Category Archives: Functions

การนำข้อมูลจากหลาย Sheet มาต่อกันใน Sheet เดียว

 ปัญหาหนึ่งสำหรับการทำรายงานคือข้อมูลแยกกันอยู่หลายชีตแทนที่จะเรียงต่อกันในชีตเดียว ทำให้เกิดความยุ่งยากลำบากในการใช้สูตรสรุปข้อมูลเพื่อทำรายงาน ในกรณีที่ข้อมูลมีรูปแบบเหมือนกันแต่แต่แยกเป็นหลาย Sheet และต้องการนำมาต่อกันเป็นฐานข้อมูลใน Sheet เดียวกันนั้น สามารถใช้สูตรทำได้ครับ แต่อาจจะมีวิธีการหลายขั้นตอน ดังจะแสดงตามด้านล่าง

การตัดข้อความกรณีที่คำนำหน้านามติดกับชื่อ

กรณีที่คำนำหน้านามไม่ติดกับชื่อ สามารถใช้ Excel จัดการได้ง่าย ๆ ครับไม่ว่าจะด้วยสูตรหรือใช้ Text to columns แต่หากเมื่อใดที่คำนำหน้านามมีความหลากหลายทั้งยังอยู่ติดกับชื่อแล้ว การจัดการจะยุ่งยากขึ้นครับ ตามตัวอย่างนี้จะแสดงวิธีการหนึ่งที่จะแยกคำนำหน้านาม

การใช้สูตรสุ่มข้อมูลเป็นชุด ๆ โดยกำหนดได้ว่าให้ไม่ซ้ำกันภายในชุด

Select data with conditions

เหตุการณ์ของการสุ่มอย่างที่ว่านี้คือ สุ่มออกมาเป็นชุด ๆ โดยให้ข้อมูลไม่ซ้ำกันภายในชุดนั้นใช้ในกรณีไหนบ้าง ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดก็เรื่องของการจัดกลุ่มแข่งขันกีฬาสีครับ เป็นที่น่าดีใจว่า Excel เองสามารถที่จะสุ่มเช่นนี้ด้วยสูตรได้เหมือนกัน โดยไม่ต้องพึ่งพา VBA

การสรุปข้อมูลจากฐานข้อมูลที่แบ่งเป็นช่วง ๆ

 โดยปกติแล้วฐานข้อมูลที่ควรจะเป็นนั้น ข้อมูลจะต้องเรียงติดกันจากบนลงล่าง ไม่มีบรรทัดว่าง ไม่มีค่าใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวกับฐานข้อมูลอยู่ด้านข้างและด้านล่างของฐานข้อมูล เพื่อที่จะนำความสามารถที่มีเช่น PivotTable มาสรุปเป็นรายงานได้อย่างง่าย ๆ

การคำนวณจากพื้นที่แบบสามเหลี่ยม

การคำนวณที่คิดว่ายาก ไม่น่าจะเป็นไปได้ อย่างเช่นกรณีที่คำนวณหาข้อมูลในพื้นที่สามเหลี่ยมนั้น ขอบอกว่า Excel สามารถทำได้สบายมากครับ แต่สูตรค่อนข้างจะซับซ้อน สูตรที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้เป็นสูตรที่ผมใช้ตอบปัญหาเมื่อ เม.ย. 2550 การหาข้อมูลในพื้นที่สามเหลี่ยมใช้ประโยชน์ในการใดได้บ้าง ขอยกตัวอย่างง่าย ๆ

การเปรียบเทียบข้อมูล

Select data with conditions

การเปรียบเทียบข้อมูลจาก 2 แหล่งหรือมากกว่า มักจะเจอปัญหาว่าจะทราบได้อย่างไรว่าข้อมูลชุดนี้มีในชุดอื่น ๆ หรือไม่ หากเปรียบเทียบด้วยตาก็คงจะลำบากมากในกรณีที่มีข้อมูลหลายรายการ ในการเปรียบเทียบข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่ต่างกันสามารถประยุกต์ใช้ได้หลายฟังก์ชั่นครับ ซึ่งจะขอแนะนำฟังก์ชั่น Match

การสุ่มโดยไม่เอาค่าซ้ำอย่างง่าย

โปรแกรม Excel สามารถประยุกต์ให้สุ่มค่าที่ไม่ซ้ำได้ ซึ่งประโยชน์อาจนำไปใช้ในกรณีของการจับสลากผู้โชคดีที่จะได้รับรางวัล หรือเล่นเกมส์ เป็นต้น สมมุติมีรายชื่อตั้งแต่ A2:A20 และเราต้องการเลือกมา 10 ชื่อโดยไม่ให้ซ้ำ ให้ผลลัพธ์อยู่ในเซลล์ D2:D11 

การใช้ Vlookup

ฟังก์ชั่น Vlookup เป็นฟังก์ชั่นหนึ่งที่ใช้บ่อยมาก แต่ผู้ที่ใช้ส่วนมากก็ยังไม่เข้าใจว่าทำงานอย่างไร อ่านใน Help แล้วก็ยังไม่เคลียร์ เมื่อเกิดปัญหาก็เลยไม่สามารถแก้ไขได้ มาดูส่วนประกอบหรือไวยากรณ์ของ Vlookup กันก่อนครับ Vlookup มีไวยากรณ์ดังนี้ Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

การหาค่าสุดท้ายที่ไม่เป็นค่าว่างที่ได้จากสูตร

กรณีค่าหาค่าสุดท้าย สามารถดูได้ที่ การหาค่าสุดท้าย ซึ่งมีทั้งหาค่าสุดท้ายที่เป็นตัวเลข, เป็นอักขระ

ความเก่งกาจของฟังก์ชั่น Offset

 ถ้าเราไปยืนที่ใดที่หนึ่งแล้วสามารถจะหันได้รอบทิศ ย่อมเป็นที่พอใจและน่ายินดีมากกว่าจะหันไปได้แค่ ซ้าย ขวาและมองไปข้างหน้าใช่ไหมครับ การที่จะหันไปได้รอบทิศของเรา ถ้าเปรียบกับฟังก์ชั่น เห็นจะมีฟังก็ชั่นเดียวคือ Offset เพราะสามารถหาข้อมูลได้ทุกทิศรอบตัวเอง นี่คือความสามารถอันสุดยอด

การใช้ฟังก์ชั่น And และ Or

 เมื่อกล่าวถึงฟังก์ชั่น And และ ฟังก์ชั่น Or หลายคนอาจจะยังไม่ค่อยคุ้นสักเท่าไร และสงสัยว่าใช้ทำอะไรได้บ้าง ใช้เมื่อใด ซึ่งที่จริงแล้วฟังก์ชั่น And และฟังก์ชั่น Or มีประโยชน์มากมายสำหรับการหาค่าใด ๆ โดยมีเงื่อนไขหลายเงื่อนไข โดยเฉพาะใช้ร่วมกับฟังก์ชั่น If ฟังก์ชั่น And อยู่ในประเภทฟังก์ชั่น ตรรกะ

การใช้ Max, Min แทน If

ปกติเราใช้ฟังก์ชั่น If เมื่อทำงานกับข้อมูลตัวเลขที่ต้องการเลือกมาตามเงื่อนไขอย่างน้อยสองเงื่อนไข ยกตัวอย่างเช่น เงื่อนไขคือ ถ้า A1 มีค่าน้อยกว่า 0 ให้ B1 แสดงค่าเป็น 0 ถ้า A1 ไม่น้อยกว่า 0 ให้ B1 แสดงค่าใน A1 ปกติเราสามารถเขียนสูตร If ที่ B1 ได้ดังนี้ =If(A1<0,0,a1) กรณีเช่นนี้เราสามารถใช้ฟังก์ชั่น Max