Snasui Excel Forum

คือต้องการ จับคู่ตัวเลข ช่องเลขที่เอกสาร 47.... แต่ที่จะจับคู่มันเป็นชุดของข้อมุลค่ะ ขอยกตัวอย่างตัวเลขเลยนะคะ มี 2 เคสค่ะ

เคสแรก ต้องการจับคุ่คอลัมน์ ช่องเลขที่เอกสาร เลข 4700000918 พื้นสีขาว กับ เลข 4700000918 พื้นสีม่วง แต่พื้นสีม่วงเป็นชุดของข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กับคอลัมน์ clearing doc. ซึ่งจะมีเลขเดียวกัน คือ 4700025505

เคสที่ 2 ต้องการจับคุ่คอลัมน์ ช่องเลขที่เอกสาร เลข 4700000920 พื้นสีขาว (ที่เป็นชุดข้อมุล คู่กับ 4900004505) กับ เลข 4700000918 พื้นสีม่วง แต่พื้นสีม่วงเป็นชุดของข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กับคอลัมน์ clearing doc. ซึ่งจะมีเลขเดียวกัน คือ 4900004505

วัตถุประสงค์ของ การจับคู่ข้อมูล เพื่อต้องการข้อมูล ช่องเลขที่เอกสาร 47 ว่าจับคู่กับเลขที่เอกสาร 36 ตัวไหน ตามตัวอย่างเคสแรก 4700000918 จะจับคู่กับ 3600011330 จากที่มาจัดก็คือ แล้วจะเอาเลข 36 นี้ไปใช้ต่อค่ะ

จะรบกวนผู่รู้หน่อยค่ะว่าจะคะ สามารถใช้สุตร excel ช่วยในการจัดข้อมูลตามที่แจ้งไปได้หรือเปล่าคะ แล้วใช้สูตรอะไร อย่างไร หรือว่าไม่ต้องจับคู่ แต่มีสูตรที่สามารถดึงเลขที่ต้องการใช้ คือเลขที่ 47 (คอลัมน์เลขที่เอกสาร) ว่าจับคู่กับเลขที่เอกสาร 36 ตัวไหน ได้เลย
ขอรบกวนหน่อยนะคะ ขอบคุณมากค่ะ

ไม่ได้แนบไฟล์ที่เป็นไฟล์ excel พอดีว่าไฟล์มีขนาดใหญ่มากค่ะ ขอโทษด้วยนะคะ

เพิ่มเติมไฟล์ข้อมูลค่ะ
แล้วก็เพิ่มเติมข้อมูลนิดนึงนะคะ เนื่องจากภาพที่โพสต์ไปมีเฉพาะข้อมูลที่พื้นสีขาว กับสีม่วง จึงอธิบายไปตามที่โพสต์ แต่ไฟล์ข้อมูลจริงๆ จะมีข้อมูลพื้นสีเขียวด้วย การจับคู่ คือ จับคู่ช่องเลขที่เอกสาร 47 พื้นสีขาว กับ เลข 47 (ตัวเดียวกัน) พื้นสีม่วง หรือสีเขียวนะค่ะ

ค่อย ๆ ถามตอบกันไปนะครับ

เหตุใด Posting Key คอลัมน์ H จึงเป็น Text บ้างเป็น Number บ้าง ข้อมูลนี้ได้มาจากแหล่งเดียวกันหรือไม่ครับ

นอกจากนี้ ความต่างระหว่างพื้นที่สีขาวกับพื้นที่สีม่วงคืออะไรครับ ดู Posting Key (PK) ได้หรือไม่หรือดูค่าใด การจับคู่กันได้ด้วยโปรแกรมจะต้องรู้ความต่าง ความเหมือน เพื่อให้โปรแกรมแยกแยะให้ครับ

คือข้อมูลข้างต้นเป็นข้อมูลทางบัญชีค่ะ เพียงแต่มาจากบัญชีแยกประเภทคนละบัญชี พื้นที่สีขาวเป็นบัญชีธนาคาร พื้นที่สีม่วงเป็นบัญชีใบสำคัญค้างจ่าย พื้นที่สีเขียวเป็นบัญชีเจ้าหนี้ (ถ้าดูในไฟล์จะเห็น ไฟล์ภาพจะเห็นแต่สีขาวกับสีม่วง) การจับคู่ คือจับคู่พื้นที่สีขาว กับพื้นที่สีม่วงหรือสีเขียว ด้วยช่องคอลัมน์เลขที่เอกสาร 47.... เพื่อหาเลขที่เอกสาร 36... (ลืมบอกไปว่ามี 32 ด้วยค่ะ) ส่วนคอลัมน์ H ใส่เพิ่มเข้าไปเอง เพื่อให้รู้ว่าเป็นข้อมูลบัญชีด้านเดบิต (40) หรือเครดิต (50) ไม่ทราบว่าเข้าใจหรือเปล่า เป็นศัพท์ทางบัญชี แต่อาจจะลืม จัดประเภทข้อมูลไม่เหมือนกันนะค่ะ เลยทำให้คุณสับสนใช่ไม๊คะ

ที่คุณอธิบายมาไม่สามารถบอกได้ว่าความแตกต่างระหว่างพื้นที่สีม่วงกับสีขาวคืออะไร ยกเว้นความแตกต่างด้านสีซึ่งระบายเข้าไปภายหลัง ช่วยอธิบายในสิ่งที่ผมถามครับ

ผมจบบัญชีทั้งป.ตรีและป.โท คุณสามารถคุยทุกเรื่องเกียวกับบัญชีได้เลย ภาพที่คุณนำมาวางผมก็พอจะเดาได้จาก PK ว่าน่าจะมาจากระบบ SAP

โอเคค่ะ ถ้าคุณจบบัญชี จะได้อธิบายแบบว่าให้ชัดเจนไปเลยนะคะ ก็คือ ทำบัญชีของมหาวิทยาลัยค่ะ แล้วมันมีผลต่างของระบบบัญชีภายในมหาวิทยาลัย กับบัญชีของระบบ GFMIS คือ บัญชีเงินฝากธนาคารมันต่างกัน และต่างกันมาหลายปีแล้ว เลยต้องมาหาผลต่างระหว่าง 2 ระบบ โดยใช้เลขอ้างอิงของ 2 ระบบที่จะเปรียบเทียบกันได้ คือ ระบบของมหาวิทยาลัย จะมีการทำทะเบียนคุม เมื่อทำเบิกเข้าไปในระบบ GFMIS คือจะคุมด้วยเลขที่ทำการตั้งเบิกเข้าไปในระบบ คือ 36.... (เดบิต ค่าใช้จ่าย เครดิต ใบสำคัญค้างจ่าย ) 32... (เดบิต ค่าใช้จ่าย เครดิต เจ้าหนี้ ) และเลขที่ทำการจ่าย คือเลข 47.... (เดบิต ใบสำคัญค้างจ่ายหรือเจ้าหนี้ เครดิต ธนาคาร)

แต่ในปีแรกๆ ที่ทำระบบ GFMIS ไม่ได้มีการคุมเลขที่จ่ายคือเลข 47.... ซึ่งบัญชีแยกประเภทบัญชีเงินฝากธนาคารในงบประมาณ จะประกอบด้วยเลขที่เอกสารหลักๆ คือ 40.... เป็นขารับ (เดบิต ธนาคาร เครดิต รายได้) และ 47... (เดบิต ใบสำคัญค้างจ่ายหรือเจ้าหนี้ เครดิต ธนาคาร) แต่เลขเอกสารในทะเบียนคุมของมหาวิทยาลัยมีแต่เลข 36... ดิฉันจึงต้องหาความสัมพันธ์ที่จะเอาข้อมูลเลข 47... ในบัญชีแยกประเภทธนาคาร เพื่อหาเลข 36... ให้ได้ เพื่อจะจับคู่กับทะเบียนคุมของมหาวิทยาลัยให้ได้ ว่าเอกสารของ 2 ระบบครบถ้วนตรงกันหรือไม่ และด้วยความสัมพันธ์ในระบบ GFMIS คือจะมี เลข Clearing doc เป็นตัวช่วยจับคู่เอกสารในระบบให้ได้ว่า เลขที่ตั้งเบิก 36...หรือ 32.... คู่กับเอกสารจ่าย 47..... เลขไหน

ขั้นแรกดิฉันจึงเรียกแยกประเภทในระบบ GFMIS บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย รหัสบัญชี 2102040102(พื้นสีม่วง) และบัญชีเจ้าหนี้ รหัสบัญชี 2101010102 (พื้นสีเขียว) ของทั้งปี มาจัดเรียงด้วย clearing doc เพื่อให้เอกสารจับคู่กัน ระหว่าง เลขตั้งเบิก 36... หรือ 32.... หรือ 31... (เป็นการตั้งเบิกแบบจ่ายตรงให้ผู้ขาย เงินจะไม่ผ่านเข้ามหาวิทยาัลัยก่อน) กับเลขจ่าย คือ 47..... และเรียกแยกประเภทบัญชีเงินฝากธนาคาร รหัสบัญชี 1101020603 (พื้นสีขาว) ซึ่งจะมีเลขเอกสาร 40 กับ 47 บัญชีเงินฝากธนาคารนี้ จะไม่มีเลขที่ clearing doc แต่ดิฉันคัดลอกช่องเลขที่เอกสารไปที่ช่อง clearing doc ด้วย เพื่อใช้ในการจัดเรียงข้อมูล แล้วกรองเอาเฉพาะเลข 47 สุดท้ายเอาข้อมูลทั้งหมดมารวมกันคือ บัญชีใบสำคัญค้างจ่าย บัญชีเจ้าหนี้ และบัญชีธนาคาร แล้วเรียงตาม clearing doc แต่ยังไม่ได้ข้อมุลตามที่ต้องการ เพราะเมื่อจัดเรียงแล้ว รายการที่มี clearing doc เดียวกัน มีหลายรายการ การจับคู่กัน

จึงต้องใช้ด้วยสายตา ใช้เลข 47... พื้นสีขาว (บัญชีธนาคาร) ค้นหาเลข 47 เดียวกัน พื้นสีม่วง หรือสีเขียว เพื่อหาเลขเอกสารตั้งเบิก 36..หรือ 32.. ที่จัดกลุ่มอยู่ด้วยกันจากการจัดเรียงเอกสารโดยใช้ clearing doc แต่ข้อมูลมีเยอะมากค่ะ แค่ปีเดียว ประมาณ 25000 แถว แต่ที่ต้องตรวจเป็นการตรวจย้อนหลังตั้งแต่ปี 48 ค่ะ คาดว่าคงไม่ไหว จึงได้โพสต์กระทู้นี้ขึ้นมาค่ะ เผื่อว่าจะมีวิธีการหรือสูตรที่จะช่วยได้ค่ะ ไม่ทราบว่าเข้าใจหรือเปลา ถ้าไม่เข้าใจตรงไหน สอบถามเพิ่มเติมได้นะคะ ขอบคุณมากๆ ค่ะ

ลืมไปอีกอย่างค่ะ ในข้อมูลจะมีเลขเอกสาร 39 เป็นเอกสารยกเลิกการตั้งเบิก 36...หรือ 32.... หรือ 31.... เลขเอกสาร 49 เป็นเอกสารยกเลิกการจ่าย 47 ค่ะ ซึ่งจะจับคู่กันโดยใช้เลข clearing doc เช่นกันค่ะ แต่พวกนี้จะกรองออก เพราะมันยกเลิก ก็จะไม่มีในทะเบียนคุมของมหาวิทยาลัย ไม่ได้เอามาเปรียบเทียบด้วยคะ่

จากที่โพสต์มา ไม่ได้เว้นย่อหน้า ทำให้อ่านลำบาก ผมได้แก้ไขการโพสต์ด้วยการขึ้นย่อหน้าใหม่เพื่อให้สะดวกในการอ่าน

เงื่อนไขในการจับคู่เข้าใจว่าอยู่ที่ย่อหน้ารองสุดท้าย คือใช้ Clearing Doc ในการค้นหา ช่วยแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการมาด้วยว่า เมื่อจับคู่ได้แล้วจะให้แสดงผลเป็นอยางไร จะได้เข้าใจตรงกันครับ

ก่อนอื่นต้องขอโทษด้วยนะคะ พอดีรีบไปหน่อย เลยไม่ได้เว้นวรรค ผลลัพธ์ที่ต้องการ ดิฉันจะส่งให้เป็นไฟล์ที่แนบนะคะ ขอบคุณมากค่ะ

ช่วยแนบมาเป็น File Excel ครับ จะได้สะดวกต่อเพื่อนสมาชิกในที่จะทราบว่า คำตอบที่ต้องการมีอะไรบ้าง วางที่ตำแหน่งใด

แนบไฟล์เป็น exel ให้แล้วนะคะ ผลลัพธ์รายการที่ต้องการค่ะ

ลองดูตัวอย่างตามไฟล์แนบ ให้ทำการ Filter กลุ่มเอกสารในคอลัมน์ M จากนั้นดูค่าในคอลัมน์ K, I, B ประกอบกันว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ครับ

คิดว่าน่าจะตรงกับความต้องการแล้วค่ะ เพียงแต่อยากถามให้แน่ใจในบางจุดค่ะ คือ คอลัมน์ K เลขที่เอกสาร 47.. เป็นเลขที่เอกสารที่มีที่มาจากข้อมูลที่เป็นพื้นหลังสีขาว ซึ่งเป็นรหัสบัญชี 1101020603 หรือเปล่าคะ ถ้าใช่ ก็คิดว่าตรงตามความต้องการเลยค่ะ

dgwanu wrote:คอลัมน์ K เลขที่เอกสาร 47.. เป็นเลขที่เอกสารที่มีที่มาจากข้อมูลที่เป็นพื้นหลังสีขาว ซึ่งเป็นรหัสบัญชี 1101020603 หรือเปล่าคะ

ใช่ครับ

ถ้าอย่างนั้นรบกวนช่วยสรุปวิธีการทำให้หน่อยอ่ะค่ะ ไม่เข้าใจว่าทำอย่างไร ไฟล์ที่ให้มาเป็นตัวอย่างว่าได้ข้อมูลอย่างที่ต้องการหรือไม่ แต่วิธีการทำ ทำอย่างไรคะ เพราะไฟล์จริงๆ มีข้อมูลเยอะกว่าที่ส่งให้ดูนะค่ะ

วิธีการคือเขียนสูตรที่ K2:M2 ตามลำดับตามไฟล์ที่ผมแนบกลับไปให้ จากนั้น Copy ลงด้านล่าง

ส่วนหลักการอ้างอิงตามที่คุณอธิบายมา เพียงแต่ผมไม่ได้ใช้ Clearing Doc แต่ใช้คอลัมน์ C ซึ่งเป็นรหัสบัญชี โดยดูรหัส 1101020603 พร้อมกับ เลขเอกสาร ในคอลัมน์ B

ความหมายสูตรในคอลัมน์ K คือหากเจอ รหัสบัญชี 110102060 ในคอลัมน์ C คู่กับเอกสาร 47 ในคอลัมน์ B เมื่อใด ให้แสดงเลขเอกสารในคอลัมน์ B ลงมาเรื่อย ๆ จนกว่าจะเจอคู่ถัดไป

ตัวอย่างกับไฟล์จริงก็ต้องใช้ลักษณะเดียวกัน เพราะตัวอย่างควรเป็นตัวแทนของไฟล์จริงได้ ไม่ใช่ให้ตัวอย่างมาอีกแบบแต่ทำงานจริงอีกแบบ จำนวนข้อมูลไม่ใช่ประเด็นปัญหา สามารถใช้หลักการเดียวกัน แต่หากข้อมูลปริมาณมาก การคำนวณย่อมช้าลง ถือเป็นเรื่องปกติที่จะเป็นเช่นนั้นครับ

ขอโทษด้วยนะคะ หายไปนานเลย เพราะมีงานอื่นเร่งด่วนมาก่อนค่ะ ก็เลยยังไม่ได้ไปทดสอบว่าใช้ได้ไม๊ พอลองทดสอบแล้ว มันก็จัดเรียงตามที่ต้องการนะคะ แต่ต้องการแบบที่สรุปข้อมูลตามรูปแบบที่ต้องการตามไฟล์ที่แนบนะค่ะ จะต้องใส่สูตรอย่างไรเพิ่มเติม ให้ได้ออกมาในรูปแบบนี้คะ ขอบคุณมากค่ะ

ข้อมูลจำนวนมากขนาดนั้นให้ทำการ Filter ค่าไปใช้หรือเขียน VBA ช่วยแทนเขียนด้วยสูตรครับ

สำหรับ VBA ให้เขียนมาก่อน ติดตรงไหนแล้วค่อยถามกันต่อครับ

Filter ยังไงคะ ส่วนเรื่องเขียน VBA ทำไม่เป็นค่ะ แฮ่ๆ

คุณตรวจสอบว่าสูตรตรงหรือไม่ตรงอย่างไรด้วยวิธีใด การ Filter ก็คือวิธีนี้นั้นครับ ซึ่งผมได้แจ้งไปแล้วตามโพสต์นี้ครับ

snasui wrote: ลองดูตัวอย่างตามไฟล์แนบ ให้ทำการ Filter กลุ่มเอกสารในคอลัมน์ M จากนั้นดูค่าในคอลัมน์ K, I, B ประกอบกันว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ครับ