การนำข้อมูลมาแสดงตามจำนวนรายการที่กำหนดโดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการ

การนำข้อมูลมาแสดงตามจำนวนรายการที่กำหนดโดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการ

กรณีฐานข้อมูลมีรายการจำนวนมากและเราต้องการนำมาแสดงเฉพาะจำนวนบรรทัดที่ต้องการ เฉพาะหน้าที่ต้องการเพื่อที่ว่าปริมาณข้อมูลจะได้ไม่มากเกินไป เหมาะกับการประยุกต์ใช้ในการนำข้อมูลมาลงแบบฟอร์มต่าง ๆ เหมาะแก่การดูหรือเพื่อการพิมพ์ เราสามารถประยุกต์ใช้ Scroll Bar มาช่วยในการทำงานลักษณะนี้ได้ More »

การรวมข้อมูลหลายชีตด้วย Wildcard

การรวมข้อมูลหลายชีตด้วย Wildcard

ในการรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ชีต โดยมีชีตหลักเพื่อไว้สรุปข้อมูลจากชีตย่อย ๆ นั้น หากชีตที่ต้องการรวมข้อมูลอยู่ติดกัน สามารถทำได้โดยเลือกเซลล์ที่ต้องการใช้แสดงผลรวมในชีตหลัก คีย์สูตร =Sum( คลิกแถบชีตแรกที่ต้องการวมข้อมูล กดแป้น Shift ค้างไว้ คลิกเลือกแถบชีตสุดท้ายที่ต้องการรวมข้อมูล More »

การเลือกข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ

การเลือกข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ

นการนำข้อมูลจากแหล่งใด ๆ มาแสดงตามเงื่อนไขนั้นสามารถทำได้หลายวิธี เช่น Advanced Filter, Array Fomulas, PivotTable, Consolidation หรือ เขียนโปรแกรมด้วย VBA ซึ่งจากที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นการกระทำโดยไม่ต้องเพิ่มคอลัมน์ช่วยที่ฐานข้อมูลแต่อย่างใด ลักษณะเช่นนี้เป็นแนวทางการทำงานกับฐานข้อมูลที่ควรจะเป็น More »

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

กรณีที่มีข้อมูลเรียงต่อเนื่องกันไปลงด้านล่างแล้วต้องการจะแทรกบรรทัดว่างระหว่างแต่ละบรรทัดของข้อมูล โดยเลือกที่จะกำหนดได้ว่าจะให้แทรกกี่บรรทัด นอกจากจะใช้สูตรและ VBA แล้ว เราสามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงเข้ามาช่วยได้ครับ More »

ทิปการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Microsoft Excel

ทิปการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Microsoft Excel

Link ไปข้างหน้าหรือหลังดีกว่ากัน หลีกเลี่ยงการ Link ไปข้างหน้า เช่นใช้ A1 ทำการ Link ไป Z1000 อาจจะเกิดการคำนวณที่ช้าลงหากมีสูตรที่หลากหลายจำนวนมากเนื่องจาก Excel จะปรับลำดับการคำนวณ ทำให้เกิดการรอผลการคำนวณจากสูตรอื่น ๆ More »

 

การนำข้อมูลจากหลาย Sheet มาต่อกันใน Sheet เดียว

 ปัญหาหนึ่งสำหรับการทำรายงานคือข้อมูลแยกกันอยู่หลายชีตแทนที่จะเรียงต่อกันในชีตเดียว ทำให้เกิดความยุ่งยากลำบากในการใช้สูตรสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงาน ในกรณีที่ข้อมูลมีรูปแบบเหมือนกันแต่แต่แยกเป็นหลาย Sheet และต้องการนำมาต่อกันเป็นฐานข้อมูลใน Sheet เดียวกันนั้น สามารถใช้สูตรทำได้ครับ แต่อาจจะมีวิธีการหลายขั้นตอน ดังจะแสดงตามด้านล่าง

การตัดข้อความกรณีที่คำนำหน้านามติดกับชื่อ

กรณีที่คำนำหน้านามไม่ติดกับชื่อ สามารถใช้ Excel จัดการได้ง่าย ๆ ครับไม่ว่าจะด้วยสูตรหรือใช้ Text to columns แต่หากเมื่อใดที่คำนำหน้านามมีความหลากหลายทั้งยังอยู่ติดกับชื่อแล้ว การจัดการจะยุ่งยากขึ้นครับ ตามตัวอย่างนี้จะแสดงวิธีการหนึ่งที่จะแยกคำนำหน้านาม

การใช้สูตรสุ่มข้อมูลเป็นชุด ๆ โดยกำหนดได้ว่าให้ไม่ซ้ำกันภายในชุด

Select data with conditions

เหตุการณ์ของการสุ่มอย่างที่ว่านี้คือ สุ่มออกมาเป็นชุด ๆ โดยให้ข้อมูลไม่ซ้ำกันภายในชุดนั้นใช้ในกรณีไหนบ้าง ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดก็เรื่องของการจัดกลุ่มแข่งขันกีฬาสีครับ เป็นที่น่าดีใจว่า Excel เองสามารถที่จะสุ่มเช่นนี้ด้วยสูตรได้เหมือนกัน โดยไม่ต้องพึ่งพา VBA

การสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลที่แบ่งเป็นช่วง ๆ

 โดยปกติแล้วฐานข้อมูลที่ควรจะเป็นนั้น ข้อมูลจะต้องเรียงติดกันจากบนลงล่าง ไม่มีบรรทัดว่าง ไม่มีค่าใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวกับฐานข้อมูลอยู่ด้านข้างและด้านล่างของฐานข้อมูล เพื่อที่จะนำความสามารถที่มีเช่น PivotTable มาสรุปเป็นรายงานได้อย่างง่าย ๆ

การคำนวณจากพื้นที่แบบสามเหลี่ยม

การคำนวณที่คิดว่ายาก ไม่น่าจะเป็นไปได้ อย่างเช่นกรณีที่คำนวณหาข้อมูลในพื้นที่สามเหลี่ยมนั้น ขอบอกว่า Excel สามารถทำได้สบายมากครับ แต่สูตรค่อนข้างจะซับซ้อน สูตรที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้เป็นสูตรที่ผมใช้ตอบปัญหาเมื่อ เม.ย. 2550 การหาข้อมูลในพื้นที่สามเหลี่ยมใช้ประโยชน์ในการใดได้บ้าง ขอยกตัวอย่างง่าย ๆ

เมนูด่วน-เกี่ยวกับการแสดงผลใน Excel 2003

 การกำหนดค่าตัวอักษรตั้งต้นให้กับ Excel ไปที่เมนู Tools คลิก Options คลิกแถบ General คลิก StandardFont เลือกตัวอักษรที่ต้องการ คลิก Size เพื่อกำหนดขนาดตัวอักษรที่ต้องการ การกำหนดรูปแบบให้กับตัวอักษร เลือกหรือคลุมเลือกพื้นที่เซลล์ที่ต้องการกำหนดรูปแบบ เลือกใสสี ตีเส้น กำหนดขนาด ฯลฯ

เมนูด่วน-การกำหนดค่า Workbook ใน Excel 2003

การให้ชื่อกับ Sheet คลิกขวาที่ Sheet ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ เลือกเมนู Rename คีย์ชื่อที่ต้องการแล้วกดแป้น Enter การกำหนดค่าเริ่มต้นให้กับจำนวน Sheet ในการสร้างไฟล์ใหม่ ไปที่เมนู Tools คลิกเลือก Options ที่หน้าต่าง Option เลือกแถบ General ในกล่อง Sheets In New Workbook คีย์จำนวนที่ต้อง

เมนูด่วน-เกี่ยวกับการคำนวณใน Excel 2003

การให้ชื่อกับช่วงข้อมูล เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการให้ชื่อ คลิกช่อง Name box (ช่องซ้ายสุดบนบรรทัด Formula bar) กรอกชื่อตามต้องการแล้ว Enter โดยมีหลักการตั้งตั้งชื่อดังนี้ ชื่อต้องนำหน้าด้วยตัวอักษร ไม่ควรมีอักษระพิเศษ ต้องไม่เว้นวรรคถ้าต้องการวรรคให้ใช้เครื่องหมาย _ เชื่อม การใช้ชื่อฟิลด์เป็นชื่อข้อมูล

เมนูด่วน-เรื่องทั่ว ๆ ไปเกียวกับ Excel 2003

การเปิดไฟล์สามารถทำได้ดังนี้ ไปที่ StandardToolbar คลิกปุ่ม Open ไปที่เมนู File เลือกเมนูย่อย Open กดแป้น Ctrl+O การ Save ไฟล์สามารถทำได้ดังนี้ ไปที่ Standard Toolbar คลิกปุ่ม Save ไปที่เมนู File> เลือกเมนูย่อย Save กดแป้น Ctrl+S การ Save ไฟล์เป็นต่าง Format ต่างตำแหน่งที่ตั้ง

เทคนิคการทำไฟเขียวไฟแดงเพื่อนำเสนอข้อมูลใน Excel 2003

ในการนำเสนอรายงานด้วย Excel 2003 ให้ดูน่าสนใจ นอกจากจะนำเสนอด้วยกราฟและรูปแบบตัวเลขแล้ว การทำไฟเขียวไฟแดงเพื่อการวิเคราะห์ผลต่างจะทำให้ผู้วิเคราะห์ง่ายต่อการ สังเกต ทั้งผู้ที่ใช้รายงานก็ง่ายต่อการอ่านรายงานนั้นเช่นกัน วิธีการทำไฟเขียวไฟแดง

สาเหตุที่ไม่สามารถแทรกแถวหรือคอลัมน์ได้

ปรากฏการณ์อันน่าตระหนกตกใจอย่างยิ่งเมื่อไฟล์ที่เรากำลังทำงานไม่สามารถที่จะแทรกแถวหรือคอลัมน์ได้อีก แต่เราจำอย่างยิ่งอีกเช่นกันที่จะต้องแทรกแถวหรือคอลัมน์ การที่แทรกแถวหรือคอลัมน์ไม่ได้อีกเกิดจากเซลล์บางเซลล์ในแถวหรือคอลัมน์สุดท้ายของแผ่นงานมีอักขระ

เทคนิคการเรียงข้อมูลตามสี

ปกติการจัดเรียงข้อมูลใน Excel 2003 ไม่สามารถเรียงตามสีเพื่อให้ข้อมูลสีเดียวกันอยู่ในกลุ่มเดียวกันได้ การทำเช่นนั้นจะต้องใช้เทคนิคเข้ามาช่วยครับ เทคนิคดังกล่าวเป็นการใช้ Excel 4 Macro Function ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นที่ใช้ร่วมกับการกำหนดชื่อให้กับเซลล์หรือช่วงเซลล์ ไม่ได้เป็นฟังก์ชั่นที่ใช้แบบปกติ