การนำข้อมูลมาแสดงตามจำนวนรายการที่กำหนดโดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการ

การนำข้อมูลมาแสดงตามจำนวนรายการที่กำหนดโดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการ

กรณีฐานข้อมูลมีรายการจำนวนมากและเราต้องการนำมาแสดงเฉพาะจำนวนบรรทัดที่ต้องการ เฉพาะหน้าที่ต้องการเพื่อที่ว่าปริมาณข้อมูลจะได้ไม่มากเกินไป เหมาะกับการประยุกต์ใช้ในการนำข้อมูลมาลงแบบฟอร์มต่าง ๆ เหมาะแก่การดูหรือเพื่อการพิมพ์ เราสามารถประยุกต์ใช้ Scroll Bar มาช่วยในการทำงานลักษณะนี้ได้ More »

การรวมข้อมูลหลายชีตด้วย Wildcard

การรวมข้อมูลหลายชีตด้วย Wildcard

ในการรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ชีต โดยมีชีตหลักเพื่อไว้สรุปข้อมูลจากชีตย่อย ๆ นั้น หากชีตที่ต้องการรวมข้อมูลอยู่ติดกัน สามารถทำได้โดยเลือกเซลล์ที่ต้องการใช้แสดงผลรวมในชีตหลัก คีย์สูตร =Sum( คลิกแถบชีตแรกที่ต้องการวมข้อมูล กดแป้น Shift ค้างไว้ คลิกเลือกแถบชีตสุดท้ายที่ต้องการรวมข้อมูล More »

การเลือกข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ

การเลือกข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ

นการนำข้อมูลจากแหล่งใด ๆ มาแสดงตามเงื่อนไขนั้นสามารถทำได้หลายวิธี เช่น Advanced Filter, Array Fomulas, PivotTable, Consolidation หรือ เขียนโปรแกรมด้วย VBA ซึ่งจากที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นการกระทำโดยไม่ต้องเพิ่มคอลัมน์ช่วยที่ฐานข้อมูลแต่อย่างใด ลักษณะเช่นนี้เป็นแนวทางการทำงานกับฐานข้อมูลที่ควรจะเป็น More »

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

กรณีที่มีข้อมูลเรียงต่อเนื่องกันไปลงด้านล่างแล้วต้องการจะแทรกบรรทัดว่างระหว่างแต่ละบรรทัดของข้อมูล โดยเลือกที่จะกำหนดได้ว่าจะให้แทรกกี่บรรทัด นอกจากจะใช้สูตรและ VBA แล้ว เราสามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงเข้ามาช่วยได้ครับ More »

ทิปการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Microsoft Excel

ทิปการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Microsoft Excel

Link ไปข้างหน้าหรือหลังดีกว่ากัน หลีกเลี่ยงการ Link ไปข้างหน้า เช่นใช้ A1 ทำการ Link ไป Z1000 อาจจะเกิดการคำนวณที่ช้าลงหากมีสูตรที่หลากหลายจำนวนมากเนื่องจาก Excel จะปรับลำดับการคำนวณ ทำให้เกิดการรอผลการคำนวณจากสูตรอื่น ๆ More »

 

สาเหตุที่ Excel ไม่คำนวณผลลัพธ์

เป็นปัญหาที่พบกันบ่อย ๆ ครับว่าเมื่อ Copy สูตรมาแล้วโปรแกรมไม่แสดงผลที่ถูกต้อง คือแสดงผลลัพธ์ที่เหมือนกันกับเซลล์ที่เรา Copy มา ซึ่งที่จริงแล้วควรแสดงผลต่างกันที่เป็นเช่นนี้นั้นมี 2 สาเหตุหลักครับ สาเหตุแรกเนื่องจากเราไปกำหนดให้เป็นการคำนวณแบบ Manual อาจจะโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม

การกำหนดให้อ้างอิงตำแหน่งเดิมแม้มีการย้ายเซลล์ต้นทาง แทรกคอลัมน์หรือแทรกบรรทัด

ปกติหากมีการ Link เอาค่าในเซลล์ใด ๆ มาใช้ เมื่อเราทำการย้ายเซลล์ต้นทาง สูตรของเราที่เซลล์ปลายทางจะทำการเปลี่ยนแปลงให้อัตโนมัติ ยกตัวอย่างเช่นที่ B1 คีย์สูตร =A1 หากเราย้าย A1 ซึ่งเป็นเซลล์ต้นทางไปยังเซลล์ E1

การใช้ Vlookup

ฟังก์ชั่น Vlookup เป็นฟังก์ชั่นหนึ่งที่ใช้บ่อยมาก แต่ผู้ที่ใช้ส่วนมากก็ยังไม่เข้าใจว่าทำงานอย่างไร อ่านใน Help แล้วก็ยังไม่เคลียร์ เมื่อเกิดปัญหาก็เลยไม่สามารถแก้ไขได้ มาดูส่วนประกอบหรือไวยากรณ์ของ Vlookup กันก่อนครับ Vlookup มีไวยากรณ์ดังนี้ Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

การหาค่าสุดท้ายที่ไม่เป็นค่าว่างที่ได้จากสูตร

กรณีค่าหาค่าสุดท้าย สามารถดูได้ที่ การหาค่าสุดท้าย ซึ่งมีทั้งหาค่าสุดท้ายที่เป็นตัวเลข, เป็นอักขระ

การวางข้อมูลโดยไม่ให้ช่องว่างไปทับเซลล์ที่มีข้อมูล

 การ Copy แล้ววางข้อมูลมีหลาย Option ให้เลือกไม่ว่าจะวางแบบค่า วางเฉพาะรูปแบบ หรือวางแบบภาพ ฯลฯ ซึ่งช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นมาก การวางอีกรูปแบบหนึ่งที่น่าสนใจคือ การวางแบบไม่นำเซลล์ว่างไปทับเซลล์ที่มีข้อมูล นั่นหมายความว่า เราทำการ Copy ข้อมูลจากที่ใดที่หนึ่ง

ความเก่งกาจของฟังก์ชั่น Offset

 ถ้าเราไปยืนที่ใดที่หนึ่งแล้วสามารถจะหันได้รอบทิศ ย่อมเป็นที่พอใจและน่ายินดีมากกว่าจะหันไปได้แค่ ซ้าย ขวาและมองไปข้างหน้าใช่ไหมครับ การที่จะหันไปได้รอบทิศของเรา ถ้าเปรียบกับฟังก์ชั่น เห็นจะมีฟังก็ชั่นเดียวคือ Offset เพราะสามารถหาข้อมูลได้ทุกทิศรอบตัวเอง นี่คือความสามารถอันสุดยอด

เพราะเหตุใดนำ 5.5 หักด้วย 5.4 แล้วไม่ได้เท่ากับ 0.1

อาจจะยังไม่มีใครสงสัยในกรณีนี้เพราะไม่ได้สังเกต ที่จริงแล้วมีตัวเลขมากมายจนไม่สามารถระบุได้หมดครับที่นำมาหักลบกลบกันแล้วไม่เท่ากับที่ควรเป็น เช่น 10.9-10.8 แล้วไม่เท่ากับ 0.1 5.5-5.4 แล้วไม่เท่ากับ 0.1 4.3-4.2 แล้วไม่เท่ากับ 0.1 ฯลฯ ทดสอบได้อย่างไรว่าไม่เท่ากัน

การใช้ฟังก์ชั่น And และ Or

 เมื่อกล่าวถึงฟังก์ชั่น And และ ฟังก์ชั่น Or หลายคนอาจจะยังไม่ค่อยคุ้นสักเท่าไร และสงสัยว่าใช้ทำอะไรได้บ้าง ใช้เมื่อใด ซึ่งที่จริงแล้วฟังก์ชั่น And และฟังก์ชั่น Or มีประโยชน์มากมายสำหรับการหาค่าใด ๆ โดยมีเงื่อนไขหลายเงื่อนไข โดยเฉพาะใช้ร่วมกับฟังก์ชั่น If ฟังก์ชั่น And อยู่ในประเภทฟังก์ชั่น ตรรกะ

สูตรที่แสดงค่าผิดพลาดเมื่อปิดไฟล์

 กรณีที่เราทำงานกับไฟล์ซึ่งมีการเชื่อมโยงกับไฟล์อื่น หากปิดไฟล์ต้นแหล่งไปแล้ว ทำไมสูตรที่เราเขียนไว้เกิดค่าผิดพลาดขึ้น เช่นติด #Ref! หรือ #Value! ที่เป็นเช่นนี้เนื่องจากว่าเป็นข้อจำกัดของ Excel ในบางฟังก์ชั่นที่ไม่สามารถใช้กับไฟล์ที่ปิดอยู่ได้ครับ ฟังก์ชั่นดังกล่าวได้แก่ Sumif Sumifs

การตัดข้อความออกเป็นหลายบรรทัด

 Excel มีความสามารถประการสำคัญที่มักไม่ค่อยได้ใช้งาน อาจจะเป็นเพราะไม่รู้ว่า Excel สามารถทำได้ คือ การตัดข้อมูลที่กรอกมาในเซลล์เดียวหลาย ๆ อักขระ ออกเป็นหลายบรรทัด ซึ่งข้อมูลที่มีกรอกมาในเซลล์เดียวหลายอักขระนั้น ปกติแล้วจะเป็นการ Copy มาจากแหล่งอื่นเช่นจาก Webboard เป็นต้น

การกรองให้เรียงลำดับโดยไม่คำนึงถึงเครื่องหมาย

สำหรับงานบัญชีที่ต้องมีการกระทบยอดเพื่อล้างบัญชีมักจะมีความยุ่งยากและเสียเวลาในการจับคู่ เนื่องจากจำนวนที่เป็นค่าบวกและค่าลบเมื่อกรองออกมาแล้วจะถูกจัดเรียงแยกต่างหากจากกัน การกรองโดยปกติสามารถกรองค่าน้อยไปหามาก หรือค่ามากไปหาน้อย หรือแม้จะสามารถกรองตามเงื่อนไขได้

เทคนิคการ Preview เฉพาะหน้าที่ต้องการ

 กรณีที่มีงานจำนวนหลายหน้า และหากต้องการ Preview ดูก่อนที่จะ Print งาน โปรแกรม Excel จะเริ่ม Preview ให้ตั้งแต่หน้าแรกเสมอ ในบางโอกาสเราต้องการดูหน้าอื่น ๆ ที่ไม่ใช่หน้าแรก หากกดปุ่ม Preview ก็จะต้องกดปุ่ม Next ไปเรื่อย ๆ จนถึงหน้าที่ต้องการ ยกตัวอย่างเช่นต้องการดูเฉพาะหน้า 50 ก็จะต้องการกด Next