Tag Archives: Sort

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

กรณีที่มีข้อมูลเรียงต่อเนื่องกันไปลงด้านล่างแล้วต้องการจะแทรกบรรทัดว่างระหว่างแต่ละบรรทัดของข้อมูล โดยเลือกที่จะกำหนดได้ว่าจะให้แทรกกี่บรรทัด นอกจากจะใช้สูตรและ VBA แล้ว เราสามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงเข้ามาช่วยได้ครับ

การเรียงตัวอักษรในเซลล์

สำหรับการเรียงตัวอักษรไม่ว่าจะเรียงไปทางบรรทัดหรือทางคอลัมน์ก็สามารถทำได้ด้วยฟังก์ชั่นการ Sort ตามปกติ แต่หากต้องการเรียงค่าในเซลล์ซึ่งมีการคีย์ข้อมูลโดยคั่นด้วยเครื่องหมายต่าง ๆ แล้วต้องการจะให้เรียงจากน้อยไปหามาก หรือจากมากไปหาน้อยนั้น เราไม่สามารถที่จะใช้ฟังก์ชั่นการ Sort ตามปกติที่โปรแกรมมีมาให้

เมื่อคีย์ข้อมูลแล้วให้ย้ายข้อมูลไปแสดงผลต่อจากข้อมูลด้านบน

ปกติการคีย์ข้อมูลแล้วให้นำข้อมูลไปวางใน Database นั้นดูเป็นเรื่องปกติและสามารถทำได้ด้วย VBA ครับ แต่ที่จะนำเสนอต่อไปนี้เป็นการคีย์ข้อมูลลงในฐานข้อมูลแล้วให้โปรแกรมทำการเรียงข้อมูลให้ใหม่ซึ่งออกจะแปลกไปสักหน่อย โดยให้เซลล์ที่เพิ่งคีย์ไปนั้นย้ายไปต่อท้าย

เทคนิคการจัดเรียงข้อมูลภายในกลุ่มโดยมีข้อมูลหลาย ๆ กลุ่ม

กรณีมีข้อมูลแยกเป็นกลุ่ม ๆ แต่ละกลุ่มมีจำนวนข้อมูลเท่ากัน หากต้องการเรียงข้อมูลภายในแต่ละกลุ่มตามข้อมูลหลักก็สามารถใช้สูตรมาช่วยได้ครับ ยกตัวอย่างเช่น บรรทัดที่ 1-5 เป็นกลุ่มที่ 1 บรรทัดที่ 6-10 เป็นกลุ่มที่ 2 บรรทัดที่ 11-15 เป็นกลุ่มที่ 3 ซึ่งข้อมูลในแต่ล่ะกลุ่มไม่ได้จัดเรียง

เทคนิคการจัดเรียงข้อมูลเป็นชุด ๆ

การเรียงลำดับข้อมูลใหม่ โดยแต่ละรายการอยู่ต่างชุดกันแต่อยู่ตำแหน่งเดียวกันของแต่ละชุด สามารถนำมาจัดเรียงใหม่โดยให้ตำแหน่งเดียวกันของแต่ละชุดมาเรียงต่อกันได้ไม่ยากครับ การเรียงลำดับข้อมูลโดยวิธีดังกล่าว จำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่นเพื่อให้ลำดับข้อมูลใหม่ ดูภาพตัวอย่างและวิธีการตามด้านล่างครับ

การจัดเรียงข้อมูลที่กระจัดกระจายไว้ในคอลัมน์เดียว (VBA)

การจัดเรียงข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่หลายคอลัมน์ให้มาเรียงในคอลัมน์เดียว นั้น ดูเหมือนว่าหากใช้ VBA ค่อนข้างจะสะดวกกว่าการใช้สูตรครับ ตัวอย่างตามด้านล่างจะเป็นการจัดเรียงข้อมูลที่อยู่ตั้งแต่คอลัมน์ B เป็นต้นไปมาเรียงใหม่ในคอลัมน์ A โดยเรียงเป็นชุดข้อมูล

เทคนิคการเรียงข้อมูลตามสี

ปกติการจัดเรียงข้อมูลใน Excel 2003 ไม่สามารถเรียงตามสีเพื่อให้ข้อมูลสีเดียวกันอยู่ในกลุ่มเดียวกันได้ การทำเช่นนั้นจะต้องใช้เทคนิคเข้ามาช่วยครับ เทคนิคดังกล่าวเป็นการใช้ Excel 4 Macro Function ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นที่ใช้ร่วมกับการกำหนดชื่อให้กับเซลล์หรือช่วงเซลล์ ไม่ได้เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้แบบปกติ

การกรองให้เรียงลำดับโดยไม่คำนึงถึงเครื่องหมาย

สำหรับงานบัญชีที่ต้องมีการกระทบยอดเพื่อล้างบัญชีมักจะมีความยุ่งยากและเสียเวลาในการจับคู่ เนื่องจากจำนวนที่เป็นค่าบวกและค่าลบเมื่อกรองออกมาแล้วจะถูกจัดเรียงแยกต่างหากจากกัน การกรองโดยปกติสามารถกรองค่าน้อยไปหามาก หรือค่ามากไปหาน้อย หรือแม้จะสามารถกรองตามเงื่อนไขได้