Excel Forum

snasui wrote: ให้ทำการ Copy สูตรด้านบนไปวางที่เซลล์ I1 เลยครับจะได้ไม่ต้องเขียนเอง ไม่ต้องใช้หลักการอะไรเพิ่มไปมากกว่านั้นครับ จากนั้น Copy เซลล์ I1 ลงไปด้านล่าง เสร็จแล้วค่อยจัดเรียงโดยยึดคอลัมน์ I เป็นหลัก

สงสัยผมจะทำผิดแต่ส่งมาให้ดูก่อนครับ

ที่เป็นเช่นนั้นเพราะว่าจัด Format เป็น Text ไว้ครับ ให้ทำการเปลี่ยน Format ของ I1 เป็น General เสียก่อน โดยคลิกขวาแล้วเลือก Format Cells... ที่แถบ Number เลือก General เสร็จแล้วค่อยนำสูตรไปวางครับ

snasui wrote: ให้ทำการ Copy สูตรด้านบนไปวางที่เซลล์ I1 เลยครับจะได้ไม่ต้องเขียนเอง ไม่ต้องใช้หลักการอะไรเพิ่มไปมากกว่านั้นครับ จากนั้น Copy เซลล์ I1 ลงไปด้านล่าง เสร็จแล้วค่อยจัดเรียงโดยยึดคอลัมน์ I เป็นหลัก

อย่างนี้ถูกต้องไม่ครับครู

ควรจะทราบได้เองครับว่าถูกหรือไม่

snasui wrote: ควรจะทราบได้เองครับว่าถูกหรือไม่

เล่นซะดึกเลย ขอบคุณครับที่ช่วยเหลือครับเดี๋ยวพาไปเลี้ยงข้าว เดี๋ยวพรุ้งนี้คุยกันใหม่ครับไม่ไหวแล้ว

เสริมหน่อยครับ

คอลัมน์ ฟิลด์ เพศชาย เพศหญิง ไม่ต้องแยกละเอียด ให้ใส่เพศ แล้วในข้อมูลของเจ้าบ้านแต่ละคนระบุเพศลงไป เวลาใช้สูตร COUNTIF เพื่อนับก็จะนำให้ทันที ไม่ต้องมานั่งนับด้วยมือให้เสียเวลาครับ หรืออยากจะดูข้อมูลเจ้าบ้านที่เป็นเพศชายมีใครบ้าง ก็ใช้คำสั่ง AutoFilter ได้ทันที

อย่าทำงานแบบ "ขี่ช้างจับตั๊กแตน" ครับ เสียเวลา

ลองหาหนังสือ "จัดการฐานข้อมูลด้วยไมโครซอฟต์เอ็กเซล 2010" (สามารถใช้ได้กับ MS Excel 2007) มาอ่านด้วยครับ ดูภาพหน้าปกที่ http://www.se-ed.com/eshop/Products/Det ... goryId=174

nattasiray wrote:เสริมหน่อยครับ

คอลัมน์ ฟิลด์ เพศชาย เพศหญิง ไม่ต้องแยกละเอียด ให้ใส่เพศ แล้วในข้อมูลของเจ้าบ้านแต่ละคนระบุเพศลงไป เวลาใช้สูตร COUNTIF เพื่อนับก็จะนำให้ทันที ไม่ต้องมานั่งนับด้วยมือให้เสียเวลาครับ หรืออยากจะดูข้อมูลเจ้าบ้านที่เป็นเพศชายมีใครบ้าง ก็ใช้คำสั่ง AutoFilter ได้ทันที

อย่าทำงานแบบ "ขี่ช้างจับตั๊กแตน" ครับ เสียเวลา

ลองหาหนังสือ "จัดการฐานข้อมูลด้วยไมโครซอฟต์เอ็กเซล 2010" (สามารถใช้ได้กับ MS Excel 2007) มาอ่านด้วยครับ ดูภาพหน้าปกที่ http://www.se-ed.com/eshop/Products/Det ... goryId=174

ขอบคุณครับ สำหรับข้อมูล

รบกวนดูรายนี้ ให้หน่อยครับว่าผมทำผิดขั้นตอนไหน เนื่องจากนำสูตรมาประยุคใช้งานกับงานตัวจริงจะเห็นได้ว่าในกลุ่มของการจัดลำดับข้อมูลพบว่ามีบางส่วนจัดข้อมูลไม่ตรงกับความต้องการครับ เนื่องจากการจัดข้อมูลเห็นว่าจะเป็นการจัดกลุ่มของตัวเลขครับ อย่างเช่น 1-10จะอยู่กลุ่มเดียวกัน 2-20 จะอยู่ด้วยกัน 3-30จะอยู่ด้วยกัน แต่ความเป็นจริงควรไล่ลำดับของบ้านเลขที่ 1-99 ควรเป็นแบบนี้ครับ ช่วยตรวจให้ทีครับว่าผมทำผิดตรงไหนครับขอบคุณครับ

กรณีที่เป็นการเรียงข้อมูลแบบมีเครื่องหมาย / เข้ามาปะปน จะเป็นการเรียงแบบ Text ครับ ไม่ใช่เป็นการเรียงจากน้อยไปหามากเหมือนกับที่เป็นตัวเลข สำหรับกรณีนี้ควรทำการเรียงใช้คอลัมน์ L มาเป็นตัวช่วยครับ

ที่ผิดเพราะคุณจัด Format Cells เป็น Text นะสิครับเวลาเรียงลำดับจะเรียงข้อมูลเป็นตาม Text ที่ถูกต้อง คือต้องจัด Format เป็น General หรือ Number เท่านั้น

ผมขออนุญาตแก้โครงสร้างตารางบันทึกข้อมูลให้เป็นไปตามหลักการออกแบบบันทึกข้อมูลนะครับ ที่คุณออกแบบมาไม่ถูกต้องเลย เพราะคุณมีทั้งผนวกเซลล์ ทำให้ไม่สามารถใช้คำสั่ง Data Form เพื่อกรอกข้อมูล หรือ Data AutoFilter เพื่อใส่ปุ่มกรองข้อมูลได้ครับ

หลักการออกแบบตารางบันทึกข้อมูลมีดังนี้ (จากหนังสือจัดการฐานข้อมูลด้วย Microsoft Excel 2010 หน้า 167 - 168 แต่งโดย ณัฐศิระ เยาวสุต)

1. ข้อมูลตามคอลัมน์ เรียกว่า “เขตข้อมูล (Field)” ซึ่งเป็นข้อมูลเฉพาะเรื่อง
2. ข้อมูลในบรรทัดบนสุดของตาราง เช่น เซลล์ A1:G1 เรียกว่า “หัวตาราง (Field Name)” หรือ Header ใช้ระบุชื่อข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูล (Field) ว่าเป็นเรื่องของ โดยหัวตารางบนสุดนี้ ต้องใช้แถวนอนเพียงแถวเดียวเท่านั้น ถ้าชื่อเขตข้อมูล (Field) ยาวมาก ต้องทำการตัดคำโดยกดแป้น Alt+Enter เพื่อจัดขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดิม
3. ข้อมูลแนวนอนถัดจากบรรทัดแรกเรียกว่า “ระเบียน (Record)”
4. เว้นพื้นที่ว่างทางด้านขวาและด้านล่างของตารางข้อมูลเสมอเพื่อใช้เป็นพื้นที่รองรับข้อมูลที่อาจมีขึ้นในภายหลัง
5. ตารางเก็บข้อมูล ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น ห้ามมีการคำนวณ ห้ามผนวกเซลล์ ห้ามทำการจัดรูปแบบให้กับตารางเก็บข้อมูล เพื่อลดขนาดของ file
6. ควรใช้ Data Validation ในการตรวจสอบการป้อนข้อมูลของผู้ใช้ว่ากรอกเป็นตัวเลข หรือกรอกเป็นข้อความ หรือกรอกให้อยู่ในรายการที่มีให้เท่านั้น เช่น เพศ
7. ควรแยกข้อมูลแต่ละเรื่องออกจากกันเป็นคนละเขตข้อมูล (Field) ให้แยกแต่ละเรื่องให้ละเอียดเสมอ เช่น แยกเขตข้อมูล (Field) คำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล ออกจากกัน หรือแยกข้อมูล เขตข้อมูล (Field) ตัวเลขออกจากตัวอักษร เพื่อสะดวกต่อการสืบค้น แก้ไข หรือสรุปผล
8. ห้ามตั้งชื่อเขตข้อมูล (Field) ในตารางเดียวกันซ้ำกัน
9. ชื่อเขตข้อมูล (Field) ควรเป็นภาษาอังกฤษเพราะเมื่อโอนข้อมูลขึ้นสู่ระบบฐานข้อมูลระดับใหญ่จะเห็นชื่อเขตข้อมูล (Field) ทันที
10. ชื่อเขตข้อมูล (Field) ไม่ควรเว้นวรรคระหว่างคำ มิฉะนั้นจะสร้างความยุ่งยากในการเขียนโปรแกรมในกรณีที่ทำการโอนข้อมูลขึ้นระบบฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว


สิ่งที่คุณต้องศึกษาต่อเพิ่มคือ

• การตั้งแบบอักษรเริ่มต้นให้กับโปรแกรมครับ ดูวิดิโอที่ http://www.youtube.com/watch?v=JHShkJv6X64&feature=plcp

• การใช้ Data Validation ครับ ดูที่ http://www.youtube.com/watch?v=M89u7cm9jeU&feature=plcp

nattasiray wrote:ที่ผิดเพราะคุณจัด Format Cells เป็น Text นะสิครับเวลาเรียงลำดับจะเรียงข้อมูลเป็นตาม Text ที่ถูกต้อง คือต้องจัด Format เป็น General หรือ Number เท่านั้น

ผมขออนุญาตแก้โครงสร้างตารางบันทึกข้อมูลให้เป็นไปตามหลักการออกแบบบันทึกข้อมูลนะครับ ที่คุณออกแบบมาไม่ถูกต้องเลย เพราะคุณมีทั้งผนวกเซลล์ ทำให้ไม่สามารถใช้คำสั่ง Data Form เพื่อกรอกข้อมูล หรือ Data AutoFilter เพื่อใส่ปุ่มกรองข้อมูลได้ครับ

หลักการออกแบบตารางบันทึกข้อมูลมีดังนี้ (จากหนังสือจัดการฐานข้อมูลด้วย Microsoft Excel 2010 หน้า 167 - 168 แต่งโดย ณัฐศิระ เยาวสุต)

1. ข้อมูลตามคอลัมน์ เรียกว่า “เขตข้อมูล (Field)” ซึ่งเป็นข้อมูลเฉพาะเรื่อง
2. ข้อมูลในบรรทัดบนสุดของตาราง เช่น เซลล์ A1:G1 เรียกว่า “หัวตาราง (Field Name)” หรือ Header ใช้ระบุชื่อข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูล (Field) ว่าเป็นเรื่องของ โดยหัวตารางบนสุดนี้ ต้องใช้แถวนอนเพียงแถวเดียวเท่านั้น ถ้าชื่อเขตข้อมูล (Field) ยาวมาก ต้องทำการตัดคำโดยกดแป้น Alt+Enter เพื่อจัดขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดิม
3. ข้อมูลแนวนอนถัดจากบรรทัดแรกเรียกว่า “ระเบียน (Record)”
4. เว้นพื้นที่ว่างทางด้านขวาและด้านล่างของตารางข้อมูลเสมอเพื่อใช้เป็นพื้นที่รองรับข้อมูลที่อาจมีขึ้นในภายหลัง
5. ตารางเก็บข้อมูล ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น ห้ามมีการคำนวณ ห้ามผนวกเซลล์ ห้ามทำการจัดรูปแบบให้กับตารางเก็บข้อมูล เพื่อลดขนาดของ file
6. ควรใช้ Data Validation ในการตรวจสอบการป้อนข้อมูลของผู้ใช้ว่ากรอกเป็นตัวเลข หรือกรอกเป็นข้อความ หรือกรอกให้อยู่ในรายการที่มีให้เท่านั้น เช่น เพศ
7. ควรแยกข้อมูลแต่ละเรื่องออกจากกันเป็นคนละเขตข้อมูล (Field) ให้แยกแต่ละเรื่องให้ละเอียดเสมอ เช่น แยกเขตข้อมูล (Field) คำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล ออกจากกัน หรือแยกข้อมูล เขตข้อมูล (Field) ตัวเลขออกจากตัวอักษร เพื่อสะดวกต่อการสืบค้น แก้ไข หรือสรุปผล
8. ห้ามตั้งชื่อเขตข้อมูล (Field) ในตารางเดียวกันซ้ำกัน
9. ชื่อเขตข้อมูล (Field) ควรเป็นภาษาอังกฤษเพราะเมื่อโอนข้อมูลขึ้นสู่ระบบฐานข้อมูลระดับใหญ่จะเห็นชื่อเขตข้อมูล (Field) ทันที
10. ชื่อเขตข้อมูล (Field) ไม่ควรเว้นวรรคระหว่างคำ มิฉะนั้นจะสร้างความยุ่งยากในการเขียนโปรแกรมในกรณีที่ทำการโอนข้อมูลขึ้นระบบฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว


สิ่งที่คุณต้องศึกษาต่อเพิ่มคือ

• การตั้งแบบอักษรเริ่มต้นให้กับโปรแกรมครับ ดูวิดิโอที่ http://www.youtube.com/watch?v=JHShkJv6X64&feature=plcp

• การใช้ Data Validation ครับ ดูที่ http://www.youtube.com/watch?v=M89u7cm9jeU&feature=plcp

snasui wrote: กรณีที่เป็นการเรียงข้อมูลแบบมีเครื่องหมาย / เข้ามาปะปน จะเป็นการเรียงแบบ Text ครับ ไม่ใช่เป็นการเรียงจากน้อยไปหามากเหมือนกับที่เป็นตัวเลข สำหรับกรณีนี้ควรทำการเรียงใช้คอลัมน์ L มาเป็นตัวช่วยครับ

ขอบคุณทั้ง2ท่านมากๆครับที่ช่วยแนะนำ จะพยายามศึกษาตามคำแนะนำนะครับ

ถามอีกจะโดนด่าไหมครับแต่ก็ต้องถามครับ กรณีถ้าเราต้องการก้อปปี้ชีสที่มีการแก้ไขแล้วเป็นต้นแบบ สามารถก้อปปี้ไปได้เลยหรือไม่ครับ แต่ผมลองแล้ว ก้อปไปได้ครับแต่มันจะขนาดไม่เท่าต้นฉบับเพราะต้นฉบับทำการปรับขนาดไว้แล้วให้เท่ากับA4 ขอบคุณครับ

Copy ไปใช้ได้ครับ ขนาดเท่าหรือไม่เท่ากับต้นฉบับอยู่ที่ว่าไฟล์นั้นนำไปใช้กับเครื่องเดียวกันกับต้นฉบับหรือไม่ เนื่องจากการแสดงผลทางเครื่องพิมพ์จะขึ้นอยู่กับ Driver ของเครื่องพิมพ์ครับ หากจะให้เหมือนกัน เครื่องที่นำไฟล์นั้นไปใช้ก็ต้องมี Driver เครื่องพิพม์รุ่นเดียวกันกับเครื่องที่เป็นต้นฉบับครับ

snasui wrote: Copy ไปใช้ได้ครับ ขนาดเท่าหรือไม่เท่ากับต้นฉบับอยู่ที่ว่าไฟล์นั้นนำไปใช้กับเครื่องเดียวกันกับต้นฉบับหรือไม่ เนื่องจากการแสดงผลทางเครื่องพิมพ์จะขึ้นอยู่กับ Driver ของเครื่องพิมพ์ครับ หากจะให้เหมือนกัน เครื่องที่นำไฟล์นั้นไปใช้ก็ต้องมี Driver เครื่องพิพม์รุ่นเดียวกันกับเครื่องที่เป็นต้นฉบับครับ

เปล่าครับท่าน ผมก้อปปี้ ข้ามชีสครับ ยกตัวอย่าง มี7 หมู่ ผมก็ทำชีส1 เป็นหมู่1 พอทำเสร็จก็ก้อปชีส1ไปชีส2เพื่อจะได้ไม่ต้องปรับขนาดของตาราง แต่พอวางปรากฏว่าขนาดของชีส2ไม่เท่ากับชีท1ครับ ขอบคุณครับ

Sheet เขียนเป็นภาษาไทยคือ ชีท ครับ

วิธีการ Copy เพื่อให้การตั้งค่าการพิมพ์ตามไปด้วยลองตามนี้ครับ

1. คลิกขวาชีทต้นฉบับแล้วเลือก Move or Copy
2. หากต้องการ Copy ไปยังไฟล์อื่นตรง To book: ให้เลือกไฟล์ที่ต้องการ
3. ตรง Before sheet: เป็นการเลือกว่าชีทที่เราจะ Copy ไปนี้ให้ไปวางหน้าชีทใด
4. กรณีต้องการสร้างเป็น Copy ให้ทำเครื่องหมายตรง Create a copy > คลิก OK

ผมคาดคะเนว่าคุณต้องการนำข้อมูลไปออกรายงานในลักษณะแยกตามหมู่นะครับ จึงตัองคัดลอกเวิร์คชีต แยกข้อมูลตามหมู่ไป ผมลองให้คุณคิดเล่น ๆ นะ ครับ ว่าถ้าเกิดมี 20 หมู่ คุณต้องคัดลอกเวิร์คชีต 20 ครั้ง คุณคิดว่าสนุกไหมครับ ถ้าเป็นผม ผมขอโบกมือลาก่อนครับ

ถ้าเป็นผม ผมจะเก็บข้อมูลในลักษณะต่อเนื่องครับ โดยแทรกคอลัมน์ แล้วใส่ฟิลด์ หมู่ที่ (VillageGroup) ลงไป ต่อจากนั้น เรียงข้อมูลตามหมู่ที่ แล้วตามด้วยเลขที่บ้าน

เมื่อต้องการพิมพ์ข้อมูลก็ใช้คำสั่ง AutoFilter กรองตามหมู่ แล้วสั่งพิมพ์ ครับ แค่จบ (อย่าลืมกำหนดพื้นที่หัวตารางที่ต้องพิมพ์ซ้ำด้วย)

เรื่องฟิลดที่อยู่ ขอให้แยกข้อมูลออกจากกัน โดยสร้างฟิลด์เลขที่บ้าน (HouseNum) หมู่บ้าน (Village) ซอยและถนน (Lane) ตำบล (Subdistrict) อำเภอ (District) จังหวัด (Provice) รหัสไปรษณีย์ (Zipcode, Postcode) ด้วยครับ เผื่อในอนาคต คุณต้องพิมพ์ป้ายผนึก ส่งจดหมาย โดยใช้ไมโครซอฟต์เวิร์ด ดึงข้อมูลจากแฟ้มไมโครซอฟต์เอ็กเซลครับ

จากหนังสือ "จัดการฐานข้อมูลด้วย Microsoft Excel 2010" แต่งโดย ณัฐศิระ เยาวสุต หน้า 168

หลักการบันทึกข้อมูลเข้าตารางจัดเก็บข้อมูล
1. การกรอกวันเดือนปีต้องใช้ปีคริสตศักราชเท่านั้นโดยต้องกรอก 4 หลัก

2. การกรอกเวลาต้องใช้เครื่องหมาย : คั่นระหว่างเลขชั่วโมง เลขนาที เลขวินาทีเท่านั้น

3. การบันทึกข้อมูลลงตารางฐานข้อมูลต้องบันทึกให้ติดต่อกันทุกบรรทัด โดยไม่มีบรรทัดว่างระหว่างระเบียนหรือ ไม่มีบรรทัดว่างคั่นระหว่างระเบียนกับเขตข้อมูล

4. การจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นตัวเลข ต้องจัดเก็บค่าที่แท้จริง หากหาค่าไม่ได้ ควรใส่คำว่า na (not available) เท่านั้น

5. ฟิลด์ที่มีข้อมูลอยู่ในลักษณะรายการซ้ำ ๆ กัน เช่น คำนำหน้านาม เพศ ตำบล อำเภอ จังหวัด หมู่โลหิต คณะ สาขาเอก วุฒิการศึกษา แผนก เป็นต้น ควรใช้รายการคลิกเลือก (Data Validation List) เพื่อกำหนดให้ผู้ใช้กรอกข้อมูลอยู่ในรายการที่กำหนด

6. แยกข้อมูลที่เป็นเอกลักษณ์ กับข้อมูลซ้ำซ้อนออกจากกัน โดยบันทึกแยกลงในแต่ละเวิร์คชีต เช่น ประวัติส่วนตัวอยู่ที่เวิร์คชีตหนึ่ง ประวัติการศึกษาเก็บอยู่อีกเวิร์คชีตหนึ่งโดยที่ตารางเก็บประวัติการศึกษามีฟิลด์รหัสประชาชน ซึี่งต้องกรอกเลขรหัสประชาชน แทนชื่อ นามสกุล เพื่อใช้เป็นดัชนีสืบค้น อีกทั้งยังช่วยลดขนาดของฐานข้อมูล และต้องบันทึกรหัสประชาชนลงทุกครั้งที่มีการเพิ่มข้อมูล

พยายามคิดผลลัพธ์ (รายงาน) ที่ต้องการใช้งานว่ามีอะไรบ้าง ต่อจากนั้นวางแผนการทำงานก่อน คิดอย่างมีเหตุผลครับ เพื่อให้งานเสร็จเร็วขึ้น

ผิดตรงนี้ อายตรงนี้ คิดว่าการกระทำผิดเป็นครูครับ ได้ปรับปรุงแก้ไข

ด้วยความปรารถนาดี

วันนี้อยากสอบถามวิธีของการแยกเพศระหว่างชายหญิง โดยอ้างอิงไฟล์ของท่าน nattasiray ครับว่าหลังจากที่เราใส่ข้อมูลหมดแล้วในส่วนของ เพศ มีแนวทางในการใส่อย่างไรบ้างครับ ขอบคุณครับ

คุณต้องตรวจสอบว่าที่ข้างฟิลด์เพศนั้นมีปุ่มลูกศรปรากฏหรือไม่ ถ้าไม่มี ให้คลิกที่เซลล์ A4
คลิกแท็บ Data (ข้อมูล)
คลิกปุ่ม Filter (การกรอง)

หรือกดแป้น Ctrl+Shift+L

การคัดลอก
คลิกลูกศรข้างเพศ
คลิกเครื่องหมายถูกหน้าเพศที่ไม่ต้องการ
คลิก OK
กดแป้น Ctrl+* เพื่อเลือกทั้งตารางข้อมูล
กดแป้น Ctrl+G
คลิกปุ่ม Special... (พิเศษ)
คลิกเลือก Visible Cells only (เฉพาะเซลล์ที่แสดงอยู่)
กดแป้น Ctrl+C แล้วนำไปวางไว้ที่เซลล์ที่ต้องการ

เพื่อให้สะดวกต่อการสืบค้นหาข้อมูล ขอความร่วมมือในคราวต่อไปกรุณาตั้งชื่อแฟ้มให้สื่อกับปัญหาด้วยครับ ขอบคุณที่ให้ความร่วมมือ

แวะมาหาข้อมูล ชอบเว็ปนี้มากเลยครับเข้ามาทีไร ได้คำตอบไปปรับใช้กับงานของผม ทุกที เป็นกำลังใจให้ คุณ snasui นะครับ

ตั้งแต่เป็นสมาชิกมา เพิ่งเคยเห็นการ ตอบ และ ถาม มาราธอน อย่างนี้มาก่อนเลยค่ะ เพราะส่วนมากที่เห็นจะแสดงไม่เกินพัน แต่กระทู้นี้ สี่พันกว่า
มาราธอน จริงๆ ค่ะ อาจาร์ย