วิธีการอ่านฟังก์ชั่น Excel

การอ่านคำอธิบายไวยากรณ์ของฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน Help หรือในเว็บ Microsoft ผู้อ่านต้องทำความเข้าใจถึงส่วนประกอบต่าง ๆ ของฟังก์ชั่นนั้นว่ามีหน้าที่อะไร มีได้กี่ส่วนประกอบ ส่วนประกอบใดจำเป็นต้องมี ส่วนประกอบใดที่สามารถจะละเอาไว้ได้คือไม่จำเป็นต้องใส่ส่วนประกอบนั้นฟังก์ชั่นก็ยังสามารถทำงานได้

ตัวอย่างไวยากรณ์

SUMIF(range, criteria, [sum_range])

สิ่งที่ต้องทราบก่อนอื่นใดคือ ส่วนประกอบใดก็ตามที่อยู่ในเครื่องหมายก้ามปู [] อย่างเช่นด้านบนคือ [sum_range] หมายถึง ส่วนประกอบนี้เป็น Option หรือเป็นส่วนประกอบที่สามารถละไว้ได้

ส่วนประกอบใดที่ไม่อยู่ในเครื่องหมายก้ามปู คือส่วนประกอบหลักที่จำเป็นต้องมี จะละไว้ไม่ได้ หากละไว้จะไม่สามารถ Enter ให้รับสูตรได้

คำอธิบายวิธีการใช้งานของ Microsoft จึงมุ่งไปที่ส่วนประกอบหลักเป็นสำคัญ

จากไวยากรณ์ SUMIF(range, criteria, [sum_range])

แปลว่าให้รวมยอด range ตามเงื่อนไขที่กำหนด ดังนั้น range จึง “จำเป็น” ต้องเป็นตัวเลขเท่านั้น จะเป็นอย่างอื่นไม่ได้ นอกจากนี้จะต้องเป็นช่วงเซลล์ จะระบุช่วงเซลล์ลงไปตรง ๆ หรือผ่านการใช้ Range Name ก็ย่อมได้ แต่หากเป็นข้อความหรือเซลล์ว่างจะถูกละไว้

เงื่อนไขสามารถเขียนได้หลายแบบ ยกตัวอย่างเช่น

=Sumif(A1:A10,">10")

แปลว่าให้รวมยอดเซลล์ A1:A10 เฉพาะค่าที่มากกว่า 10

=Sumif(A1:A10,"<=20")

แปลว่าให้รวมยอดเซลล์ A1:A10 เฉพาะค่าที่น้อยกว่าหรือเท่ากับ 20

ด้านบนนี้เป็นการอธิบายส่วนประกอบหลักและเป็นการอธิบายที่ถูกต้อง

กรณีใช้ Option 

จากฟังก์ชั่นด้านบนคือใช้ [sum_range] ในการทำงานจริง มักจะใช้ Option ของ Sumif ด้วยเสมอ และเมื่อนำ Option มาใช้ ความหมายของ Sumif จะเปลี่ยนไป โดยแทนที่ range “จำเป็น” ต้องเป็นตัวเลขเท่านั้น ภาระนี้ถูกผลักไปให้ [sum_range] แทน นั่นคือ [sum_range] จะต้องเป็นตัวเลขเท่านั้น (ส่วน range จะเป็นอะไรก็ได้ “ไม่จำเป็น” ต้องเป็นตัวเลข)

การใช้งาน Sumif แบบมี Option ด้วยความเคยชิน อาจจะทำให้เข้าใจไปว่า Sumif จะต้องมีส่วนประกอบ 3 ส่วนประกอบเสมอ ซึ่งเป็นการเข้าใจที่ไม่ถูกต้อง

หรือไปจำใจความที่ Microsoft อธิบายว่า range จะต้องเป็นตัวเลขเสมอโดยไม่อ่านให้ครบถ้วนทุกใจความสำคัญ ก็จะทำให้เข้าใจไม่ถูกต้องได้เช่นกัน

ยกตัวการใช้งาน Sumif แบบมี Option เช่น

=Sumif(A1:A10,"OK",B1:B10)

แปลว่าหาก A1:A10 มีค่าเป็น “OK” ให้รวมยอดในช่วง B1:B10 มาแสดง ส่วนที่เป็น Option คือ B1:B10 รับภาระที่จะต้องเป็นตัวเลขเท่านั้น ไม่เช่นนั้นไม่สามารถรวมยอดได้

 

กรณีมีปัญหาการใช้งาน Excel and VBA สามารถสอบถามได้ที่ snasui.com