ้านายอยากได้ข้อมูล ซึ่ง ไฟล์ที่ส่งให้เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้อง มี สองแบบ คือ ไฟล์ ที่ถอดสูตรแล้ว กับ ไฟล์ ต้นฉบับแบบ ลิ้งค์และสูตร งูๆปลาๆเต็มเลย

เพื่อนร่วมงานเริ่มบ่นว่าทำไม่ได้ มันยาก ต้องรอเจ้าตัวมาแก้ ทีนี้เราก็พยายามทำให้มันมีที่มาที่ไปเยอะขึ้น จากที่รวบคำตอยอยู่ในคอลัมภ์ถัดไปด้วยสูตรเดียว(คือก็ไม่ได้ยากนะ เพราะตัวเองก็ไม่ได้เก่งมากเท่าไหร่) จึงเปลี่ยนมาแบบว่า เพิ่มคอลัมภ์ คำตอบที่ 1 ก่อน แล้วค่อยไปทำต่อคำตอบที่2 คอลัมภ์ถัดไป ซึ่งโดยส่วนตัวเราว่า มันรก โดยจำเป็นอ่ะค่ะ

ผลลัพท์ คือ ::: มันรกจริงๆด้วย เพื่อนๆบอก ข้อมูลอะไรไม่รู้เยอะแยะ

วิธีแก้ที่ 2 ::: อ่ะ ok รกใช่มั้ย เราเลยจัดการ กรุ๊ป Row กรุ๊ฟ คอลัมภ์ ที่ไม่จำเป็นเอาไว้ ที่มัน จะ กด + เพื่อ ซ่อน กด - เพื่อขยาย อ่ะ นึกออกเนาะ

ผลลัพท์คือ ::: User งง ใช้ไม่เป็น รกตา หาไม่เจอ

ต่อมา เมื่อต้องข้อมูลอีกเลยกลายเป็นต้องเป็นเราทำ ซึ่งที่จริง ก็เป็นหน้าที่โดยหลักอยู่แล้ว

จุด Peak มันอยู่ที่ ณ วันนึง นายต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปจากฐานเดิมที่ทำโดยที่ต้องเปลี่ยนตัวแปร จึงจะได้ผลลัพท์ ที่ต้องการ
แต่.....แต่....แต่ๆ ๆ ๆ ปรากฏว่าช้าไป ไม่ทันใจ นายสั่งให้ใช้วิธีพิมพ์ลงไปเลย อยากได้ค่าเท่าไหร่ แบบไหน พิมพ์ล้วนๆ ทับสูตรลงไปเลย

เราเลยถามว่า Ok ทีนี้ แล้ว ให้เราทำอะไรต่อ มีไรให้เพิ่มเติมอีกมั้ย

นายตอบว่า ไม่เอาไรแล้ว ไฟล์คุณมันใช้งานไม่ได้ คนอื่นทำต่อไม่ได้ จะใช้งานก็ไม่ได้ ไม่มีประโยชน์ ......และอะไรอีกยาวววววววววเลย

เราก็สตั๊นไปแหละ จากที่ไม่เคยรู้อะไร เรื่อง excel หรือการคำนวน รายได้ กำไร ขาดทุน หรือ bussiness plan inventory production เราอุตส่าห์เรียนรู้ และพยายามทำให้ได้ทุกอย่าง เวลาผ่านมา ตั้ง สิบกว่าปี จนก้าวมาถึงจุดนี้ เพราะแต่ก่อน ถามอะไรก็ได้คำตอบหมด แม้ว่าจะไม่ใช่งานในหน้าที่ ขอแค่มี Raw data มา เราก็ทำสรุปให้ได้ ในพริบตา

มาวันนี้ เราท้อมาก เราเองไม่เก่งพอ หรือมีเวลาพอที่จะทำฟอร์ม ที่ให้ User ทำงานง่ายๆ เรายังได้ทำ vba เพื่อให้ User แค่กรอก แล้ว enter เราไม่ได้เก่งขนาดนั้น แต่ก็ทำอยู่

แต่มาวันนี้คือ เราจะทำ สูตร ทำไฟล์ เพื่อทำงานเร็วๆไปเพื่ออะไร ในเมื่อ คนใช้ผลลัพท์ ไม่สนที่มาที่ไป อยู่ๆ อยากได้อะไร ก็ลบสูตรไปเลย หรือ เราทำเช็คความถูกต้องไว้ เพื่อนๆก็บอกว่ายากมาก

ใครมีแนวคิด หรือคำแนะนำ ในงานเมื่อเจอเรื่องราวแบบนี้บ้างมั้ยคะ อย่างน้อย ก็แนะนำการทำใจหน่อย ตอนนี้ รู้สึก fail มากเลย T^T

[snasui]

ขอบคุณที่มาระบายให้เพื่อนสมาชิกได้อ่านครับ

ก่อนอื่นสิ่งที่ได้จากการบรรยายหรือระบายความเครียด

• หายอึดอัด
• ได้รับความความเห็นของเพื่อน ๆ ในกรณีเดียวกัน
• ได้ทราบแนวทางการจัดการกับปัญหาที่เราเป็น
• ได้ทำใจยอมรับกับสิ่งที่เป็นและหาทางปรับให้เป็นสิ่งที่ควรจะเป็นหากทำได้
• ฯลฯ

ความจริงของการทำงานกับ Excel เพื่อลดเวลาและช่วยให้เกิดความถูกต้อง นำข้อมูลไปใช้ทันเวลา หากเรียงลำดับประโยชน์จากน้อยไปหามากในการกระทำเพื่อให้ถึงเป้าหมายดังกล่าวจะเป็นตามด้านล่างซึ่งเป็นการเรียงลำดับหลัก ๆ ครับ

1. คีย์ลงไปตรง ๆ
2. ใช้สูตร ใช้เครื่องมือการสรุปข้อมูลต่าง ๆ เช่น PivotTable
3. เขียนโปรแกรม

ปัจจุบันคุณ kchn_deaw อยู่ที่ข้อ 2 และ 3 ถือว่าเป็นแนวทางที่ถูกต้องและเป็นการพัฒนาการทำงานที่ควรจะเป็น หากเกิดการเปลี่ยนแปลงตัวแปร เพียงแค่กรอกตัวแปรนั้นจะได้คำตอบมาทันทีโดยใช้เวลาอันน้อยนิด

สมมุติว่างานที่ทำใช้สูตรเป็นหลัก

กรณีเป็นงานที่ซับซ้อน มีขั้นตอนคำนวณมากมาย อาจจะต้องวาดผังการการทำงานไว้ด้วยว่าข้อมูลวิ่งจากไหนไปไหน ปลายทางอยู่ที่ใด เพื่อให้ผู้อื่นสามารถเข้าใจได้ง่าย แต่การทำเช่นนี้ย่อมเสียเวลาไม่น้อยครับ

หากมีการวาดทางเดินข้อมูล มีคู่มืออธิบายประกอบเรียบร้อยแล้ว ผู้ที่จะทำงานแทนเราในบางโอกาสจะสามารถเข้าใจภาพใหญ่ ๆ ได้เร็วขึ้น แต่ในเรื่องของการแก้ไขสูตรจะอยู่ที่ความรู้ความสามารถของผู้นั้น หากว่าไม่เคยเรียนรู้แม้สูตรง่าย ๆ ก็ไม่สามารถจะเขียนได้ ตรงจุดนี้เป็นสิ่งที่เพื่อนร่วมงานควรจะพัฒนาความสามารถของตนเองขึ้นมาด้วย แม้ว่าเราจะพยายามเขียนสูตรให้ง่ายเพียงใดก็ตาม หากเพื่อนร่วมงานไม่มีความรู้เลยย่อมไม่สามารถแก้ไขได้ ปรากฎการณ์นี้ไม่ใช่ความผิดของผู้สร้างไฟล์ที่ไม่ยอมคีย์ข้อมูลลงไปตรง ๆ แทนการใช้สูตรแต่อย่างใดครับ

ขอให้ทราบว่าการใช้สูตรในการทำงานกับ Excel นั้นเป็นแนวทางการทำงานที่ถูกต้อง เพราะ Excel คือโปรแกรมการคำนวณ สร้างมาเพื่อการนั้น เป็นการใช้เครื่องมือที่ถูกต้องตามที่ควรจะเป็น การใช้ข้อมูลซ้ำโดยการกรอกข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงไปตรง ๆ แทนการใช้สูตรดึงข้อมูลมาแสดงไม่ใช่แนวทางที่ฉลาดแน่นอน ไม่เช่นนั้นไม่จำเป็นต้องมีฟอรัมนี้ครับ

การที่ผู้อื่นทำงานต่อจากเราไม่ได้และสูตรที่เขียนไม่ได้มีความซับซ้อนสูงจนยากที่จะเข้าใจ อาจจะต้องกลับไปทบทวนเรื่องคู่มือ เรื่องคำอธิบายการใช้งาน หรือหากว่าผู้ร่วมงานของเราขาดทักษะที่จะเรียนรู้วิธีการทำงานด้วยสูตรก็เป็นหน้าที่ขององค์กรที่จะต้องจัดให้มีการเข้าอบรมพนักงานแต่ไม่ใช่มากล่าวโทษผู้ที่พัฒนางานให้เป็นอัตโนมัติว่าทำให้เกิดความยุ่งยาก เพราะความยุ่งยากนั้นเกิดจากความไม่รู้ในสิ่งที่ควรรู้ของผู้นั้นเองครับ

[parakorn]

หัวหน้างานที่ไม่รู้จัก Nature ของลูกน้องตัวเอง มักจะใช้ดะ และไม่สนใจความคิดเห็นของคนอื่นหรอกครับ เอาวิธีการของตนเองเป็นที่ตั้ง แล้วคอยบังคับให้คนอื่นทำงาน ผมเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้เช่นกันครับ ผลคือ ทำฟอร์มไว้สองแบบครับ แบบแรกมีสูตรเต็มไปหมด เอาไว้ใช้เองครับ แบบที่สอง แมนนวลล้วนๆครับ เอาไว้ให้คนอื่นต่องานวันที่เราไม่อยู่ เอาหน้าตาแบบที่คนต่องานสบายใจเลยครับ แบบไปนั่งถามข้างๆอยู่หลายชั่วโมง หลังจากนั้นไม่เกินอาทิตย์ครับ เพื่อนร่วมงานคนนั้นเริ่มทนไม่ไหว ถามหาแบบฟอร์มอัตโนมัติที่เราเคยใช้ครับ เดาสิครับผมตอบว่าอะไร แล้วยิ่งถ้าวันไหนหัวหน้างานบี้ๆมานะครับ บันเทิงครับ อ้างไม่ได้ดวยว่าไม่เข้าใจแบบฟอร์มผม

[kchn_deaw]

ขอบคุณมากค่ะ อาจารย์
และก็เป็นตามที่ คุณparakorn แจ้งด้วยเหมือนกัน คือเคยโกรธ จนทำแบบ 2 อันไว้ พอให้คนอื่นทำเราก็เอาตารางฟอร์มกรอกเปล่าๆสูตรน้อยๆให้ ทำ

พอจะส่ง ให้เรามาทำต่อเพราะที่ต้องการในหน้าสรุปและแดชบอร์ดไม่เปลี่ยน

ทีนี้เหมือนกรรมตามทัน กลายเป็นต้องมานั่งงม ของคนอื่นว่า กรอกไม่ครบจุดไหน กรอกผิด ค่าไม่ขึ้น ช้าไปอี๊ก
เลยต้อง copy มาทำที่ตารางตัวเอง
ทำงานซ้ำซ้อน

ทุกวันนี้ อยู่ในช่วง งอนกันอยู่ นายใช้คนอื่นทำ แล้วเรานั่งอยู่ด้วยแหละทำข้อมูลเบื้องหลัง ได้,ลัพธ์เท่าไหร่ ก็บอกเค้าไป เพื่อนก็เอาไปกรอก นายเห็นภาพรวม เออไม่สวย เอาใหม่ๆ ลอง ประบตัวนั้นลง ซิ เอาตัวนี้เพิ่มหน่อย
เอาแล้ว นั่งรอวนไป เพราะปรับนานปรับทีมันแก้หลายจุด

เราก็สงสารนะ คือวิธีง่ายกว่านี้ ไม่ทำ มาทรมานคนไม่เคยทำให้มานั่งแก้


ว้า จะไม่บ่นแล้ว กำลังฝึกวางเฉยอยู่ 555 ขอโทษค่า

[Safervion]

นี่แค่เรื่องบ่น แต่ทำให้คนอื่นได้ผลประโยชน์ที่ดี สามารถต่อยอดไปได้ และ มีการอธิบายถึงคำแนะนำต่างๆได้อย่างยอดเยี่ยม จากอาจารย์หลายๆท่าน

[norkaz]

บ่นแล้วแก่เร็ว.......
แต่ถ้าอึดอัดแล้วไม่บ่น แก่เร็วกว่า......: )

ลุงไม่บ่นยังแก่เลย 5 5
Norkaz