ตัวอย่างการดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่จะนำเสนอต่อไปนี้เป็นการใช้ VBA ในการจัดการ ซึ่งเป็นหนึ่งในหลาย ๆ วิธีครับ โดยมีฐานข้อมูลพนักงานอยู่ที่ชีท Database ส่วนชีท Report จะเป็นการดึงรายชื่อของพนักงานมาแสดงตามแผนกที่เลือกในเซลล์ E2 ของชีท Report

หลังจากนำข้อมูลมาวางแล้วก็กำหนดให้จัดรูปแบบให้ด้วยเพื่อให้มีความสวยงามน่าใช้งาน โดยทำการจัดรูปแบบเฉพาะช่วงที่มีข้อมูลเท่านั้น ดูภาพ Database และ Report ตามด้านล่างครับ

ภาพตัวอย่างฐานข้อมูลพนักงาน

ภาพตัวอย่าง Report ที่ต้องการ

ภาพแสดงตัวอย่างการทำงาน

โดยใช้ Code VBA ดังต่อไปนี้

 Code ด้านล่างวางไว้ที่ชีท Report

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Target.Address = "$E$2" And Target <> "" Then
        ShowEmp
    ElseIf Target.Address = "$E$2" And Target = "" Then
        MsgBox "Please select data."
    End If
End Sub

 Code ด้านล่างวางที่ Module ปกติ

Option Explicit
Option Base 1

Sub ShowEmp()
    Dim a() As Variant, lng As Long
    Dim r As Range, rAll As Range
    Dim rt As Range, rl As Long
    Application.EnableEvents = False
    Application.ScreenUpdating = False
    rl = Rows.Count
    With Worksheets("Database")
        Set rAll = .Range("F2", .Range("F" & rl).End(xlUp))
    End With
    For Each r In rAll
        If r = Worksheets("Report").Range("E2") Then
            lng = lng + 1
            ReDim Preserve a(5, lng)
            a(1, lng) = lng
            a(2, lng) = r.Offset(0, -5)
            a(3, lng) = r.Offset(0, -4)
            a(4, lng) = r.Offset(0, -3)
            a(5, lng) = r.Offset(0, -2)
        End If
    Next r
    If lng > 0 Then
        With Worksheets("Report")
            Set rt = .Range("A5", .Range("E" & lng - 1 + 5))
            .Range("A5", .Range("A" & rl).End(xlUp).Offset(0, 4)).ClearContents
            .Range("A5:E5").Copy
            rt.PasteSpecial xlPasteFormats
            rt = Application.Transpose(a)
            .Range("B5", .Range("B" & rl).End(xlUp)).NumberFormat = "000000"
            .Range(.Range("A4").End(xlDown).Offset(1, 0), .Range("E" & rl)).Clear
            .Range("E2").Activate
        End With
    Else
        MsgBox "Data not found."
    End If
    Application.EnableEvents = True
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

ซึ่งมีหลักการทำงานสำคัญ ๆ ดังนี้

1. นำเซลล์ E2 ในชีท Report ไปเปรียบเทียบกับค่าในคอลัมน์ F ของชีท Database
2. ค่าที่ตรงกันจะเก็บไว้ใน Array
3. นำ Array มาวางที่ชีท Report
4. จัดรูปแบบให้กับรายงานที่ได้

นอกจากการใช้ Array เข้ามาช่วยแล้ว ทางเลือกอื่นในการเขียน Code เช่น สามารถเลือกเขียน Code ให้ทำ Advanced Filter แล้วเลือกเฉพาะข้อมูลที่ต้องการมาแสดงเช่นนี้เป็นต้นครับ