Category Archives: Lookup and reference functions

การค้นหาข้อมูลจากหลายไฟล์หลายชีตหลายคอลัมน์ด้วย Vlookup

 ในกรณีที่เรามีข้อมูลชนิดเดียวกันอยู่หลายหลายชีตในแต่ละชีตมีข้อมูลอยู่หลายคอลัมน์ โดยข้อมูลในแต่ละชีตมีลักษณะที่ไม่เป็นระเบียบ คือข้อมูลแต่ละชุดมีการเยื้องกันไปมาทั้งในแนวบรรทัดและแนวคอลัมน์ เราสามารถใช้ Vlookup

การค้นหาข้อมูลจากหลายชีตหลายคอลัมน์ที่ไม่เป็นระเบียบด้วย Vlookup

 ในกรณีที่เรามีข้อมูลชนิดเดียวกันอยู่หลายชีตและในแต่ละชีตมีข้อมูลอยู่หลายคอลัมน์ โดยมีลักษณะที่ไม่เป็นระเบียบ คือข้อมูลแต่ละชุดมีการเยื้องกันไปมาทั้งในแนวบรรทัดและแนวคอลัมน์ เป็นที่น่ายินดีว่าเราสามารถใช้ Vlookup

การเปรียบเทียบข้อมูลจาก 2 ชีทแล้วนำผลต่างไปแสดงในชีทที่ 3

การนำข้อมูลจาก 2 ชีทมาเปรียบเทียบกันแล้วสรุปข้อมูลที่ต่างกันมาไว้ในชีทที่ 3 วิธีหนึ่งที่สามารถทำได้และไม่ยุ่งยากลำบากนักก็โดยใช้ PivotTable ซึ่งควรนำข้อมูลทั้งสองชีทมาต่อกันก่อนแล้วเพิ่มคอลัมน์ที่ระบุว่าข้อมูลใดเป็นของชีทเมื่อทำ PivotTable แล้วจะสามารถทราบได้ว่าข้อมูล

การค้นหาบางอักขระในข้อความ

สำหรับการค้นหาบางอักขระในข้อความ โดยไม่คำนึงถึงว่าอักขระนั้นจะมีจำนวนเท่าใดและอยู่ส่วนใดของข้อความ เราสามารถใช้สูตรมาช่วยค้นหาได้ครับ ยกตัวอย่างเช่น มีรายชื่อตัวยาอยู่ในช่วงเซลล์ A2:A10 ต้องการคีย์ค้นหาในเซลล์ C2 แค่บางอักขระแล้วให้แสดงรายชื่อตัวยาออกมาในเซลล์ D2 เป็นต้นไป เราสามารถเขียนสูตร

การค้นหาข้อมูลที่สัมพันธ์กันแต่บรรทัดไม่ตรงกัน

สำหรับการค้นหาข้อมูลที่สัมพันธ์กันแต่บรรทัดไม่ตรงกันนั้นสามารถทำได้ด้วยหลายสูตรขึ้นอยู่กับความสามารถในการประยุกต์ของผู้ใช้งาน สำหรับวิธีการที่จะเสนอต่อไปนี้เป็นการนำฟังก์ชัน Vlookup มาใช้ร่วมกับ Offset เพื่อหาค่าที่สัมพันธ์กันแต่อาจจะอยู่บรรทัดเดียวกัน

เปลี่ยนค่าผิดพลาด #N/A เป็นค่าอื่นใน Excel 2003

ฟังก์ชั่นที่ใช้บ่อยที่สุด Top Hit ติด Chart ฟังก์ชั่นหนึ่งคือ Vlookup ซึ่งเป็นการ Lookup ข้อมูลที่มีค่าตรงกันกับค่าที่ต้องการ แล้วนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาแสดง และเมื่อ Lookup กันแล้วเมื่อไม่เจอค่าที่ต้องการจะเกิดค่าผิดพลาดขึ้นมาเป็น #N/A ปัญหาที่ตามมาคือ

การหา Unique Value จากค่าที่ได้จากการกรอง

สำหรับการหาค่า Unique Value เราสามารถหาได้จากหลาย ๆ วิธีตาม Link นี้ครับ การหารายการเฉพาะที่ไม่ซ้ำ แต่หากเป็นการหาค่าที่ไม่ซ้ำจากรายการที่ได้จากการกรองต้องพึ่งสูตรที่มีความซับซ้อนมากขึ้น ยกตัวอย่างมีข้อมูลอยู่ที่ A2:B10 หลังจากกรองแล้วให้นับเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำ

การนำรายการแรกที่ได้จากการ Filter มาแสดง

การนำบรรทัดแรกของข้อมูลที่ได้จากการ Filter มาแสดงไม่สามารถใช้สูตร Link มาแบบธรรมดาได้ ทั้งนี้เนื่องจากบรรทัดของข้อมูลที่ได้จากการ Filter นั้นจะไม่คงที่ ขึ้นอยู่กับว่ารายการที่ได้จากการ Filter นั้นอยู่ในบรรทัดใดบ้าง การนำข้อมูลที่พบตัวแรกของรายการ

การเลื่อนการแสดงผลข้อมูลตามค่าที่กำหนด

สำหรับการเลื่อนการแสดงผลข้อมูลออกไป น่าจะเป็นประโยชน์สำหรับการเลื่อนนัดการผ่อนชำระหรืองานที่เกี่ยวกับการรับเงินเป็นงวด ๆ หรือการประมาณการต่าง ๆ ซึ่งเมื่อระบุงวดที่เลื่อนออกไปแล้วก็จะเห็นได้ว่าการรับชำระเริ่มที่งวดใดและสิ้นสุดที่งวดใด ยกตัวอย่างตามภาพด้านล่าง

เทคนิคการแทรกสัญญลักษณ์ต่าง ๆ ในข้อความในตำแหน่งที่ไม่แน่นอน

กรณีที่ต้องการแทรกสัญญลักษณ์ในข้อความต่าง ๆ โดยตำแหน่งการแทรกไม่แน่นอน ทั้งข้อความแวดล้อมตำแหน่งที่ต้องการแทรกไม่เหมือนกันนั้นจะยิ่งยุ่งยากในการแทรกมากขึ้น ทั้งยังไม่สามารถจะใช้การค้นหาและแทนที่มาใช้ได้ครับ แต่ถึงจะยุ่งยากอย่างไรก็ตาม

การแสดงรายการซ้ำตามจำนวนที่กำหนด

เราสามารถลบรายการซ้ำ ๆ ออกไปให้เหลือเพียงรายการที่ไม่ซ้ำได้หลายวิธีตาม Link นี้ครับ การหาเฉพาะรายการที่ไม่ซ้ำ และเมื่อเราจำเป็นต้องนำรายการที่ไม่ซ้ำกันนั้นมาแจกแจงให้แสดงแบบซ้ำ ๆ โดยระบุว่าแต่ละค่าซ้ำกันกี่ครั้งแล้วทำการสร้างรายการขึ้นมาใหม่ก็สามารถทำได้ด้วยสูตรครับ

การจัดเรียงข้อมูลจากน้อยไปหามากหรือตรงกันข้ามด้วยสูตร

สำหรับการจัดเรียงข้อมูลด้วยสูตรนั้น ประโยชน์ที่ได้คือสามารถลดเวลาในการจัดเรียงข้อมูลกรณีที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลงบ่อย ๆ เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเรียงอัตโนมัติตามที่ต้องการ ไม่ต้องทำการจัดเรียงเองทุกครั้งที่ข้อมูลเปลี่ยนแปลง แต่สูตรที่ใช้เรียงข้อมูลนั้น