การนำข้อมูลมาแสดงตามจำนวนรายการที่กำหนดโดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการ

การนำข้อมูลมาแสดงตามจำนวนรายการที่กำหนดโดยสามารถระบุหน้าที่ต้องการ

กรณีฐานข้อมูลมีรายการจำนวนมากและเราต้องการนำมาแสดงเฉพาะจำนวนบรรทัดที่ต้องการ เฉพาะหน้าที่ต้องการเพื่อที่ว่าปริมาณข้อมูลจะได้ไม่มากเกินไป เหมาะกับการประยุกต์ใช้ในการนำข้อมูลมาลงแบบฟอร์มต่าง ๆ เหมาะแก่การดูหรือเพื่อการพิมพ์ เราสามารถประยุกต์ใช้ Scroll Bar มาช่วยในการทำงานลักษณะนี้ได้ More »

การรวมข้อมูลหลายชีตด้วย Wildcard

การรวมข้อมูลหลายชีตด้วย Wildcard

ในการรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ชีต โดยมีชีตหลักเพื่อไว้สรุปข้อมูลจากชีตย่อย ๆ นั้น หากชีตที่ต้องการรวมข้อมูลอยู่ติดกัน สามารถทำได้โดยเลือกเซลล์ที่ต้องการใช้แสดงผลรวมในชีตหลัก คีย์สูตร =Sum( คลิกแถบชีตแรกที่ต้องการวมข้อมูล กดแป้น Shift ค้างไว้ คลิกเลือกแถบชีตสุดท้ายที่ต้องการรวมข้อมูล More »

การเลือกข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ

การเลือกข้อมูลจากฐานข้อมูลมาแสดงตามเงื่อนไขที่ต้องการ

นการนำข้อมูลจากแหล่งใด ๆ มาแสดงตามเงื่อนไขนั้นสามารถทำได้หลายวิธี เช่น Advanced Filter, Array Fomulas, PivotTable, Consolidation หรือ เขียนโปรแกรมด้วย VBA ซึ่งจากที่กล่าวมาทั้งหมดเป็นการกระทำโดยไม่ต้องเพิ่มคอลัมน์ช่วยที่ฐานข้อมูลแต่อย่างใด ลักษณะเช่นนี้เป็นแนวทางการทำงานกับฐานข้อมูลที่ควรจะเป็น More »

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

การแทรกบรรทัดว่างระหว่างข้อมูล

กรณีที่มีข้อมูลเรียงต่อเนื่องกันไปลงด้านล่างแล้วต้องการจะแทรกบรรทัดว่างระหว่างแต่ละบรรทัดของข้อมูล โดยเลือกที่จะกำหนดได้ว่าจะให้แทรกกี่บรรทัด นอกจากจะใช้สูตรและ VBA แล้ว เราสามารถใช้เทคนิคการจัดเรียงเข้ามาช่วยได้ครับ More »

ทิปการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Microsoft Excel

ทิปการเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ Microsoft Excel

Link ไปข้างหน้าหรือหลังดีกว่ากัน หลีกเลี่ยงการ Link ไปข้างหน้า เช่นใช้ A1 ทำการ Link ไป Z1000 อาจจะเกิดการคำนวณที่ช้าลงหากมีสูตรที่หลากหลายจำนวนมากเนื่องจาก Excel จะปรับลำดับการคำนวณ ทำให้เกิดการรอผลการคำนวณจากสูตรอื่น ๆ More »

 

เลือกข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขมาเรียงใหม่ด้วย VBA

🙄 การเลือกข้อมูลที่อยู่ในตารางหลายคอลัมน์หลายบรรทัดมาเรียงใหม่โดยพิจาณาจากค่าในเซลล์ว่าต้องเข้าเงื่อนไขตามที่กำหนดจึงจะนำมาใช้งาน โดยไม่ได้เลือกมาเฉพาะค่าในเซลล์ แต่เลือกคอลัมน์แรกของตารางที่ตรงกับค่าดังกล่าวและบรรทัด

การแยกข้อมูลคอลัมน์เดียวเป็น 2 คอลัมน์

🤔 ข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบรายงานและวางข้อมูลอยู่ในคอลัมน์เดียว เมื่อจะนำไปใช้งานต่อจะมีความยุ่งยากลำบาก เพื่อให้สะดวกต่อการใช้งานควรแยกออกมาเป็น 2 คอลัมน์หรือมากกว่า ขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล เพื่อที่

Dialog About

📰 ในการพัฒนาโปรแกรมนั้นเราควรจะมีการระบุข้อมูลที่สำคัญอย่างหนึ่งก็คือข้อมูลเกี่ยวกับโปรแกรมว่าเป็น Version ใด พัฒนาโดยใคร หากมีปัญหาในภายหลังจะได้ติดต่อผู้พัฒนาจะได้สะดวก ผู้พัฒนาจะทราบได้ว่าใน Version นั้น ๆ รองรับลักษณะงานต่าง ๆ 

การรวมข้อมูลจากหลายไฟล์ด้วย VBA

🗄 งานที่สำคัญอย่างหนึ่งสำหรับการทำรายงานคือการรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ไฟล์ งานลักษณะนี้เกิดจากการท่ี่องค์กรมีหน่วยงานอยู่หลายสาขาหรือหลายหน่วยงานแล้วจำเป็นต้องนำข้อมูลมารวมกันเพื่อทำรายงาน หากเป็นการรวมข้อมูลจากหลาย ๆ ไฟล์ด้วยมือนั้น

การค้นหาข้อมูลหลายชีตด้วย VBA

🔍 เมื่อข้อมูลแยกกันอยู่หลายชีตการเข้าถึงข้อมูลจะยุ่งยากขึ้นมาทันที แม้เราจะมีฟังก์ชั่นการค้นหาของ Excel ที่มีความสามารถสูงส่งก็ยังไม่มีความเป็นอัตโนมัติพอที่่จะให้เราทำงานได้โดยสะดวกรวดเร็ว วิธีการที่จะให้เกิดความสะดวกในการค้นหาข้อมูลตามที่เราต้องการ

Join String

😉 แม้ Excel จะมีฟังก์ชั่นสำหรับการใช้งานมากมาย ซึ่ง ณ ปัจจุบันรวม ๆ แล้วเกิน 4 ร้อยฟังก์ชั่น แต่ก็ยังไม่เพียงพอแก่การใช้ในบางงาน หรือบางฟังก์ชั่นเริ่มนำมาใช้ใน Version ใหม่ ๆ ทำให้ผู้ใช้งาน Excel Version เก่า ๆ ต้องเขียนฟังก์ชั่นขึ้นมาใช้เองเพื่อให้สะดวกต่อการทำงาน 😅

การปรับปรุงข้อมูลพร้อมกันหลายรายการด้วย VBA

🤔 กรณีของการรวบรวมข้อมูลเช่นการทำงบประมาณจำปี ในระหว่างการรวบรวมข้อมูลมักจะมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้เสมอ การเปลี่ยนแปลงเพียงไม่กี่รายการย่อมไม่ส่งผลกระทบมากนัก แต่หากมีการเปลี่ยนแปลงหลาย ๆ รายการพร้อมกันทีเดียวจะเกิดความยุ่งยากลำบากแก่ผู้รวบรวมขึ้นทันที 😖

การกระจายข้อมูลออกเป็นหลายชีตด้วย VBA

📘 เราสามารถนำข้อมูลในชีตเดียวกันไปแสดงหลาย ๆ ชีตได้หลายวิธี เช่น ด้วยสูตร ด้วย PivotTable แต่ทั้งสองวิธีจะมีปัญหากับการเพิ่มลดข้อมูล เพราะไม่สามารถที่จะเพิ่มลดชีตได้อย่างอัตโนมัติ หากต้องการให้มีการเพิ่มลดชีตได้อย่างอัตโนมัติจำเป็นต้องพึ่งพา VBA 😄

การแปลง Report ไปเป็น Database

📈 ความยุ่งยากสำคัญอีกประการหนึ่งของผู้ทำรายงาน คือการทำรายงานจากรายงานที่ได้รับมาจากผู้อื่น เนื่องจากข้อมูลที่ได้รับมาส่วนใหญ่จะเป็นรายงานเช่นกัน หากรูปแบบไม่ตรงกันทุกประการจะเกิดความยุ่งยาก เพื่อให้ทำรายงานได้โดยง่าย ควรแปลงรายงานที่ได้รับมาให้เป็น Database เสียก่อน 🖥

นำข้อมูลจากหลายชีตมาเรียงใหม่เฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำ

💥 Excel มีเครื่องมือสำหรับการนำเฉพาะค่าที่ไม่ซ้ำมาแสดงคือ Data > Remove Duplicates แต่จะทำเช่นนี้ได้ข้อมูลจะต้องอยู่ในชีตเดียวกันเท่านั้น หากข้อมูลอยู่ในหลาย ๆ ชีต แต่ละชีตมีหลายตำแหน่ง จะไม่สามารถใช้เครื่องมือตัวนี้จัดการได้ในทันที จำเป็นต้องใช้ VBA เข้ามาจัดการ 🙂

การค้นหาข้อมูลด้วย VBA

🔎 การค้นหาใน Excel สามารถกดแป้น Ctrl+F เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบที่ใช้สำหรับการค้นหา กรอกข้อมูลที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม Find Next หรือ Find All แล้วแต่ว่าต้องการค้นหาไปทีละค่าหรือค้นหาทั้งหมด การค้นหาดังกล่าวเป็นการวิ่งไปยังเซลล์ที่พบข้อมูล

คัดลอกข้อมูลที่ระบายสีไปไว้ในไฟล์ใหม่

🤔 Excel ไม่มีสูตรสำหรับดึงข้อมูลโดยการใช้สีของเซลล์มาเป็นเงื่อนไข โดยทั่วไปแล้วเมื่อต้องการจะดึงข้อมูลตามสีจะต้องหาให้ได้ว่าเราใช้เงื่อนไขใดในการกำหนดสีนั้น ๆ ให้ระบุเงื่อนไขดังกล่าวเอาไว้อีกคอลัมน์แล้วค่อยใช้คอลัมน์นั้นเป็นตัวช่วยในการดึงข้อมูลด้วยสูตร