Snasui Excel Forum

ต้องขอโทษที่ถามเยอะนะคะ เพราะงานด่วนมาก เป็นโรงแรมค่ะ แต่พอดีโปรแกรมสำเร็จรูปล่มทั้งระบบน่ะค่ะ จึงอยากทำไฟล์ excel มาใช้งานชั่วคราวค่ะ ขอถามคำถามเป็นข้อๆ นะคะ

1. จะสามารถให้เครื่องคอมฯ สองเครื่องใช้ไฟล์เดียวกัน และกำหนดหน้าที่ต่างกันได้หรือไม่
front มีหน้าที่ใส่ข้อมูล แต่ห้ามแก้ไข
cashier ให้ลบข้อมูลที่ front สร้างขึ้นได้

2. กรณี front สามารถสร้าง sheet หรือ อะไรก็ได้ให้กรอกข้อมูล แล้วเอาข้อมูล ไปรวมในอีก sheet หรือไม่ เพื่อให้จะได้นำค่าที่ได้ทำเป็นฟอร์มอย่างอื่น

3. วิธีการล๊อคสูตรที่คำนวณแล้วไม่ให้แก้ไข

4. ต้องการเฉพาะค่าวันที่

5. สามารถให้เครื่องป้อนวันเวลาปัจจุบันอัตโนมัติ เมื่อ cursor ผ่าน cell นั้นๆ ได้หรือไม่ โดยไม่เปลี่ยนแปลงเป็นวันเวลาใหม่เมื่อเปิดไฟล์ใหม่

รบกวนหน่อยนะคะ ขอบคุณค่ะ

ตอบตามที่ถามนะครับ

1. สามารถใช้งานพร้อมกันได้ถึง 255 คนในคราวเดียว แต่ต้องทำการ Share File เอาไว้ นอกจากนี้ต้อง Share Folder เพื่อให้แก้ไขไฟล์ใน Folder นั้นได้ด้วย

การกำหนดว่าคีย์แล้วห้ามแก้สามารถเขียน VBA กำกับเพื่อป้องกันไฟล์ และเราสามารถให้สิทธิ์ Cashier ทราบ Password และแก้ไขได้

2. Form ควรสร้างไว้ให้ล่วงหน้าเพื่อให้กรอกข้อมูล กรอกเสร็จแล้วเมื่อกดปุ่มบันทึก ข้อมูลก็จะถูกบันทึกลงฐานข้อมูล การทำอย่างนี้ก็ต้องใช้ VBA

แต่หากบอกว่าให้ Front สร้างฟอร์มแบบไหนก็ได้สร้างที่ชีทไหนก็ได้ หรือนั่นคือรูปแบบ Form ไม่ตายตัว แล้วค่อยนำข้อมูลไปบันทึกในฐานข้อมูล อย่างนี้จะไม่ง่ายคงเป็น Project ใหญ่ครับ

3. การ Lock สูตรหรือค่าอื่น ๆ ก็แค่การ Protect (ป้องกัน) ธรรมดา แต่ถ้าจำเพาะลงไปว่าให้ดูว่าสูตรคำนวณแล้ว จะต้องบอกให้โปรแกรมทราบด้วยครับว่าเทียบกับอะไรถึงจะรู้ว่าคำนวณแล้วหรือยังไม่คำนวณ

4. ไม่แค่เฉพาะวันที่ ต้องการเฉพาะค่าอะไรก็ได้ทั้งนั้นครับ สามารถกำหนดให้ Excel รับค่าใด ๆ ตามเงื่อนไขได้

5. การป้อนวันที่อัตโนมัติเมื่อ Cursor ผ่านเซลล์ก็ทำได้ คือ คลิกแล้วเกิดค่าวันที่ขึ้นมาให้เลย

ที่ถามทั้งหมดเพียงต้องการทราบว่าทำได้หรือไม่ได้ใช่ไหมครับ ถ้าต้องการทราบว่าทำอย่างไร ต้องส่งไฟล์ตัวอย่าง ระบุมาให้ครบว่าต้องการจะทำอย่างไรที่ไฟล์ไหน ชีทไหน เซลล์ไหน และต้องการผลอย่างไรใน ไฟล์ไหน ชีทไหน เซลล์ไหน เป็นต้น

และปกติในการทำงานจริงแม้จะแยกเป็นหลายไฟล์ ในการสอบถามปัญหาควรรวบมาอยู่ที่ไฟล์เดียวและแยกเป็นแต่ละชีท เพื่อให้ง่ายต่อการอ้างอิง และทดสอบครับ

อาจารย์ตอบเร็วมา แต่ขออภัยที่มาตอบช้าค่ะ เน็ตมีปัญหานิดหน่อยน่ะค่ะ เดี๋ยวขออนุญาตไปสร้างไฟล์ตัวอย่างและจะมารบกวนอาจารย์อีกครั้งนะคะ

อาจารย์คะ

ได้ทำตัวอย่างข้อมูลมาแล้วค่ะ ในไฟล์จะมีคำอธิบายเป็นภาษาอังกฤษสั้นๆ (กลัวมีปัญหาเรื่องฟ้อนต์ไทย เพราะใช้แมคน่ะค่ะ) ด้วยความรู้น้อยนิด ในบาง cell ได้ทดลองใส่สูตรไว้แล้ว รบกวนตรวจความถูกต้องและขอเพิ่มเติมตามนี้ค่ะ

ขั้นตอนคร่าวๆ (หากอาจารย์มีวิธีที่เหมาะสม กรุณาแนะนำนะคะ)
1. Front มีหน้าที่กรอกข้อมูลใต้แถบสีชมพูอย่างเดียว แก้ไขราคาและวัน check-out ไม่ได้ โดยวันที่และเวลาที่ check-in เป็นเวลา ณ ตอนนั้น

2. Cashier สามารถแก้ไขราคาและวัน check-out ได้ และเพิ่มเติมข้อมูลใต้แถบสีเขียวได้ เพื่อที่จะนำข้อมูล (เหนือแถบสีเหลือง) ไปพิมพ์บิล

3. การพิมพ์บิล เราจะเลือกเฉพาะรายการที่ต้องการพิมพ์ไปลงใน sheet "raw data" และ link ไปใน sheet "folio" (แบบฟอร์ม) เพื่อพิมพ์อีกครั้ง โดยอ้างอิง =sheet... ถูกต้องมั๊ยคะ

4. รายงานประจำวัน มี 2 ชุด 1. แสดงรายละเอียดทั้งหมด และ 2. แสดงเฉพาะห้องที่จะ check-out ใช้ auto filter ปกติมั๊ยคะ

5. บาง column ที่มีข้อมูลให้เลือก 4-5 รายการ จะทำเป็น drop down menu ยังงัย

6. บาง column ที่มีตัวเลือกแค่ YES or NO จะทำเป็น check box ได้มั๊ย หรือ ใส่แค่ค่า Y หรือ N ก็ได้ (default = N)
6.1 กรณีแขก check-out (ค่า = Y) แล้วจะสามารถกำหนดให้ "ลบ" และ "ย้าย" ข้อมูลนั้นไปไว้ใน file ใดได้หรือไม่ เพื่อเก็บเป็นข้อมูล

7. กำหนดข้อมูลในเซลล์ห้ามเป็น blank

----

อาจมีเพิ่มเติมอีกหน่อย แต่ตอนนี้คิดได้เท่านี้ค่ะ รบกวนอาจารย์ช่วยพิจารณานะคะ

ขอบพระคุณค่ะ

ค่อย ๆ ทำไปนะครับ

สำหรับข้อ 1 Front มีหน้าที่กรอกข้อมูลใต้แถบสีชมพูอย่างเดียว แก้ไขราคาและวัน check-out ไม่ได้ โดยวันที่และเวลาที่ check-in เป็นเวลา ณ ตอนนั้น

จะขอแยกเป็น 3 ตอนนะครับ

ตอนแรก เป็นการดำเนินการของ Front ซึ่งจะอนุญาตให้กรอกเฉพาะบางพื้นที่ เราสามารถใช้การ Protect เข้ามาช่วยสำหรับงานนี้ครับ แต่ก่อนที่จะ Protect เราจะต้องปลด Locked เซลล์ ที่จะให้ Front แก้ไขได้เสียก่อนครับ โดยให้ทำดังนี้ครับ

1. คลุมพื้นที่ที่ให้ Front แก้ไขได้
2. คลิกขวา > เลือก Format Cells
3. ที่แถบ Protection > ให้ทำการปลดเครื่องหมายที่ Lock > OK

ตอนที่สอง จะเป็นการอนุญาตให้ Cashier แก้ไขได้ ลักษณะนี้จะเป็นการอนุญาตให้ทำงานเฉพาะพื้นที่ครับ การอนุญาตให้ทำงานเฉพาะพื้นที่ทำดังนี้ครับ

1. เข้าเมนู Tools > Protection > Allow Users to Edit Ranges > New
2. ตรง Title: ให้เขียนชื่อใด ๆ ที่ต้องการ > ตรง Refer to cells: เลือกพื้นที่ที่อนุญาตให้แก้ไขได้ ถ้าพื้นที่ไม่ติดกันให้กดแป้น Ctrl+คลิกเลือกพื้นที่
3. กรอก Password ที่ต้องการ Password นี้จะต้องบอกให้ Cashier ทราบ > OK > OK

ตอนที่สาม เป็นการป้องกัน Worksheet ให้เข้าเมนู Tools > Protection > Protect Sheet > กรอก Password > กรอกซ้ำอีกครั้ง

ลองทำมาเท่านี้ก่อนครับ หากทำได้แล้วจะได้ทำเพิ่มในส่วนที่เหลือต่อไปครับ

ลองทำได้ขั้นตอนเดียวค่ะ เพราะเมนูไม่เหมือนกันกับ pc ยังงัยพรุ่งนี้จะลอง protection อีกครั้งค่ะ ขอบคุณค่ะ

ตอนนี้ user 2 คน share ไฟล์เดียวกันอยู่ค่ะ ใครเปิดก่อนจะสามารถ edit ได้ ใครเปิดหลังจะเป็น read only และ หากมีการแก้ไขและ save จะให้สร้างสำเนาใหม่ ... เราจะทำให้ update ตามที่ทั้ง 2 users แก้ได้มั๊ย (front เพิ่มและลบข้อมูลในแนว row แต่ cashier เพิ่มรายการใน column ของลูกค้าคนที่ได้คีย์เก็บไว้แล้ว)

การจะให้ใช้ได้หลายคนจะต้องทำการ Share Folder และ Share File ไว้ด้วยครับ สำหรับการ Share File ดูได้จากที่นี่ครับ http://www.snasui.com/viewtopic.php?p=5020#p5020 ส่วนการ Share Folder ต้องกำหนดให้แก้ไขไฟล์ใน Folder ได้ ดูภาพการกำหนดตามด้านล่างครับ

ตอนนี้ได้ทำการ lock รหัสและ share ข้อมูลเรียบร้อยแล้วค่ะ

หากต้องการให้มีจอแสดงข้อความเตือนเวลาต้องการลบทั้งแถว ทำอย่างไรคะ

ได้ทำการ protection share workbook แล้ว แต่ต้องการกำหนดให้ผู้ใช้แก้ไขช่วง แต่เลือกเมนูนั้นไม่ได้ค่ะ ทำอะไรผิดไปคะ

ต้องกำหนดให้มีการแก้ไขช่วงเซลล์ก่อนที่จะทำการ Protect Worksheet ครับ หากไปทำการ Protect ไว้ก่อน จะไม่มีเมนูให้เลือกเพื่อทำการอนุญาตให้แก้ไขเป็นช่วงข้อมูลครับ

แก้ไขไม่ได้เลยหรือคะ

อะไรแก้ไม่ได้ครับ การป้องกันต้องทำตามลำดับที่ผมบอกไปครับ หาก Protect Worksheet ไว้ก่อนแล้วย่ิอมที่จะแก้ไขเซลล์ที่ป้องกันไว้แล้วไม่ได้ การป้องกันเป็นพื้นที่จะต้องทำก่อนการป้องกันทั้่งแผ่นงานครับ ถ้าต้องการจะป้องกันพื้นที่ก่อน ก็ต้องยกเลิกการป้องกันทั้งแผ่นงานเสียก่อน โดยเข้าเมนู Tools > Protection > Unprotect Sheet จากนั้นกำหนดค่าให้แก้ไขได้เฉพาะพื้นที่ เมื่อเสร็จแล้วค่อย เข้าเมนู Data > Protection > Protect Sheet เพื่อ Protect ไว้เหมือนเดิมครับ

กำลังจะส่งตัวอย่างให้อาจารย์ช่วยนะคะ รบกวนนะคะ

ไฟล์ใหญ่กว่า 1MB ค่ะ ส่งไม่ได้

ให้ทำไฟล์ตัวอย่างขึ้นมาครับ ไม่ควรใช้ข้อมูลจริง แต่ตัวอย่างต้องเป็นตัวแทนของข้อมูลจริงได้นะครับ เมื่อนำข้อมูลจริงมาวางสามารถจะใช้งานได้เลย หากมีขนาดใหญ่กว่า 1 เมกก็ให้ Zip ก่อนแล้วค่อยแนบเข้ามาในกระทู้ครับ

ลบข้อมูลแล้ว compress เหลือ 1.2MB อยู่ดีอ่ะค่ะ

ส่งมาก่อนหน้าแรกนะคะ

ส่งงานที่ทำมาแล้วครับ ผมเปิดดูแล้วพบว่ายังไม่ได้ Share ไม่ได้ Protect ไว้แต่อย่างใดครับ

** ขออภัยที่รบกวนนะคะ

sheet ที่ส่งไปนั้นมีแต่ข้อมูลตัวอย่างที่ใช้งานปัจจุบันค่ะ

การ set protection ทำได้แล้วค่ะ (แต่ไม่ใช่ใน sheet ตัวอย่างนี้)
Tab ทั้งหมดในไฟล์จริง
- Check-in = sheet ที่ใช้งานปัจจุบัน
front ป้อนข้อมูลใต้แถบเขียว, cashier ป้อนข้อมูลใต้แถบชมพู
ปัจจุบันให้ cashier mark เครื่องหมาย ให้ front ทราบว่าแขก check-out ไปแล้ว
เพื่อให้ front ลบไปเก็บใน tab check-out ทำให้มีข้อความเตือนเมื่อต้องการลบทั้งแถวได้หรือไม่
ใน field ที่มีข้อมูลซ้ำๆ เดิม สามารถทำเป็น drop down menu ได้หรือไม่
ใน field ที่ต้องการ set ค่า default ของข้อมูลเป็นค่าใดๆ ทำอย่างไรคะ

- Summary = รายงานสรุปประจำวัน
- Check-out = เก็บข้อมูลที่ลบจาก sheet check-in
- To print data = เอาข้อมูลในหน้า check-out ที่มีรายละเอียด TM มาเพื่อ print รร.4
- รร.4 = แบบฟอร์มที่ต้องส่งราชการทุกวัน
- Folio = เอาข้อมูลการชำระเงินมาพิมพ์บิล

ช่วยทำการ Protect ที่เข้าใจมาในไฟล์ตัวอย่างก่อนนะครับ ผมจะได้ทราบว่าที่ทำนั้นใช้ได้หรือไม่ได้ จะได้แนะนำต่อไปในสิ่งที่ถามมาครับ