Category Archives: Tips and Tricks

ทิปการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Microsoft Excel

Link ไปข้างหน้าหรือหลังดีกว่ากัน หลีกเลี่ยงการ Link ไปข้างหน้า เช่นใช้ A1 ทำการ Link ไป Z1000 อาจจะเกิดการคำนวณที่ช้าลงหากมีสูตรที่หลากหลายจำนวนมากเนื่องจาก Excel จะปรับลำดับการคำนวณ ทำให้เกิดการรอผลการคำนวณจากสูตรอื่น ๆ

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

กรณีที่มีข้อมูลเรียงต่อเนื่องกันไปลงด้านล่างแล้วต้องการจะแทรกบรรทัดว่างระหว่างแต่ละบรรทัดของข้อมูล โดยเลือกที่จะกำหนดได้ว่าจะให้แทรกกี่บรรทัด นอกจากจะใช้สูตรและ VBA แล้ว เราสามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงเข้ามาช่วยได้ครับ

การรวมข้อมูลหลายชีตด้วย Wildcard

ในการรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ชีต โดยมีชีตหลักเพื่อไว้สรุปข้อมูลจากชีตย่อย ๆ นั้น หากชีตที่ต้องการรวมข้อมูลอยู่ติดกัน สามารถทำได้โดย

การเลือกข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ

ในการนำข้อมูลจากแหล่งใด ๆ มาแสดงตามเงื่อนไขนั้นสามารถทำได้หลายวิธี เช่น Advanced Filter, Array Fomulas, PivotTable, Consolidation หรือ เขียนโปรแกรมด้วย VBA ซึ่งจากที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นการกระทำโดยไม่ต้องเพิ่มคอลัมน์ช่วยที่ฐานข้อมูลแต่อย่างใด ลักษณะเช่นนี้เป็นแนวทางการทำงานกับฐานข้อมูลที่ควรจะเป็น

การนำข้อมูลมาแสดงตามจำนวนรายการที่กำหนดโดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการ

กรณีฐานข้อมูลมีรายการจำนวนมากและเราต้องการนำมาแสดงเฉพาะจำนวนบรรทัดที่ต้องการ เฉพาะหน้าที่ต้องการเพื่อที่ว่าปริมาณข้อมูลจะได้ไม่มากเกินไป เหมาะกับการประยุกต์ใช้ในการนำข้อมูลมาลงแบบฟอร์มต่าง ๆ เหมาะแก่การดูหรือเพื่อการพิมพ์ เรา

เปิดไฟล์เดียวแต่กลับขึ้นมา 2 ไฟล์

ในบางครั้งเราพบเปิดไฟล์ Excel 1 ไฟล์แต่กลับเห็นเป็น 2 ทั้ง ๆ ที่เป็นงานเดียวกันเมื่อ save หรือเปลี่ยนแปลงกับอีกไฟล์อีกไฟล์ก็เป็นด้วย เลยไม่รู้ว่าไปกดถูกที่ไหน เช่น ไฟล์ราคาซื้อ 1 จะเปิดมาเป็น ราคาซื้อ 1:1 และ ราคาซื้อ 1:2 ภาพประกอบการแสดงหมายเลขต่อท้ายชื่อไฟล์ จากกรณีดังกล่าวแสดงว่าไปกดเมนู View

การเปรียบเทียบค่า True, False กับ 1, 0

สำหรับท่านที่ใช้งาน Excel มาสักระยะจะพบว่า True เปรียบได้กับเลข 1 และ False เปรียบได้กับเลข 0 หากเราคีย์ในเซลล์ใด ๆ เป็น =True+0 ผลลัพธ์จะได้ 1 =False+0 ผลลัพธ์จะได้ 0 จากด้านบนเป็นการยืนยันว่า True กับ 1 และ False กับ 0 สามารถเทียบเคียงกันได้ สำหรับ True, False

การ Run ตัวเลขแบบเว้นบรรทัดใน Excel

การ Run ตัวเลขให้ต่อเนื่องกันไปโดยไม่เว้นบรรทัดนั้นสามารถทำได้หลายวิธี หนึ่งในนั้นคือคีย์ตัวเลขเริ่มต้นแล้วนำเมาส์ไปชี้ที่มุมขวาล่างของเซลล์ (จนปรากฎเครื่องหมาย +) จากนั้นคลิกขวาค้างแล้วลากไปทิศที่ต้องการ เมื่อปล่อยเมาส์จะมี Option ให้เลือกว่าต้องการจะทำสิ่งใด

เทคนิคการ Copy เซลล์ใด ๆ ไปวางในพื้นที่ขนาดใหญ่อย่างรวดเร็ว

การ Copy เซลล์ใด ๆ แล้วนำไปวางในพื้นที่ขนาดใหญ่ที่เกินกว่า 1 หน้าจออาจจะทำให้เกิดความยุุ่งยากลำบากและเสียเวลา การทำงานลักษณะนี้เราสามารถใช้เทคนิคเข้ามาช่วยได้ครับ ยกตัวอย่างเช่น Copy เซลล์ B2 ไปวางยังช่วงเซลล์ B5:B35000 สามารถทำดังนี้ครับ

คำแนะนำการใช้งาน Excel สำหรับผู้เริ่มต้น

โปรแกรม Microsoft Excel นับเป็นโปรแกรมที่มีความสามารถสูงและยืดหยุ่นต่อการใช้งานเป็นอย่างมาก ไม่ว่าผู้เริ่มต้นหรือผู้เชี่ยวชาญในระดับใด ๆ ก็ตามก็สามารถใช้ประโยชน์จาก Microsoft Excel ได้ทั้งสิ้น ไม่ว่างานเล็ก ๆ เช่นเก็บข้อมูลส่วนตัว หรืองานใหญ่ ๆ ที่สำคัญ ๆ

กลับเครื่องหมายลบด้านหลังตัวเลขให้มาอยู่ด้านหน้า

ในบางข้อมูลที่ได้รับมาจากแหล่งอื่น เช่น Export มาจาก SAP ตัวเลขที่มีค่าเป็นลบเครื่องหมายลบจะอยู่ด้านหลังตัวเลข การจะกลับเครื่องหมายลบให้มาอยู่ด้านหน้าตัวเลขให้ทำดังนี้ คลุมคอลัมน์ที่เป็นตัวเลข (คลุมครั้งละ 1 คอลัมน์เท่านั้น) เข้าเมนู Data เลือก Text to columns Finish

การย้ายแถวหรือคอลัมน์แบบลัด

เราสามารถย้ายแถวหรือคอลัมน์หรือย้ายเซลล์ไปยังตำแหน่งต่าง ๆ ด้วยเมาส์ด้วยวิธีง่าย ๆ ด้วยการคลิกขวา สมมุติต้องการย้ายคอลัมน์ C มาไว้ที่คอลัมน์ A ให้ทำดังนี้ คลิกที่หัวคอลัมน์ C นำเมาส์ไปชี้ที่ขอบของพื้นที่ที่ถูกเลือกจนเห็นลูกศรเป็น 4 ทิศ คลิกขวาค้างแล้วลากไปวางที่คอลัมน์ A แล้วปล่อยเมาส์ เลือก Shift right and move