มีข้อมูลแบบนี้ ควรเก็บเป็นฐานข้อมูลยังไงดีครับ

[sdmania]

สวัสดีครับ ผมเป็นระดับมือใหม่ครับ เข้าเรื่องนะครับ ผมเพิ่งมาทำงานบริษัทลิซซิ่งแห่งหนึ่งครับ มีข้อมูลเก่า excel 2003
เก็บข้อมูลลูกค้าประมาณ 900ราย เก็บข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ ทะเบียน เงินต้น ค่างวดในแต่ละเดือน

ขั้นตอนการทำงาน ลูกค้ามักโทรมาขอทราบค่าปรับ(ซึ่งยังใช้คนคำนวณเนื่องจาก มีการยืดหยุ่นให้ลูกค้าสูง แต่ไมได้คิดค่าปรับเป็นรายวันครับ ให้ปัดค่าปรับเป็นครั้งเอา) จากนั้นพนักงานก็เดินมาค้นแฟ้มข้อมูล(แฟ้มกระดาษที่เป็นกายภาพครับ )ที่ตู้เหล็ก และก็นั่งคำนวณว่าลูกค้า ค้างค่างวดกี่งวด คิดค่าปรับ ค่างวดสามารถจ่ายไม่เต็มงวดได้ และหลักเกณฑ์การคิดค่าปรับ เยอะมากกกกกกกกก แล้วค่อยโทรกลับไปบอกลูกค้าครับผม


ผมอยากทำให้excel 2003(ตัวอื่นไม่ได้ครับ พนักงานรุ่นพี่งงกับตัวใหม่ครับ) สามารถคำนวณค่าปรับ แต่ทีนี้ ข้อมูลของเดิม บันทึกไว้ในexcel ด้วย worksheetนึงเป็นข้อมูลลูกค้า เก็บไว้8คอลัมภ์(ไม่มีการระบุงวดที่ค้างจ่าย) แล้วใช้การเชื่อมโยงด้วย vlookup ข้าม worksheet เอาครับ อย่างเช่น ฝ่ายต้อนรับ ก็สร้างworksheetใหม่ ฝ่ายสินเชื่อก็สร้างworksheetใหม่ แต่ไม่ข้ามworkbook แล้วsave ไว้เพียงไฟล์เดียว แต่ถ้าฝ่ายไหนจะดึงไปใช้ก็ใช้การshare file เอาครับ

ผมเลยมาถามผู้รู้ก่อนครับ ผมวางแผนว่า จะทำข้อมูลใหม่ โดยเก็บข้อมูลลูกค้า1คน แต่เก็บรายละเอียดค่างวดแต่ละคนซึ่งคนมีค่างวดสูงสุดมีได้ถึง 60 งวด(รถยนต์) น้อยสุด 12งวด(พวกมอเตอร์ไซค์) เก็บไว้worksheetเดียว แต่ต่อคอลัมภ์ยาวออกไป แล้วจัดเก็บให้เป็น ฐานข้อมูลของexcel ไม่ได้จัดเก็บในรูปแบบaccessนะครับแล้วทำlinkdataเรียกมาใช้ มันจะดีกว่าการทำเชื่อมโยงผ่านworksheetไหมครับ ที่ผมต้องเก็บข้อมูลค่างวดในแต่ละงวด เพื่อว่าเวลามีลูกค้างค่างวด ก็จะสามารถดึงมาคำนวณค่าปรับ และเป็นการบันทึกประวัติไปในตัวว่า ลูกค้าคนนี้มีการค้าง
ค่างวดบ่อยแค่ไหนนะครับ แผนผมควรปรับปรุง หรือควรเปลี่ยนแผนไหมครับ เพราะว่าผมอยากให้ย่นระยะเวลารับคำถามลูกค้าแล้วต้องเดินมาหากระดาษข้อมูล นั่งคำนวณแล้วค่อยโทรกลับน่ะครับ

[snasui]

ควรเริ่มแผนการเก็บข้อมูลให้เป็น Database ได้เลยครับ ดีกว่าการแยกเก็บข้อมูลเดียวกันไว้หลาย ๆ Sheet หากทำเป็น Database จะง่ายต่อการจัดการกว่ามากครับ สามารถใช้เครื่องมือมาช่วยได้มากไม่ว่าจะใช้ฟังก์ชั่นหรือใช้ PivotTable ในการสรุปข้อมูลตามที่ต้องการ

หากได้ลองทำเป็น Database ติดปัญหาตรงส่วนไหนสามารถถามมาได้เรื่อย ๆ ครับ

[sdmania]

งั้นผมคงรบกวนอาจารย์ยาวๆละครับ ขอฝากเนื้อฝากด้วด้วยนะครับ

[sdmania]

ถามว่า ถ้าเก็บโดยใช้ excel เป็นฐานข้อมูล (เผื่อวันใดผมออก จะได้อธิบายให้รุ่นพี่ เข้ามาสานต่อโดยง่าย) ผมควรตั้งวิธีเก็บยังไงครับอาจารย์ เช่น ลูกค้า1คน มีรหัสหลัก(ที่ไม่มีวันซ้ำกับรหัสลูกค้ารายอื่น) ชื่อ-สกุล ที่อยู่ ป้ายทะเบียนรถ เงินต้น vat อัตราดอกเบี้ย กำหนดวันชำระ

จะถามว่า ตรงวันที่ลูกค้ามาชำระหรือโอนเงินมา กับค่างวดที่ลูกมาจ่าย(ทั้งเต็มงวดและไม่เต็มงวด) ผมควรเก็บยังไงดีครับ เพื่อที่จะดูหรือดึงข้อมูลลูกค้าเพื่อทราบว่า ค้างมากี่งวด และต้องทำสมการเช็คว่าเมื่อลูกค้าค้าง 2 งวดขึ้นไปต้องขึ้นข้อความแจ้งเตือนพนักงาน
มันจะเกินความสามารถexcel2003 ไหมครับ

[snasui]

คร่าว ๆ ก็น่าจะเป็นเช่นนี้ครับ

1. เราสามารถเก็บข้อมูลหลักลูกค้าไว้อีก 1 Sheet ครับถือเป็นทะเบียนลูกค้า อาจจะมี รหัสลูกค้า ชื่อ ที่อยู่ ป้ายทะเบียน เงินต้น จำนวนงวด ผ่อนชำระ/งวด Vat ฯลฯ

2. สำหรับตารางถัดมาอีก 1 Sheet เป็นรายการค้าระหว่างเรากับลูกค้า อาจจะมีข้อมูลวันที่ผ่อน งวดที่ผ่อน จำนวนเงิน และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการผ่อนชำระแต่ละงวด

เราสามารถสรุปข้อมูลจากตารางที่สองออกมาเป็นรายงานได้ว่าลูกค้าผ่อนทุกงวดหรือไม่ ขาดงวดใด ผ่อนมาแล้วเท่าไร ฯลฯ สามารถนำข้อมูลนี้ไปออกหนังสือแจ้งลูกค้าก็ได้ครับ

ตารางที่ 2 สามารถดึงข้อมูลจากตารางแรกมาแสดงตามที่จำเป็นได้ด้วยคีย์ใด ๆ เช่นรหัสลูกค้าเป็นต้น

[sdmania]

กับข้อแนะนำด้านบนที่อาจารย์แนะนำมา อาจารย์พอจะมีภาพประกอบได้บ้างไหมครับ เอาตัวอย่างง่ายๆครับ
หรือจะให้ผมยกตัวอย่างน่ะครับ เดี๋ยวผมต้องไปนั่งคิดตัวอย่างก่อนครับ เกรงว่าข้อมูลบางตัว ไม่ควรเปิดเผยต่อที่สาธารณะ(เกรงว่าเดี๋ยวบอร์ด กับบริษัทจะมามีปัญหาเนื่องจากผมน่ะครับ)
เอ่อ อยากให้อาจารย์ช่วยแนะนำผมไปหาหนังสืออ่านเพื่อเตรียมตัวเรื่องนี้ด้วยครับเน้นมือใหม่เลยครับ เอาแบบว่ามือใหม่อ่านแล้วเข้าใจง่ายครับผม

[snasui]

สามารถทำตัวอย่างมาได้เลยครับ ไม่ควรนำข้อมูลจริงมาใช้ เพื่อน ๆ ที่เข้ามาถาม-ตอบก็ใช้วิธีนั้นครับ เพียงแต่ข้อมูลที่ทำมาเป็นตัวอย่างนั้นใช้เป็นตัวแทนของงานที่ทำอยู่จริงได้

ลองศึกษาจากตัวอย่างที่เพื่อน ๆ เข้ามาถามได้จากที่นี่ครับ

http://www.snasui.com/viewtopic.php?f=3&t=252&start=0
http://www.snasui.com/viewtopic.php?f=3&t=183

อันนี้ผม Search ข้อมูลในฟอรัมนี้ที่มีคำว่า Database จาก Google ลองศึกษาดูครับ
http://www.google.co.th/search?q=databa ... art=0&sa=N

[godman]

ผมได้ออกอากาศด้วย แฮะ 555

[sdmania]

รบกวนอาจารย์ ช่วยสอนตั้งแต่ นำข้อมูลใน excel2003 เข้าเป็นdatabase ครับผม

อันนี้ผมลอกเค้ามาเด๊ะๆจากหนังสือเลยครับ ผมทำตามแล้วไม่เข้าใจอะครับ
"วิธีการนี้ก็มีขั้นตอนง่ายๆ ก็คือ มีข้อมูลเก็บไว้ใน Excel ชื่อ ExcelData แล้วตั้งชื่อฐานข้อมูลเป็น CISDATA แล้วปิดไฟล์ ExcelData เมื่อจะใช้ก็ให้เปิดไฟล์ใหม่ แล้วดึงEdcelDAta เข้ามาเป็นฐานข้อมูล จากนั้นให้บันทึกไฟล์ไว้เป็นชื่อ ExcelLinkData เมื่อไหร่ก็ตามที่มีการแก้ไขข้อมูลใน ExcelData ข้อมูลนั้นก็จะมาแก้ไขในExcelLinkData ให้อัตโนมัติ โดยการคลิกปุ่มในรีเฟรช ดังนี้(ผมไม่มีแสกน เลยไม่ได้โพสต์รูปครับ)"

ครับไม่เข้าใจตั้งแต่ตั้งชื่อฐานข้อมูล อะครับสั่งตรงไหนครับ แล้วตอนดึงExcelDataเข้ามาเป็นฐานข้อมูล ทำยังไงครับ
ช่วยสอนในโหมดเมนูภาษาไทยด้วยนะครับ หรือสอนให้ตั้งหน้าเมนูเป็นภาษาอังกฤษทำยังไงครับ

[snasui]

วิธีการตามหนังสือเป็นการ Import Data เข้ามาตรง ๆ ครับ ถ้าคนเขียนไม่แม่นก็อาจจะเขียนไม่ถูก

การ Import ข้อมูลเข้ามานั้น ข้อมูลต้นแหล่งเป็น Database อยู่ก่อนแล้วครับ ถ้าไม่เป็น Database ก็สามารถ Import ได้ แต่นำมาใช้งานลำบากเหมือนเดิม การ Import สามาถทำดังนี้สำหรับ Excel 2003

1. เข้าเมนู Data > Import External Data > Import Data > เลือกไฟล์ > ทำตามขั้นตอน เนื่องจากสามารถเลือกไฟล์ได้หลาย ๆ อย่าง ขั้นตอนการทำงานไม่เหมือนกันทั้งหมดแต่ไม่ต่างกันมาก

2. หากข้อมูลต้นทางเปลี่ยนแปลงแค่คลิกขวาแล้วเลือก Refresh ในไฟล์ของเรา

แต่สิ่งที่คุณ sdmania กำลังทำ เป็นการเริ่มสร้าง Database โดยที่ยังไม่มี Database อยู่ก่อน อาจจะมีข้อมูลอยู่ก่อนแล้ว ดังนั้น วิธีการทำ Database จึงไม่น่าจะเหมือนกัน วิธีการที่เร็วที่สุด ทำตัวอย่างข้อมูลที่สามารถเป็นตัวแทนข้อมูลจริงได้มาถาม โดยไม่จำเป็นต้องนำข้อมูลจริงมาครับ